Tóm tắt 3 dòng
- Tiêu chuẩn về hội viên để đăng ký tổ chức phi lợi nhuận tư nhân hiện nay vẫn là phải có từ 100 thành viên thường trực trở lên theo Điều 2 của 「Luật hỗ trợ tổ chức phi lợi nhuận tư nhân」. Mặc dù dự thảo sửa đổi nhằm giảm xuống còn 50 người đã được trình lên vào tháng 4 năm 2026 và được chuyển đến tiểu ban của Ủy ban Hành chính và An toàn vào tháng 8, nhưng dự thảo này vẫn chưa được thông qua hay công bố.
- Thời điểm thông qua cũng như ngày có hiệu lực của dự thảo sửa đổi vẫn chưa được quyết định. Nếu bạn đang nhắm tới việc đăng ký tham gia các dự án hỗ trợ hoạt động vì lợi ích công cộng vào năm tới, việc chuẩn bị theo các điều kiện đăng ký hiện hành sẽ có lộ trình rõ ràng hơn là việc chờ đợi sửa đổi luật.
- Số lượng hội viên sẽ dễ dàng được công nhận hơn nếu có sự thống nhất giữa tư cách hội viên trong quy chế, đơn đăng ký gia nhập và danh sách hội viên. Bên cạnh đó, bạn cần chuẩn bị đầy đủ thành tích hoạt động vì lợi ích công cộng trong hơn 1 năm trở lại đây và bằng chứng về việc sử dụng văn phòng để đăng ký lên cấp Tỉnh/Thành phố.
Mục lục
- Một dòng tin tức nói rằng “Sẽ thay đổi thành 50 người”
- 6 điều kiện đăng ký tổ chức phi lợi nhuận tư nhân và 100 thành viên thường trực
- Dự thảo sửa đổi giảm xuống 50 người, hiện đang ở giai đoạn nào?
- Từ 61 hội viên lên đến 104 hội viên, lý do phải xem xét lại từ quy chế
- Thành tích hoạt động vì lợi ích công cộng trong 1 năm và bằng chứng sử dụng văn phòng
- Đăng ký, kiểm tra thực tế và cho đến khi nhận giấy chứng nhận đăng ký
- Nội dung công việc của văn phòng đại lý hành chính
- Danh sách cần kiểm tra trước khi đăng ký tổ chức phi lợi nhuận tư nhân
1. Một dòng tin tức nói rằng “Sẽ thay đổi thành 50 người”
Tôi là đại lý hành chính đang làm việc tại Songdo, Incheon. Tôi xin chia sẻ một câu chuyện thực tế mà tôi đã gặp trong quá trình làm việc.
Tin tức về việc luật thay đổi thường lan truyền sớm hơn rất nhiều so với ngày luật thực sự có hiệu lực. Một email tôi nhận được vào đầu tháng 9 cũng bắt đầu từ một tin tức như vậy.
Trong email có đính kèm một ảnh chụp màn hình bài báo với tiêu đề: “Yêu cầu về số lượng hội viên của tổ chức phi lợi nhuận tư nhân thay đổi từ 100 người xuống 50 người”. Ngay bên dưới là một câu hỏi: “Hội của chúng tôi hiện có 61 hội viên, vậy bây giờ chúng tôi đã có thể nộp đơn đăng ký chưa? Tôi định nộp hồ sơ lên Tòa thị chính vào tuần tới.”
Người gửi là một phụ nữ ở độ tuổi cuối 20, đang dẫn dắt một nhóm tình nguyện làm sạch bờ biển tại Yeonsu-gu. Ban ngày, cô ấy làm nghiên cứu viên xử lý mẫu nước tại một công ty phân tích môi trường, còn cuối tuần, cô ấy cùng các thành viên đi nhặt rác dọc bờ biển Songdo và Namdong-gu. Nhóm bắt đầu từ mùa xuân năm 2024 với vài đồng nghiệp, và hiện tại đang hoạt động định kỳ hai lần mỗi tháng.
Lý do thúc giục việc đăng ký là rất rõ ràng. Từ trước đến nay, các vật dụng tiêu hao như kẹp, găng tay, túi đựng rác đều được mua bằng phí hội viên và tiền cá nhân của ban điều hành, nhưng khi số lượng người tham gia tăng lên, chi phí cho mỗi lần hoạt động cũng lớn dần. Một người trong ban điều hành cho biết họ không thể hỗ trợ thêm vì đang phải chi trả nhiều cho việc chuẩn bị kết hôn. Để có thể nộp đơn tham gia các dự án hỗ trợ hoạt động vì lợi ích công cộng vào đầu năm tới, họ cần phải đăng ký trở thành tổ chức phi lợi nhuận tư nhân trước.
Vấn đề nằm ở bài báo đó. Nội dung bài báo đề cập đến một dự thảo sửa đổi đã được trình lên Quốc hội, chứ chưa phải là luật chính thức.
2. 6 điều kiện đăng ký tổ chức phi lợi nhuận tư nhân và 100 thành viên thường trực
Đăng ký tổ chức phi lợi nhuận tư nhân không phải là chế độ thành lập pháp nhân (cả pháp nhân và các đoàn thể không phải pháp nhân đều có thể đăng ký). Đây cũng không phải là chế độ xin cấp phép, mà là chế độ đăng ký khi đã đáp ứng đủ các điều kiện đăng ký. Tuy nhiên, việc đáp ứng các điều kiện này phải được chứng minh thông qua hồ sơ.
Điều 2 của 「Luật hỗ trợ tổ chức phi lợi nhuận tư nhân」 quy định 6 điều kiện đăng ký tổ chức phi lợi nhuận tư nhân như sau:
① Đối tượng thụ hưởng trực tiếp của hoạt động phải là số đông không xác định ② Không được phân chia lợi ích giữa các thành viên với nhau ③ Không lấy mục đích chính là ủng hộ, hỗ trợ hoặc phản đối một đảng phái chính trị hoặc ứng cử viên do bầu cử cụ thể, hoặc truyền bá giáo lý của một tôn giáo cụ thể ④ Phải có từ 100 thành viên thường trực trở lên ⑤ Phải có thành tích hoạt động vì lợi ích công cộng trong hơn 1 năm trở lại đây ⑥ Đối với các đoàn thể không phải là pháp nhân, phải có người đại diện hoặc người quản lý
Nhóm này không gặp vấn đề ở các mục ①, ②, ③ và ⑥. Hoạt động làm sạch bờ biển là hoạt động dành cho tất cả những người làm sạch bãi biển chứ không phải cho một thành viên cụ thể, và toàn bộ phí hội viên đều được dùng cho vật dụng tiêu hao và phí bảo hiểm. Người đại diện cũng đã được bầu chọn theo quy chế.
Vấn đề nằm ở mục ④ và ⑤. Đặc biệt, “thành viên thường trực” ở mục ④ không chỉ đơn thuần là việc đếm số lượng. Người ta sẽ xem xét xem quy chế quy định ai là hội viên, người đó có thực sự gia nhập hay không, và tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, ngày gia nhập có được xác nhận trong danh sách hội viên hay không. Việc chỉ dựa vào danh sách thành viên tham gia các quán cà phê trực tuyến hay danh sách người tham gia sự kiện thì căn cứ về thành viên thường trực là rất yếu.
Việc đăng ký được thực hiện theo Điều 4 của 「Luật hỗ trợ tổ chức phi lợi nhuận tư nhân」. Đối với các tổ chức có phạm vi hoạt động trải dài trên 2 tỉnh/thành phố trở lên và có văn phòng tại 2 tỉnh/thành phố trở lên, họ sẽ đăng ký tại cơ quan hành chính trung ương chủ quản hoạt động vì lợi ích công cộng chính; các tổ chức khác sẽ đăng ký tại tỉnh/thành phố nơi có trụ sở chính. Nhóm này có khu vực hoạt động và văn phòng đều nằm trong Incheon, nên trường hợp này là đăng ký tại Thành phố trực thuộc trung ương Incheon.
3. Dự thảo sửa đổi nới lỏng quy định 50 người, hiện đang ở giai đoạn nào
Tôi đã kiểm tra dự thảo sửa đổi kể từ ngày nhận được email.
Nội dung bài báo đề cập đến “Dự thảo sửa đổi một phần Luật Hỗ trợ các tổ chức phi chính phủ dân sự” (Số hiệu dự án 2218183) được trình lên vào ngày 8 tháng 4 năm 2026. Nội dung bao gồm ba điểm chính: hạ mức thành viên thường trực từ 100 người trở lên xuống còn từ 50 người trở lên, cho phép bao gồm chi phí vận hành vào các khoản trợ cấp, và tạo cơ sở pháp lý để sử dụng tài sản công/tài sản nhà nước mà không phải trả phí.
Các bước tiến triển như sau: Vào ngày 24 tháng 8 năm 2026, dự thảo đã được trình lên Ủy ban An toàn Hành chính của Quốc hội và đang chờ thẩm định tại tiểu ban. Tại thời điểm viết bài này, luật vẫn chưa được sửa đổi và luật hiện hành vẫn đang được áp dụng.
Để một dự thảo trở thành luật, nó phải trải qua các giai đoạn: thẩm định tại tiểu ban, biểu quyết tại ủy ban thường trực, thẩm định hệ thống và câu chữ tại Ủy ban Pháp chế và Tư pháp, biểu quyết tại phiên họp toàn thể, và công bố. Ngay cả sau khi được công bố, ngày có hiệu lực thường được quy định riêng trong các điều khoản bổ sung của luật. Nội dung cũng có thể bị thay đổi tại tiểu ban hoặc được hợp nhất với các dự luật khác.
Tôi đã truyền đạt nguyên văn nội dung này trong cuộc điện thoại. Nếu hiện tại đăng ký với 61 người, khả năng cao sẽ bị bác bỏ vì không đáp ứng yêu cầu đăng ký hiện hành, và nếu có hồ sơ bị bác bỏ, sẽ phát sinh thêm một vấn đề cần giải trình khi nộp đơn lần sau.
Có hai lựa chọn:
- Phương án chờ sửa đổi luật: Không cần phải vận động thêm hội viên, nhưng không biết khi nào luật mới được thông qua. Rất khó để đảm bảo có thể kịp tiến độ của đợt xét tuyển vào năm sau.
- Phương án chuẩn bị theo yêu cầu đăng ký hiện hành: Phải thực sự có đủ 100 thành viên thường trực, nhưng chúng ta có thể tự quyết định ngày hoàn tất việc chuẩn bị.
Người đại diện nói rằng sẽ suy nghĩ trong một ngày. Câu trả lời nhận được vào sáng hôm sau rất ngắn gọn: “Chúng tôi sẽ cố gắng đạt đủ 100 người. Thực tế thì số người đi cùng chúng tôi cũng đã hơn 100 người rồi.”
Vì vậy, tôi đã bắt đầu kiểm tra từ những người thực tế tham gia nhưng chưa có tên trong danh sách hội viên.
4. Từ 61 hội viên lên 104 hội viên, lý do tại sao phải xem xét lại từ điều lệ
Vào ngày đã hẹn, người đại diện và tổng thư ký đã cùng đến. Tổng thư ký là một nam thanh niên ngoài 30 tuổi, phụ trách kế toán và nhật ký hoạt động của tổ chức. Tài liệu mà hai người mang theo gồm có: điều lệ, chi tiết nộp hội phí, thư mục ảnh hoạt động, và bảng điểm danh ghi tên người tham gia hàng tháng.
Nhìn vào bảng điểm danh, lời của người đại diện là đúng. Trong vòng một năm trở lại đây, số người tham gia hoạt động từ ba lần trở lên là 118 người. Tuy nhiên, trong danh sách hội viên chỉ có 61 người.
Nguyên nhân nằm ở điều lệ. Trong điều lệ được lập khi thành lập tổ chức chỉ có duy nhất một dòng: “Hội viên chính thức là người đã nộp hội phí thường niên”. Họ chỉ đưa những người nộp hội phí qua tài khoản vào danh sách hội viên, còn những người đóng góp tiền mua vật dụng tiêu hao bằng tiền mặt tại chỗ hoặc những người đi đều đặn nhưng không đóng hội phí thì chỉ dừng lại ở mức “người tham gia”.
Tại đây, tôi đã quyết định thực hiện ba việc sau:
① Chỉnh sửa tư cách hội viên trong điều lệ
Sửa đổi tư cách hội viên thành “người nộp đơn xin gia nhập và được Ban điều hành phê duyệt”, đồng thời tách riêng việc đóng hội phí thành nghĩa vụ của hội viên. Việc sửa đổi điều lệ phải được thông qua bởi đại hội đồng theo đúng quy định của điều lệ. Vì đại hội thường niên diễn ra vào cuối năm, nên chúng tôi đã tổ chức một đại hội bất thường sau đó 2 tuần theo quy định về triệu tập đại hội bất thường trong điều lệ. Trong biên bản họp đại hội, chúng tôi đã đính kèm danh sách chữ ký của người tham dự và ảnh chụp buổi họp.
② Ngày gia nhập phải là ngày thực tế
Chúng tôi đã hỏi ý kiến gia nhập của những người có tên trong bảng điểm danh. Trong quá trình này, tổng thư ký có đề xuất một việc: Đối với những người đã tham gia lâu năm, hãy ghi ngày gia nhập là ngày họ tham gia hoạt động lần đầu tiên. Tôi đã không chấp nhận đề xuất này. Ngày viết đơn xin gia nhập mới là ngày gia nhập chính thức, nếu ghi lùi ngày về trước sẽ khiến toàn bộ danh sách hội viên trở nên thiếu tin cậy. Kinh nghiệm hoạt động có thể được chứng minh đầy đủ thông qua bảng điểm danh và nhật ký hoạt động.
③ Lập lại danh sách hội viên
Chúng tôi lập một danh sách hội viên mới bao gồm tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ và ngày gia nhập theo thứ tự nhận được đơn xin gia nhập. Những người không liên lạc được hoặc không muốn gia nhập thì không đưa vào. Sau 3 tuần thu thập đơn xin gia nhập, số lượng hội viên đã đạt 104 người.
Có một chuyện nhỏ xảy ra trong buổi thu thập đơn xin gia nhập. Những chiếc áo khoác tình nguyện chất trên bàn xưởng may đều là size L. Một sinh viên đại học mới gia nhập sau khi mặc thử áo đã xắn tay áo lên hai lần và nói: “Cái này giống cái chăn quá”, và ngay ngày hôm đó, trong sổ ghi chép của tổng thư ký đã xuất hiện dòng chữ: ‘Bổ sung thêm áo khoác size S và M’.
5. Thành tích hoạt động vì lợi ích công cộng trong 1 năm và chứng minh việc sử dụng văn phòng
Sau khi giải quyết xong vấn đề về số lượng thành viên, tiếp theo là thành tích hoạt động vì lợi ích công cộng trong hơn 1 năm gần đây.
Bản thân thời gian hoạt động đã kéo dài hơn 2 năm, nên đã đủ điều kiện. Tuy nhiên, các thư mục ảnh chỉ được lưu trữ theo ngày mà không có ghi chép về việc đã làm gì và ở đâu. Trong hồ sơ đăng ký, không chỉ thời gian hoạt động mà nội dung hoạt động cũng phải cho thấy đó là các hoạt động vì lợi ích công cộng dành cho số đông không xác định.
Tôi đã lập bản báo cáo thành tích hoạt động vì lợi ích công cộng bằng cách đối chiếu nhật ký hoạt động mà tổng thư ký đã viết với ngày chụp ảnh. Mỗi đợt hoạt động, tôi đều đưa vào ngày tháng, địa điểm, số lượng người tham gia, lượng thu gom và 1 ảnh đại diện. Về lượng thu gom, vì tổng thư ký luôn có ghi chép lại bằng cân cầm tay mỗi lần thực hiện nên tôi đã chuyển nguyên văn các số liệu đó vào. Đối với 2 đợt tổ chức sự kiện làm sạch bãi biển cùng với văn phòng quận, tôi đã đính kèm cả màn hình thông báo của văn phòng quận.
Việc văn phòng cũng cần phải được làm rõ. Địa chỉ của nhóm từ trước đến nay là căn hộ Officetel nơi người đại diện đang sinh sống. Nếu sử dụng không gian để ở làm văn phòng, sẽ rất khó để được công nhận là văn phòng của tổ chức khi kiểm tra thực tế. May mắn thay, một thành viên trong nhóm đang điều hành một xưởng mộc tại Yeonsu-gu, nên chúng tôi đã quyết định sử dụng một chiếc bàn và tủ lưu trữ ở một góc xưởng làm không gian làm việc của nhóm. Tôi đã xin Giấy chấp thuận sử dụng từ chủ xưởng mộc, đồng thời chuyển các vật dụng của nhóm đến đó để biến nơi này thành không gian sử dụng thực tế. Bởi vì nếu chỉ thay đổi địa chỉ trên giấy tờ thì sẽ rất khó giải trình khi kiểm tra thực tế.
6. Đăng ký, kiểm tra thực tế và nhận giấy chứng nhận đăng ký
Hồ sơ được chuẩn bị như sau:
- Đơn đăng ký tổ chức phi lợi nhuận tư nhân
- Điều lệ (Điều lệ sửa đổi, đóng dấu giáp lai)
- Biên bản họp đại hội bất thường (bao gồm danh sách chữ ký của người tham dự và ảnh chụp) và Biên bản họp đại hội năm trước
- Kế hoạch hoạt động, báo cáo thu chi ngân sách của năm hiện tại và năm trước, báo cáo quyết toán năm trước
- Bản giới thiệu tổ chức và Báo cáo thành tích hoạt động vì lợi ích công cộng
- Danh sách thành viên (104 người) và bản sao đơn đăng ký gia nhập
- Giấy chấp thuận sử dụng văn phòng
Về báo cáo thu chi ngân sách, tôi đã chia lại các hạng mục từ sổ sách cũ vốn chỉ ghi thu phí hội viên và chi phí vật dụng tiêu hao, phí bảo hiểm. Vì nếu nhận được trợ cấp từ các đợt mời thầu vào năm sau, báo cáo ngân sách và báo cáo quyết toán phải khớp nhau theo cùng một tiêu chuẩn, nên ngay từ đầu tôi đã ấn định các hạng mục như: vật dụng tiêu hao, vật dụng an toàn, phí bảo hiểm cho tình nguyện viên và ấn phẩm quảng bá.
Vào tuần cuối cùng của tháng 9, chúng tôi đã nộp đơn đăng ký lên Thành phố trực thuộc trung ương Incheon. Sau khi nộp đơn, công chức phụ trách đã đến xưởng mộc để kiểm tra thực tế, xác nhận kẹp ghim, áo khoác và bản gốc nhật ký hoạt động được sắp xếp trong tủ. Họ cũng chọn ngẫu nhiên vài người từ danh sách thành viên để kiểm tra bản gốc đơn đăng ký gia nhập. Việc ghi ngày tháng theo đúng thực tế đã được xác nhận trực tiếp tại đây.
Thời gian xử lý là trong vòng 20 ngày, bao gồm cả việc kiểm tra thực tế. Vào ngày thứ 18 kể từ khi nộp đơn, giấy chứng nhận đăng ký đã được cấp mà không có yêu cầu bổ sung nào.
Vào ngày nhận được giấy chứng nhận, tôi đã dặn thêm với người đại diện một điều. Sau khi đăng ký, tổ chức phải tiếp tục duy trì các thành viên thường trực và các điều kiện đăng ký hoạt động vì lợi ích công cộng, đồng thời nếu có thay đổi về tên gọi, người đại diện, địa chỉ hoặc hoạt động chính thì phải nộp đơn thay đổi đăng ký. Nếu các bản sửa đổi luật được thông qua, lúc đó chúng ta sẽ kiểm tra lại các tiêu chuẩn đã thay đổi sau.
7. Nội dung công việc của Văn phòng Đại lý hành chính
Việc đăng ký tổ chức phi lợi nhuận tư nhân nhìn qua có vẻ không có nhiều hồ sơ, nhưng điều lệ, danh sách thành viên, biên bản họp đại hội và báo cáo thành tích phải khớp với nhau. Trong trường hợp này, vấn đề không nằm ở số lượng thành viên mà nằm ở một dòng trong điều lệ.
Văn phòng Đại lý hành chính Hwang Yunsang thực hiện các công việc liên quan đến đăng ký tổ chức phi lợi nhuận tư nhân như sau:
- Kiểm tra trước các điều kiện đăng ký tổ chức phi lợi nhuận tư nhân (thành viên thường trực, thành tích hoạt động vì lợi ích công cộng, văn phòng)
- Soạn thảo phương án chỉnh sửa điều lệ và biên bản họp đại hội
- Sắp xếp biểu mẫu danh sách thành viên và đơn đăng ký gia nhập
- Soạn thảo kế hoạch hoạt động, báo cáo thu chi ngân sách, báo cáo quyết toán, bản giới thiệu tổ chức, báo cáo thành tích hoạt động vì lợi ích công cộng
- Soạn thảo đơn đăng ký, đại diện nộp hồ sơ và chuẩn bị kiểm tra thực tế
- Đăng ký thay đổi đăng ký do thay đổi tên gọi, người đại diện, địa chỉ sau khi đã đăng ký
Đối với những nội dung chưa được quyết định chính thức như các dự thảo sửa đổi luật, chúng tôi chỉ kiểm tra và hướng dẫn ở giai đoạn hiện tại. Vì việc đáp ứng các điều kiện đăng ký sẽ khác nhau tùy theo từng trường hợp nên cần phải kiểm tra riêng biệt.
8. Danh sách kiểm tra trước khi đăng ký tổ chức phi lợi nhuận dân sự
Tuần tiếp theo sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký, nhóm chúng tôi vẫn ra biển sinh hoạt như bình thường. Điều thay đổi duy nhất chỉ là kích cỡ áo phao đã có thêm loại thứ ba, và lịch trình các đợt tuyển chọn của năm tới đã được dán trên bàn của thư ký.
Tin tức về việc sửa đổi luật là điều đáng mừng, nhưng sẽ cần có thời gian để bản sửa đổi trở thành luật chính thức. Trong thời gian chờ đợi, những công tác chuẩn bị cần thiết vẫn phải được thực hiện giống như tiêu chuẩn hiện tại.
Nếu bạn đang chuẩn bị đăng ký tổ chức phi lợi nhuận dân sự, hãy kiểm tra trước những điều dưới đây:
- Phân biệt giữa bản sửa đổi và luật hiện hành: Việc nới lỏng lên 50 người là nội dung trong bản sửa đổi đang được Quốc hội xem xét. Nếu nộp đơn ngay bây giờ, tiêu chuẩn áp dụng vẫn là phải có từ 100 thành viên thường trực trở lên.
- Tư cách thành viên trong quy chế: Kiểm tra xem tư cách thành viên được quy định trong quy chế có khớp với danh sách thành viên thực tế hay không. Nếu bạn chỉ quy định những người đóng hội phí là thành viên, thì có thể sẽ có sự chênh lệch so với số lượng người hoạt động thực tế.
- Ngày gia nhập phải là ngày thực tế: Ngày gia nhập trong đơn đăng ký gia nhập và danh sách thành viên phải được ghi theo ngày lập thực tế. Kinh nghiệm hoạt động sẽ được chứng minh riêng biệt thông qua bảng điểm danh và nhật ký hoạt động.
- Thành tích hoạt động vì lợi ích công cộng trong hơn 1 năm gần đây: Cần khớp các hình ảnh với báo cáo thành tích đã được sắp xếp theo ngày tháng, địa điểm, số lượng người tham gia và nội dung.
- Chứng minh việc sử dụng văn phòng: Thay vì sử dụng không gian để ở, hãy chuẩn bị không gian văn phòng thực tế đang sử dụng và giấy chấp thuận sử dụng.
Nếu bạn là người đang chuẩn bị đăng ký tổ chức phi lợi nhuận dân sự cho các nhóm tình nguyện hoặc các tổ chức dân sự tại Incheon, Songdo, hãy kiểm tra sự thống nhất giữa quy chế và danh sách thành viên trước khi nộp hồ sơ.
Nếu bạn có thắc mắc về các tình huống tương tự, vui lòng để lại tin nhắn để được tư vấn thoải mái.
Nội dung này được tái cấu trúc để giúp người đọc dễ hiểu hơn và không liên quan đến bất kỳ cá nhân hay sự kiện cụ thể nào.
