ملخص في 3 أسطر
- تخصيص المنتجات المبتكرة هو نقطة البداية. المؤسسات الطالبة تفحص المعلومات والمرفقات الموجودة في سوق الابتكار لتحديد ما إذا كانت ستستخدم أو تشتري المنتج تجريبيًا، وبالتالي إذا كانت هذه المعلومات مفقودة، حتى المنتجات المخصصة قد تجد صعوبة في الاختيار.
- 4 مستندات يجب تجهيزها قبل الاستقصاء: ① تطابق شهادة التخصيص ومعلومات التسجيل في السوق (اسم الطراز ونطاق التخصيص) ② مبرر التسعير ③ شروط التركيب والكمية المتاحة للتسليم ④ شهادة الصيانة وما بعد البيع.
- الموعد النهائي: تختلف جداول الاستقصاء من سنة إلى أخرى ومن إعلان إلى آخر. غالبًا ما يكون من المتأخر إجراء التعديلات بعد صدور الإعلان، لذا من الآمن التحقق من معلومات السوق قبل الإعلان بـ 2-3 أسابيع.
جدول المحتويات
- التغيرات في استفسارات المشتريات مع اقتراب شهر أكتوبر
- سبب عدم وجود طلبات لمدة 3 أشهر بعد استلام شهادة التخصيص
- كيف يربط تخصيص المنتج المبتكر بالاستقصاء
- 4 مستندات يجب تجهيزها قبل الاستقصاء
- سطر واحد يوضح عدم تطابق شهادة التخصيص ومعلومات السوق
- المواد المعاد كتابتها لتمكين مسؤولي المؤسسات الطالبة من رفع الموافقات
- الموعد النهائي والنتائج اللاحقة
- محتويات عمل مكتب وكيل إداري وقائمة فحص عملية
1. التغيرات في استفسارات المشتريات مع اقتراب شهر أكتوبر
أنا وكيل إداري يقع مكتبه في Songdo، Incheon. أقدم هنا قصة من بين القصص التي واجهتها أثناء العمل.
مع اقتراب نهاية شهر سبتمبر، تتغير طبيعة الاستفسارات المتعلقة بالمشتريات قليلاً. في الربيع والصيف، تكون هناك العديد من الأسئلة التمهيدية مثل “كيف يتم التسجيل في السوق الوطني؟” و “متى يتم الحصول على شهادة الإنتاج المباشر؟”. مع انتقالنا إلى الخريف، تزداد الأسئلة مثل “لقد حصلنا على التخصيص، فلماذا لم نتلق أي اتصال؟”. وذلك لأنها تتزامن مع الوقت الذي تقوم فيه المؤسسات العامة بوضع خطط الميزانية والتجارب للسنة التالية.
كان البريد الإلكتروني الذي تلقيته في الأسبوع الثالث من سبتمبر من نفس النوع. كانت شركة معدات إلكترونية تقع في منطقة Yeonsu-gu الصناعية الجنوبية في Incheon، ولديها تسعة موظفين. كانت الرئيسة امرأة في أواخر الثلاثينيات، وقد تركت معمل أبحاث شركة كبيرة حيث كانت تصمم أجهزة استشعار، وأسست الشركة قبل خمس سنوات. المنتج الرئيسي هو جهاز استشعار الكشف عن الفيضانات يتم تركيبه في الأنفاق وممرات المشي على ضفاف الأنهار. وهو جهاز يرسل إشارة إلى المشغل ويشغل أضواء التحذير في الموقع عند وصول الماء إلى ارتفاع معين.
قامت الشركة بتحسين المنتج لمدة ثلاث سنوات من خلال مشروع تطوير بحثي حكومي، وحصلت على تخصيص كمنتج مبتكر في يونيو من نفس العام. تم تمويل جزء من الأموال المستلمة خلال فترة المشروع كقرض، ومن المقرر البدء في السداد هذا الشتاء. نظرًا لوجود تسعة موظفين، فإن توقيت أول تسليم عام بعد التخصيص يؤثر على الجدول الزمني للشركة بأكملها.
كان السطر الأخير من البريد الإلكتروني موجزًا. “توقعنا أن تتصل بنا المؤسسات بعد التخصيص. لم نتلق أي طلبات لمدة ثلاثة أشهر.”
2. السبب وراء عدم وجود طلبات لمدة 3 أشهر حتى بعد استلام التعيين
في يوم الخميس المحدد، أحضر الرئيس نسخة من التعيين، ولقطات شاشة من سوق الابتكار، ورسائل البريد الإلكتروني المتبادلة مع مسؤولي الحكومة المحلية الذين تم التواصل معهم.
كانت هناك ثلاث مؤسسات أبدت اهتمامًا بعد الأمطار الغزيرة المركزة في الصيف. كان اثنان من قسم السلامة من الكوارث في البلدية، وواحد منهم هيئة إدارة المرافق العامة. قالت جميع المؤسسات الثلاث أنها كانت لديها ردود فعل جيدة في المكالمة الأولى. ولكن بعد بضعة أسابيع، كانت الإجابات متشابهة.
- “من الصعب الحصول على الموافقة بسبب نقص مواد المراجعة الداخلية.”
- “لا يمكن معرفة ما إذا كان السعر المدرج في السوق يشمل تكاليف التركيب أم لا.”
- “سننظر فيه مرة أخرى في استطلاع الخريف.”
كان الرئيس يعتبر هذه الردود رفضًا. لكنني رأيتها بشكل مختلف عند إعادة قراءة رسائل البريد الإلكتروني. لم تقل أي من المؤسسات الثلاث أنها لا تريد المنتج. لقد كان ذلك بسبب نقص المستندات اللازمة لاتخاذ القرار.
مسؤول المؤسسة العامة لا يشترون المنتج مباشرة، بل هم أشخاص يحتاجون إلى شرح كتابي لسبب الحاجة إلى هذا المنتج بهذا السعر للحصول على الموافقة. تفتح المنتجات المبتكرة مسار شراء مختلفًا عن المناقصات العادية، ولكن لاستخدام هذا المسار، يجب أن يكون لدى المسؤول مستندات داعمة. لم تكن لقطة شاشة السوق تقوم بهذا الدور.
في ذلك اليوم، قلت للرئيس أنني سأتحقق أولاً من ثلاثة أشياء: نطاق المنتج المذكور في التعيين، والمعلومات المسجلة في السوق، وجدول استطلاع الخريف القادم.
3. كيف يتم ربط تحديد المنتجات المبتكرة بالاستبيان؟
هنا، سأوضح سوء فهم شائع. يعتقد الكثيرون أنه بمجرد تحديد المنتج على أنه منتج مبتكر، فإن وكالة المشتريات ستبيعه تلقائيًا. التحديد هو الإجراء الذي يفتح الباب أمام المؤسسات العامة لشراء هذا المنتج عبر مسار الشراء المبتكر. فتح الباب لا يعني أن المؤسسة ستدخل.
عادةً ما يتم تنفيذ إجراءات المنتج المبتكر في أربع خطوات.
- تحديد: يتم تحديد المنتج كمنتج مبتكر وفقًا لمتطلبات كل مسار، مثل نتائج البحث والتطوير الحكومية، والاشتراك في مسابقة المنتجات المبتكرة في وكالة المشتريات الحكومية، ومنتجات التطوير التكنولوجي. تختلف أنواع التحديد عن بعضها البعض من حيث الفترة الزمنية والاشتراطات.
- تسجيل في سوق الابتكار: يتم نشر معلومات المنتج المحدد في سوق الابتكار. يقوم مسؤولو الوكالات الطالبة في الغالب بمراجعة هذه الشاشة والوثائق المرفقة لمقارنة المنتجات.
- استقصاء الطلب: يتم فتح إجراءات تطلب من الوكالات التعبير عن رغبتها في تجربة استخدام منتجات مبتكرة محددة، مثل مشروع الشراء التجريبي في وكالة المشتريات الحكومية، خلال فترة زمنية محددة. يجب على الوكالات اختيار منتجاتنا خلال هذه الفترة للانتقال إلى المرحلة التالية.
- المطابقة والشراء: بعد تقديم طلب من الوكالة الطالبة ومراجعتها، يتم تحديد وكالة للاستخدام التجريبي، متبوعًا بالتسليم والاستخدام وتقييم نتائج الاستخدام.
اعتقد هذا العميل أنه أنهى المرحلة الأولى وأنهى المرحلة الثانية. في الواقع، كانت المرحلة الثانية قد اكتملت فقط بنسبة 50٪، وكانت المرحلة الثالثة تقترب.
تختلف فترة استقصاء الطلب من سنة إلى أخرى ومن مشروع إلى آخر. كانت الإعلانات التي تم التحقق منها في هذه القضية قد بدأت في تلقي طلبات من الوكالات الطالبة في منتصف شهر أكتوبر واستمرت لمدة ثلاثة أسابيع تقريبًا. يجب على مسؤولي الوكالات إنهاء الموافقات الداخلية خلال تلك الفترة، لذلك يجب أن تكون مواد الشركة جاهزة قبل ذلك. بقي حوالي ثلاثة أسابيع.
الأساس القانوني لدعم شراء المنتجات المبتكرة هو “قانون المشتريات الحكومية” واللوائح ذات الصلة، وتتغير المعايير التفصيلية بشكل متكرر. يلزم التحقق من كل حالة على حدة.
4. الاستعدادات اللازمة قبل استطلاع الرغبات 4 مستندات
بعد مقارنة معلومات السوق الإلكتروني ومحتوى البريد الإلكتروني، تم تقسيم المواد التي سيتم تعديلها هذه المرة إلى أربع مجموعات. تم وضع معيار بأنها يجب أن تكون قابلة للإرفاق بوثيقة الموافقة من قبل مسؤول الوكالة.
① التحقق من تطابق نموذج التعيين مع معلومات التسجيل في السوق
- هل اسم الطراز والمواصفات والمكونات متطابقة مع عبارات نموذج التعيين؟
- هل هناك عناصر خارج نطاق التعيين مجمعة معًا؟
② وثيقة أساس سعر
- عرض سعر منفصل لتكلفة الوحدة الرئيسية وتكلفة التركيب وتكلفة الاتصالات وتكلفة الصيانة.
- أساس يمكن مقارنته بسجل التسليم الخاص بالقطاع الخاص أو عرض الأسعار.
③ شروط التركيب والكمية المتاحة للتسليم
- بيئة الطاقة والاتصالات، ومتطلبات الموقع حسب الموقع.
- الكمية الإنتاجية الشهرية وموعد التسليم.
④ شهادة الصيانة وما بعد الخدمة
- فترة الضمان المجانية، ووقت الاستجابة للحوادث، وفترة توريد قطع الغيار.
- طريقة التحقق من الأداء خلال فترة التجربة.
كل هذه المستندات ليست جديدة تمامًا، بل هي عملية تجميع المحتويات المبعثرة داخل الشركة بترتيب قراءتها من قبل الوكالة. ومع ذلك، ظهرت مشكلة غير متوقعة في رقم (1).
5. عدم تطابق معلومات التعيين والسوق
كنت أقرأ معلومات التعيين سطرًا بسطر وتوقفت عند مربع نطاق المنتج. كان ما هو محدد هو “وحدة استشعار مستوى الماء والبرنامج الإداري”. ومع ذلك، كانت صورة المنتج ووصفه المدرجين في السوق تتضمن نظام إنذار الدخول الآلي للمداخل تحت الأرض كوحدة واحدة، وكانت هناك أيضًا سعر وحدة واحدة للمجموعة فقط.
سألت الرئيس. هل كان نظام إنذار الحجب نتيجة لمشروع بحث وتطوير؟ كانت الإجابة بالنفي. تم استيراد الحاجز من شركة مساعدة وتم ربطه فقط، وتم رفعه معًا لأنه من الأسهل عرض المجموعة في مواد التسويق.
هذا أحد أسباب تردد مسؤولي الوكالة. مسار شراء المنتجات المبتكرة هو من خلال المنتجات المحددة. من الصعب على المسؤول تحديد مدى ما يجب اعتباره منتجًا مبتكرًا والموافقة عليه فيما يتعلق بأسعار المجموعات التي تخلط معدات خارج النطاق المحدد. تجنب المسؤول هيكلًا يمكن أن يسبب مشاكل في التدقيق.
سبب آخر هو اسم النموذج. تم إدراج اسم النموذج الأولي في شهادة الاختبار ومعلومات التعيين، بينما تم استخدام الاسم التجاري المستخدم بعد الإطلاق في السوق والكتالوج. تعرف الشركة أن هذا هو نفس المنتج، لكن المسؤول الذي يراه لأول مرة قد لا يعرف ذلك.
تم تحديد ثلاثة اتجاهات:
- تعديل معلومات السوق وتركز على وحدة الاستشعار والبرنامج، والإشارة إلى نظام إنذار الحجب على أنه “معدات متوافقة” للإشارة إلى أنه عنصر منفصل للشراء.
- إنشاء جدول مقارنة الأسماء التجارية لإظهار أن اسم النموذج الأولي والاسم التجاري هما نفس المنتج، وإرفاق شهادة الشركة تفيد بأن تكوين الدائرة والإصدار الثابت متطابقان.
- طرح سؤال كتابي على قسم مسؤوليات المشتريات فيما يتعلق بما إذا كان تعديل معلومات السوق يتوافق مع تغيير نطاق التعيين. اخترنا طريقة تترك سجلًا لأن الإجابات عبر الهاتف يمكن أن تختلف من شخص لآخر.
جاء الرد على الاستعلام بعد 6 أيام. ذكر أن تصحيح معلومات التسجيل ضمن النطاق المحدد يمكن اعتباره تعديلًا للمعلومات، وأن توسيع النطاق يتطلب إجراءات منفصلة. بفضل هذا الرد، أصبح النطاق الذي يجب تصحيحه واضحًا.
٦. مادة مُعاد صياغتها لتمكين مسؤول الوكالة من رفع الموافقة
فيما يلي الأساس السعري. كان السعر الحالي في السوق يتضمن سعرًا واحدًا لكل مجموعة دون تحديد ما إذا كانت تكاليف التركيب وتكاليف الاتصالات مشمولة أم لا. كان هذا هو السبب في أن مسؤول الوكالة قال “لا يمكنه معرفة ما إذا كانت تكاليف التركيب مشمولة أم لا”.
بالاشتراك مع مسؤول الحسابات في الشركة، استخرجنا أحد عشر عرض أسعار لتوريد ميداني خاص على مدار العامين الماضيين. اخترنا خمسة منها ذات بيئات تركيب مماثلة للمرافق العامة وأعدنا كتابتها في أربعة أقسام: وحدة المعالجة المركزية والتركيب والاتصالات والصيانة. عند حساب المتوسط ومقارنته بسعر السوق، لم يكن هناك اختلاف كبير في سعر الوحدة المركزية. كان السبب في أن مسؤول الوكالة شعر بأنه باهظ الثمن هو أن قواطع الدائرة وتكاليف التركيب كانت ممزوجة برقم واحد.
تم إنشاء نموذج شروط التركيب بشكل أساسي بناءً على صور الموقع. تم تقسيمه إلى نوعين: الأنفاق تحت الأرض وأنظمة المسارات الخضراء على ضفاف الأنهار، مع تنظيم طرق تأمين الطاقة وطرق الاتصالات والوقت المستغرق في التركيب لكل منهما. كان يجب أن يكون مسؤول الوكالة قادرًا على قراءته وهو يتذكر الموقع.
في ذلك الثلاثاء، أحضر المدير نموذجًا أوليًا للاستشعار إلى المكتب. أثناء شرح ارتفاع التركيب، غمس طرف المستشعر قليلاً في كوب ماء على الطاولة، وفي تلك اللحظة، اشتعلت الأضواء التحذيرية وأرسل لي هاتفي رسالة تنبيه. طرق بابنا من المكتب المجاور وسأل عما كان يحدث. ابتسم المدير وقال: “يبدو أن هذا يثبت سرعة الاستجابة”، وقد دخلت لقطة شاشة تلك الرسالة بالفعل كصورة مثال للإشعار في خطة الاستخدام التجريبي.
أخيرًا، أرفقنا مسودة خطة الاستخدام التجريبي. هذا المستند يقترح العناصر التي يجب على الوكالة استخدامها للتحقق من الأداء عند تقديم طلب للاستخدام التجريبي، مثل دقة الكشف ووقت إرسال التنبيه وعدد مرات حدوث الأعطال. إذا لم يكن مسؤول الوكالة بحاجة إلى إنشاء معايير من البداية، فسوف يختلف معدل الموافقة.
7. موعد التسليم والنتائج اللاحقة
تمّ عكس تعديل معلومات السوق قبل 9 أيام من بدء الاستطلاع. قام الرئيس بإنشاء ملف PDF يجمع الشاشة المعدلة وأربعة مجموعات من المستندات، وأرسلها مرة أخرى إلى مسؤولي المؤسسات الثلاث التي اتصلنا بها في الصيف. هذه المرة، لم يكن الأمر “يرجى المراجعة”، بل كان بريدًا إلكترونيًا يتضمن ثلاثة أسطر تصف التغييرات التي تم إجراؤها جنبًا إلى جنب مع جدول استطلاع الرغبات.
كانت النتائج مختلفة من مؤسسة إلى أخرى.
- اتصلت مقاطعة واحدة وقالت إنها قدمت طلبًا للاستخدام التجريبي في الأسبوع الثاني من فترة الاستطلاع.
- ردت هيئة المنطقة الصناعية بأنه بعد المراجعة الداخلية، فإن لديها تداخلًا في المشاريع والميزانية هذا العام، وستقدم طلبًا في استطلاع الرغبات في العام التالي.
- مقاطعة أخرى لم تقدم طلبًا هذه المرة بسبب عدم اكتمال تنسيق موقع التركيب.
قد يبدو أن مكانًا واحدًا قليلًا. لكن بالنسبة للشركة التي لم يكن لديها أي طلبات لمدة ثلاثة أشهر، كان هذا هو أول طلب لمؤسسة عامة. بعد ذلك، تم إبلاغنا في نهاية العام بأنه تم مطابقتها مع مؤسسة للاستخدام التجريبي بعد المراجعة. تم الاتفاق على التركيب قبل هطول الأمطار الغزيرة في العام التالي، وأعد الرئيس خطة الإنتاج وفقًا لذلك.
عند التفكير في الأمر، فإن القراءة الدقيقة لخط واحد من التعيين كانت أكثر فعالية من المستندات الجديدة. بعد إزالة المعدات خارج النطاق المحدد، تم تنظيم الأسعار، وبمجرد تنظيم الأسعار، تمكن المسؤول من كتابة مستند الموافقة. إن تقديم مستندات المشتريات العامة ليس بالأمر السهل مثل تقديم الكثير منها، بل هو التأكد من أنها لا تتعارض مع بعضها البعض.
8. محتوى عمل مكتب وكيل إداري وقائمة تحقق عملية
فيما يتعلق بالعمل المتعلق بالمنتجات المبتكرة أو المشتريات العامة، فإن مكتب وكيل إداري Hwang Yunsang يقوم بالمهام التالية:
- مراجعة ومقارنة شهادة المنتج المبتكر ومعلومات السوق المبتكر والشهادات، وإعداد جدول المقارنة.
- إعداد المستندات المطلوبة مثل مبررات التسعير، وشروط التركيب، وشهادات الصيانة، وخطط الاستخدام التجريبي.
- إعداد خطابات الاستفسار المكتوبة المرسلة إلى وكالة المشتريات والمؤسسات الطالبة ومراجعة ردودها.
- إعداد وتقديم المستندات الخاصة بالتسجيل في المناقصات وتسجيل الشهادات الخاصة بالإنتاج المباشر.
إذا تم منح المنتج المبتكر ولكن لا يوجد استجابة من المؤسسات العامة، يرجى التحقق من العناصر التالية.
- هل نطاق المنتج في التعيين يتطابق مع المكونات المدرجة في السوق؟
- هل اسم الطراز في شهادة الاختبار والتعيين والكتالوج متطابق؟ إذا كان الأمر كذلك، فهل يوجد جدول مقارنة؟
- هل تم تحديد تكاليف التركيب والاتصالات والصيانة بشكل منفصل في سعر السوق؟
- هل اقترحت الوحدة الطالبة مؤشرات الاستخدام التجريبي للتحقق من الأداء مسبقًا؟
- هل تم التحقق من جدول إعلان الاستقصاء لهذا العام، وهل تم إعداد المواد قبل ذلك بـ 2-3 أسابيع؟
إذا كنت تعاني من مشاكل تتعلق بالمشتريات أو المنتجات المبتكرة في إنشيون·سونغدو، فنحن نوصي بمراجعة المستندات مرة واحدة قبل ظهور الإعلان.
هذه قصة تم إنشاؤها للمساعدة في الفهم.
هذا هو مكتب وكيل إداري يقع في سونغدو، إنشيون (برج بوسكو سونغدو). يتعامل مع استئناف إداري، وتراخيص/إشعارات، ودخول وخروج الأجانب (تأشيرات وإقامات)، وتسجيل مستندات المشتريات العامة، وإدارة إدارية دورية. كما أنه يتعامل مع مطابقة معلومات السوق ووثائق استعداد الاستقصاء بعد تعيين المنتج المبتكر. إذا كنت مهتمًا بظروف مماثلة، فلا تتردد في ترك استفسار.
- العنوان: 165، طريق كونفينسيا، Yeonsu-gu، Incheon، غرفة 2697، برج بوسكو سونغدو
- الهاتف: 010-3374-2687
- الموقع الإلكتروني: www.hwangadmin.com
