Incheon, Yeonsu-gu, Songdo – hier habe ich mein Büro als Verwaltungsagent. Ich möchte eine Anekdote aus meiner Arbeit schildern.
Zuerst kamen drei E-Mail-Anhänge an: ein formelles Schreiben mit Ergänzungswünschen, und zwei Auszüge der Satzung einer bestimmten Gruppe. Die E-Mail-Betreffzeile lautete lediglich "Anfrage zur Ergänzung der Eintragung einer gemeinnützigen Privatorganisation", und der Text enthielt nur drei Zeilen. Die Person hatte die Anmeldung selbst vorgenommen und nun ein Schreiben mit Ergänzungswünschen erhalten. Es blieben nur noch zehn Tage bis zur Frist für die Ergänzungen. Sie wusste nicht, was und wie sie etwas ändern sollte.
Vor dem Termin war ich bereits etwa zur Hälfte durch die Unterlagen gegangen. Die im Schreiben genannten Ergänzungspunkte waren drei.
- Die vorgelegte Mitgliederliste ermöglichte keine Bestätigung der "ständigen Mitglieder".
- Es fehlte ein Protokoll der letzten Jahreshauptversammlung.
- Es wurde eine Begründung für die Regelungen zur Zahlung von Ehrenamtspauschalen in der Satzung gefordert.
Jeder der drei Punkte war kurz gehalten. Aber jeder Punkt bezog sich auf eine andere Anforderung. Der erste Punkt betraf die Anzahl der Personen, der zweite den Beweis, dass die Gruppe tatsächlich aktiv war, und der dritte die Natur der Gruppe selbst.
Und einer davon war ein Paragraph, den die Gruppe seit 12 Jahren nie als problematisch angesehen hatte.
## Eintragung einer gemeinnützigen Privatorganisation: Warum eine 12-jährige Gruppe zum ersten Mal Unterlagen erstellt hat
Der Beginn der Gruppe war bescheiden. Vor 12 Jahren sammelten einige Familien, die Kinder großzogen, jeden Samstagmorgen am Strand Müll. Eine Familie wurde zu zwei Familien, und zwei Familien wurden zu einer Nachbarschaftsgruppe. Jetzt hat der Online-Café über dreihundert Mitglieder. Es finden zwei Mal im Monat regelmäßige Reinigungsaktionen statt, und im Sommerferienprogramm wird ein separates Jugendfreiwilligendienst angeboten.
Geld war immer knapp. Es wurden Müllsäcke, Arbeitshandschuhe, Greifer und ein Transportfahrzeug für den Abfall gemietet. Die meisten Kosten wurden durch Mitgliedsbeiträge gedeckt, aber es gab Monate, in denen es an Geld fehlte. Letzten Sommer fehlten aufgrund der gestiegenen Anzahl der Jugendfreiwilligen Schwimmwesten und Handschuhe, und der fehlende Betrag wurde teilweise aus dem Gehalt des Trainers für zwei Monate gedeckt. Der Trainer war ein Mann Anfang 40 und arbeitete als Nachhilfelehrer.
Der Anlass für die Entscheidung zur Eintragung war ein Förderprogramm für gemeinnützige Aktivitäten. Für eingetragene gemeinnützige Privatorganisationen besteht die Möglichkeit, einen Teil der Kosten für öffentliche Projekte durch Ausschreibungen zu erhalten. Die Rechnung des Trainers war einfach: Bevor die Ausschreibung im nächsten Frühjahr veröffentlicht wird, sollte die Eintragung abgeschlossen sein, damit die Sicherheitsausrüstung und die Lehrmaterialien für den Jugendfreiwilligendienst aus Projektmitteln und nicht aus Mitgliedsbeiträgen finanziert werden können. Die Mitgliedsbeiträge könnten dann für den ursprünglichen Zweck verwendet werden.
Anfangs glaubte sie, eine Vereinigung gründen zu müssen. Sie hatte gehört, dass man eine Vereinigung gründen müsse, um Förderungen zu erhalten. Beim Recherchieren im Internet stieß sie auf die Möglichkeit einer Eintragung als gemeinnützige Privatorganisation und stellte fest, dass die Voraussetzungen erfüllbar waren. Es gab genügend Mitglieder, und die Gruppe war seit 12 Jahren aktiv.
Sie verfasste daher den Antrag selbst. Sie sammelte die Unterlagen und reichte sie ein und erhielt einige Wochen später ein Schreiben mit Ergänzungswünschen.
## Gemeinnützige Vereinigung, gemeinnützige Privatorganisation, Körperschaft – drei verschiedene Systeme
Bei Beratungen kommt es oft vor, dass diese drei Systeme miteinander vermischt werden. So war es auch bei dieser Gruppe.
Gemeinnützige Vereinigungen (Vereine, Stiftungen) entstehen durch die Genehmigung der zuständigen Behörde gemäß dem Bürgerlichen Gesetzbuch und die Eintragung im Register, und erlangen damit die Rechtsfähigkeit. Sie können Immobilien besitzen und als Vertragspartner auftreten. Im Gegenzug unterliegen sie der Genehmigung der zuständigen Behörde und einer anschließenden Aufsicht.
Gemeinnützige Privatorganisationen sind ein Eintragungssystem gemäß dem "Gesetz zur Förderung gemeinnütziger Privatorganisationen". Sie erlangen keine Rechtsfähigkeit. Die Eintragung bedeutet eine Bestätigung, dass die Organisation die gesetzlichen Voraussetzungen für eine gemeinnützige Organisation erfüllt, und auf dieser Bestätigung kann sie an Förderprogrammen für gemeinnützige Aktivitäten teilnehmen. Sowohl nicht eingetragene Gruppen als auch bereits eingetragene Organisationen können sich eintragen lassen.
Eine Körperschaftsbescheinigung wird beim Finanzamt beantragt. Sie wird meistens beantragt, um ein Konto im Namen der Organisation zu eröffnen und die Mitgliedsbeiträge zu verwalten. Diese Gruppe hatte bereits vor 7 Jahren eine Körperschaftsbescheinigung erhalten und nutzte ein Konto für die Mitgliedsbeiträge. Eine Körperschaftsbescheinigung macht Sie nicht zu einer Vereinigung und führt nicht zur Eintragung als gemeinnützige Privatorganisation.
Artikel 2 des "Gesetzes zur Förderung gemeinnütziger Privatorganisationen" legt sechs Voraussetzungen für die Eintragung von Organisationen fest. Wenn man diese aufschlüsselt, ergeben sich folgende Punkte:
1. Die direkten Begünstigten der Tätigkeit sind eine unbestimmte Anzahl von Personen. 2. Die Mitglieder teilen sich keinen Gewinn untereinander. 3. Die Hauptaufgabe ist nicht die Unterstützung oder der Widerstand gegen eine bestimmte Partei oder einen gewählten Beamten oder die Verbreitung der Lehre einer bestimmten Religion. 4. Es gibt mindestens 100 ständige Mitglieder. 5. Es gibt seit mehr als einem Jahr eine nachgewiesene gemeinnützige Tätigkeit. 6. Wenn es sich nicht um eine Vereinigung handelt, müssen ein oder mehrere Verwalter vorhanden sein.
Und das Gesetz § 4 legt fest, wo die Anmeldung erfolgen muss. Entweder beim Leiter der zentralen Verwaltungsbehörde, die die Hauptgemeinnützigkeitsaktivitäten überwacht, oder beim Leiter der Provinz oder Stadt. Wenn es sich um eine Organisation handelt, die in mehreren Provinzen oder Städten Niederlassungen hat, ist es die zentrale Verwaltungsbehörde; wenn sie in einer Region tätig ist, ist es die Stadt oder Provinz, in der sich die Niederlassung befindet. Da diese Gruppe nur in Incheon aktiv war, war die Stadtverwaltung von Incheon die meldende Behörde. Der Vertreter hat diesen Punkt auch richtig angesprochen.
Das Problem lag darin, dass das Lesen der Anforderungen und das Vorweisen dieser Anforderungen in Form von Dokumenten völlig unterschiedliche Dinge sind.
## Der Dienstagabend nach der Reservierung, die drei Materialien auf dem Tisch
Zwei Tage nachdem ich die E-Mail erhalten hatte, vereinbarte ich für Dienstagabend um 19:00 Uhr einen Beratungstermin. Der Vertreter und der Gesamtverwalter der Gruppe kamen zusammen von ihrem Arbeitsweg. Der Gesamtverwalter war ein 30-jähriger Angestellter, der seit 12 Jahren, insbesondere in den letzten 5 Jahren, das Bankkonto und den Gruppen-Chatraum verwaltet hatte.
Die drei Materialien, die die beiden Personen mitgebracht hatten, waren eine ausgedruckte Liste der Online-Café-Mitglieder, ein Ordner mit Aktivitätsfotos und eine Sammlung von Screenshots aus dem Gruppen-Chatraum.
Ich überprüfte auch die eingereichten Dokumente einzeln: Antragsformular, Satzung, Geschäftsplan und Finanzplan, Abschlussbericht, Mitgliederverzeichnis und Protokoll der Hauptversammlung. Die Dokumente, die bei der Anmeldung eingereicht werden, sind im Wesentlichen die Satzung, die Protokolle der Hauptversammlung des betreffenden Jahres und des Vorjahres, der Geschäftsplan und der Finanzplan sowie der Abschlussbericht und das Mitgliederverzeichnis. Juristische Organisationen müssen nur das Mitgliederverzeichnis einreichen, aber diese Gruppe war keine juristische Person, daher waren alle erforderlich.
Das vorgelegte Mitgliederverzeichnis war eine Liste der Café-Mitglieder. Nachnamen und Beitrittsdatum folgten in 312 Zeilen. Die Protokolle der Hauptversammlung enthielten nur ein Dokument, das die Diskussionen von der diesjährigen Frühjahrsversammlung zusammenfasste, während die Spalte für das Vorjahr leer war. "Wir haben noch nie eine Hauptversammlung abgehalten", erklärte der Vertreter.
An diesem Abend zeigte ich Ihnen die drei Zeilen des Schreibens und ordnete sie den Anforderungspunkten zu. Das Mitgliederverzeichnis, § 4, 100 ständige Mitglieder. Die Protokolle der Hauptversammlung als Beweis dafür, dass die Organisation tatsächlich betrieben wurde, und als Nachweis, dass der § 6 gewählte Vertreter ordnungsgemäß gewählt wurde. Außerdem erwähnte ich noch einen Punkt, der im Schreiben nicht aufgeführt war, § 5, mehr als ein Jahr nachgewiesene Gemeinnützigkeitsaktivitäten. Die vorgelegten Nachweismaterialien waren nur vierzig Aktivitätsfotos und Chatraum-Screenshots. Diesmal war es nicht Gegenstand einer Ergänzung, aber wenn Sie die Dokumente erneut einreichen würden, wäre es besser, diesen Punkt ebenfalls gründlich zu bearbeiten. Zusätzliche Anforderungen führen zu einer Verschiebung des Zeitplans.
Es verblieben noch elf Tage bis zum Ergänzungstermin.
## Die erste Ergänzung – Warum die Liste von 312 Namen nicht 100 bewiesen hat
312 sind das Dreifache von 100. Der Vertreter verstand nicht, warum diese Zahl ein Problem darstellte. Das ist verständlich. Die Zahlen sehen großzügig aus.
Das Gesetz verlangt jedoch nicht die Anzahl der Anmeldungen, sondern die Anzahl der "ständigen Mitglieder". Nicht eine Person, die einmal auf die Schaltfläche "Anmelden" geklickt hat, sondern eine Person, die den Status eines Mitglieds der Organisation erworben hat und weiterhin der Organisation angehört. In der Café-Mitgliederliste waren weder vollständige Namen noch Kontaktinformationen enthalten. Es gab auch Konten, die seit Jahren nicht mehr genutzt wurden, und Konten, die vergessen wurden, nachdem sie umgezogen waren. Für die meldende Behörde gab es keine Möglichkeit, anhand dieser Liste festzustellen, wer die tatsächlichen Mitglieder sind. Es war eine natürliche Schlussfolgerung, dass der Sachbearbeiter dies gemäß den Richtlinien nicht überprüfen konnte.
Zuerst las ich die Klausel zur Mitgliedschaft in der Satzung erneut durch. "Eine Person, die den Zweck dieser Organisation unterstützt und sich angemeldet hat, wird als Mitglied betrachtet." Das war die ganze Zeile. Es gab weder die Verpflichtung zur Zahlung von Beiträgen noch Gründe für den Verlust der Mitgliedschaft. Da es keine Kriterien gab, gab es auch keine Grundlage für die Erstellung eines Verzeichnisses.
Deshalb ging ich wie folgt vor. Zuerst suche ich in den Aufzeichnungen nach Kriterien, anhand derer eine Person als "Mitglied" der Gruppe angesehen wurde. Als Nächstes nehme ich nur die Personen auf, die diese Kriterien erfüllen, in das Verzeichnis auf. Schließlich lege ich diese Kriterien in der Satzung fest.
Es gab drei Aufzeichnungen. Der Auszug des Bankkontos für die letzten 12 Monate, die Anwesenheitsliste, die bei jeder Aktivität auszufüllen war, und die Liste der Teilnehmer im Gruppen-Chatraum. Es gab einen Grund für die Anwesenheitsliste, der später erklärt wird. Die Überprüfung der drei Aufzeichnungen ergab, dass 131 Personen in den letzten 12 Monaten Beiträge gezahlt oder an zwei oder mehr Aktivitäten teilgenommen hatten.
Es gab noch einen Punkt. Um vollständige Namen und Kontaktinformationen in das Verzeichnis aufzunehmen, ist die Zustimmung der Person erforderlich. Es handelt sich um die Erhebung personenbezogener Daten. Der Gesamtverwalter verteilte ein Einverständniserklärungsformular mit dem Zweck, den Zeitraum und die Elemente der Aufbewahrung in den Chatraum und die nächste Aktivität. Der Zweck war "Registrierung als gemeinnützige Privatorganisation und Verwaltung der Mitglieder", und die Elemente wurden auf Name, Kontaktinformationen und Beitrittsdatum minimiert.
Fünf Tage später lagen 118 Einverständniserklärungen vor.
## Zweite Nachtraganforderung — Man kann keine fiktive Hauptversammlung erfinden
Die zweite Zeile war am vorsichtigsten. Das Protokoll der Hauptversammlung des Vorjahres.
Der Vorsitzende sagte: "Wir haben noch nie eine Hauptversammlung abgehalten." Die einfachste Lösung würden alle im Kopf haben: Ein neues Protokollblatt mit dem Datum des letzten Jahres erstellen. Aber diese Methode war von Anfang an kein Thema. Ein Protokoll einer nicht stattgefundenen Versammlung ist ein falsches Dokument. Wenn man versucht, die Anforderung zu erfüllen, aber dabei die Glaubwürdigkeit der einzureichenden Dokumente selbst untergräbt, führt dies zu größeren Problemen, selbst wenn die Eintragung erfolgt.
Stattdessen wurde die Frage umformuliert: Hat es wirklich keine Hauptversammlung gegeben, oder gab es einfach keinen Namen dafür?
Die Satzung wurde von Anfang an erneut gelesen. Es handelte sich um ein Formular, das vor 12 Jahren, zu Beginn der Gruppe, von jemandem aus dem Internet gefunden und angepasst wurde. In Artikel 7 stand folgender Satz: "Die ordentliche Hauptversammlung findet jährlich im Dezember statt und umfasst die Jahresabschlussberichterstattung und die Wahl der Vorstandsmitglieder."
Der Vorsitzende hatte diesen Abschnitt vergessen. Aber die Gruppe kam seit Jahren im Dezember für ein Jahresabschluss-Treffen zusammen. Bei diesem Treffen berichtete der Schriftführer über die Jahresbeitragsabrechnung, der nächste Vorsitzende und Schriftführer wurden gewählt und die Aktivitäten für das nächste Jahr wurden besprochen. Es handelte sich um ein Treffen, das alle Inhalte des in der Satzung festgelegten ordentlichen Hauptversammlungs beinhaltete. Es hieß einfach "Jahresabschluss-Treffen".
Der Schriftführer durchsuchte den Chat, um die Ankündigung vom Dezember des letzten Jahres zu finden. Die Ankündigung zur Einberufung mit Datum, Ort und Tagesordnung. Ein Foto des Anwesenheitserfassungsblatts, das während des Treffens aufgenommen wurde. Die nächste Tagesmeldung mit der Jahresabschlussberichterstattung und der Ankündigung "Verlängerung der Amtszeit des Vorsitzenden, Fortsetzung der Amtszeit des Schriftführers". Alle Originale waren mit den damaligen Daten versehen.
Ich entschied mich, diese Aufzeichnungen nicht in ein neu geschriebenes Protokoll umzuwandeln, sondern im Original einzureichen. Stattdessen wurde ein Erläuterungsschreiben hinzugefügt. Die Bestimmungen des Artikels 7 der Satzung zur ordentlichen Hauptversammlung, der tatsächliche Ablauf des Jahresabschluss-Treffens im Dezember jedes Jahres, die Begründung, warum dieses Treffen als ordentliche Hauptversammlung im Sinne der Satzung angesehen werden kann, und die Umstände, die dazu führten, dass es damals nicht in einem separaten Protokollformat dokumentiert wurde. Und der Plan, ab diesem Jahr Protokolle in einem festgelegten Format zu erstellen.
Vor der Einreichung fragte ich telefonisch bei der zuständigen Abteilung des Registeramtes nach. Ob es möglich ist, das Protokoll der Hauptversammlung des Vorjahres mit den Originalaufzeichnungen und dem Erläuterungsschreiben zu belegen. Die Antwort des Beamten war vorsichtig. Er sagte, er würde die eingereichten Materialien prüfen und, wenn die Fakten bestätigt werden könnten, diese prüfen. Es war keine Zusage, aber eine Bestätigung, dass die Richtung richtig war.
Verwaltungsdokumente sind nicht dazu da, etwas aus dem Nichts zu erschaffen, sondern dazu, das Vorhandene richtig zu interpretieren.
## Dritte Nachtraganforderung — 12 Jahre alte Bestimmung zu Ehrenbeispielen
Die dritte Zeile war Artikel 11 der Satzung: "Wenn ein Mitglied einen Todesfall oder eine Hochzeit hat, wird ein Ehrenbeileid von den Beiträgen gezahlt."
Es handelte sich um einen Abschnitt, der vor 12 Jahren von einigen Familien in die Satzung aufgenommen wurde, als die Gruppe begann. Tatsächlich wurden jährlich nur ein paar Ehrenbeileid gezahlt, jeweils im Wert von einigen Zehntausend Won. Der Vorsitzende konnte nicht sofort nachvollziehen, warum dies ein Problem sei. Es ist eine Bestimmung, die in jedem Nachbarschaftstreffen zu finden ist.
Das Registeramt bemängelte nicht den Betrag, sondern die Struktur. Eine Bestimmung, die besagt, dass das von den Mitgliedern gezahlte Geld als Geld an die einzelnen Mitglieder zurückfließt. Dies widerspricht Artikel 2 Absatz 2, der besagt, dass keine Gewinnausschüttung zwischen den Mitgliedern erfolgen darf. Es handelte sich um ein Problem, das Interpretationsspielraum ließ. Man konnte es mit dem Argument der geringen Beträge und des freundschaftlichen Charakters rechtfertigen.
Ich empfahl die Änderung anstatt der Rechtfertigung. Dafür gab es zwei Gründe:
Erstens ist die Rechtfertigung eine Auseinandersetzung mit der Interpretation. Es ist unklar, ob das Registeramt dies akzeptieren wird, und wenn eine weitere Nachtraganforderung kommt, könnten wir die Frist nicht einhalten.
Zweitens ist die Eintragung nicht das Ende. Gemäß § 4 Abs. 2 des gleichen Gesetzes kann die Eintragung einer eingetragenen Organisation aufgehoben werden, wenn diese die Anforderungen des § 2 nicht erfüllt. Obwohl ein Anhörungsverfahren erforderlich ist, um die Aufhebung durchzusetzen, bleiben die Risiken einer Eintragung mit einer umstrittenen Bestimmung bestehen, selbst wenn die Eintragung erfolgt ist. Es ist besser, es jetzt zu reparieren, als es später zu erklären.
Aus dem gleichen Grund wurde auch der Zweckabschnitt erneut geprüft. Artikel 2 der Satzung lautete: "Zweck ist die Förderung der Geselligkeit und der Küstenschutzmaßnahmen der Mitglieder." Die Geselligkeit stand an erster Stelle. Ein gemeinnütziger Verein im Sinne des Gesetzes ist eine Organisation, deren Hauptzweck es ist, öffentliche Aktivitäten zu fördern. Tatsächlich wurde in den 12 Jahren Küstenschutz betrieben, aber die Satzung las wie ein freundschaftlicher Verein.
Die Änderung wurde wie folgt zusammengefasst. Der Zweckabschnitt betont den Schutz der Küstenumwelt und die Umweltbildung für Jugendliche, während die Bestimmungen zu Glückwünschen und Beileidsbekundungen als nebensächlich nach hinten verlegt werden. Die Bestimmungen zu Glückwünschen und Beileidsbekundungen werden gestrichen. Mitglieder, die Glückwünsche und Beileidsbekundungen aussprechen möchten, werden gebeten, dies außerhalb des Mitgliedsbeitrags und freiwillig zu tun. Die Mitgliedsbestimmungen enthalten Kriterien für die Mitgliedschaft, d. h. die Zahlung des Mitgliedsbeitrags oder die Teilnahme an mindestens zwei Aktivitäten pro Jahr, sowie Gründe für den Verlust der Mitgliedschaft.
Das Problem war, dass die Änderung der Satzung von der Generalversammlung genehmigt werden musste. Und gemäß der Satzung musste die Generalversammlung 7 Tage im Voraus über die Versammlung informiert werden.
## Können wir die Generalversammlung innerhalb von vierzehn Tagen abhalten?
Ich öffnete den Kalender. Bis zum Ablauf der Nachbesserungsfrist waren nur noch acht Tage verbleiben. Ich musste die Einverständniserklärungen fertigstellen, die Generalversammlung 7 Tage im Voraus ankündigen, die Generalversammlung abhalten, das Protokoll erstellen und unterschreiben lassen und alle übrigen Dokumente zusammenstellen. Die Termine passten nicht. Selbst wenn die Ankündigung der Versammlung am Abend erfolgte, konnte die Generalversammlung erst zwei Tage vor dem Stichtag abgehalten werden, und alles, was an diesem Tag passieren könnte, wäre fatal gewesen.
Es gab zwei Optionen. Den Antrag zurückziehen und nach Fertigstellung aller Dokumente einen neuen Antrag stellen. Oder eine Verlängerung der Nachbesserungsfrist beantragen.
Der Rückzug wirkt sauber, aber es ist ein Neuanfang von Null. Der Bearbeitungstermin verschiebt sich, und bereits überprüfte Teile müssen erneut überprüft werden. Ich entschied mich für die Verlängerungsanfrage.
Die Anfrage wurde nicht per Telefon, sondern schriftlich gestellt. Ich habe die Gründe für die Verlängerung konkretisiert. Bei den Nachbesserungen ist die Genehmigung der Generalversammlung durch die Satzung erforderlich, und die Satzung sieht eine Frist von 7 Tagen für die Ankündigung der Generalversammlung vor. Ich habe angegeben, wann die Generalversammlung stattfinden soll, wie viele Tage für die Erstellung des Protokolls und die Unterzeichnung benötigt werden und wann alle Nachbesserungsunterlagen eingereicht werden. Ich habe auch die beantragte Frist nicht vage mit "ausreichend" bezeichnet, sondern auf zehn Tage festgelegt.
Wenn der Grund vage ist, wirkt die Verlängerung wie eine Gefälligkeit. Wenn die Begründung schriftlich vorliegt, wird die Verlängerung zu einem Verfahren.
Zwei Tage später erhielt ich die Bestätigung, dass die Verlängerung genehmigt wurde. Am Abend postete der Vorsitzende eine Ankündigung für eine außerordentliche Generalversammlung in der Cafeteria und im Chatroom. Die Tagesordnungspunkte waren drei: Änderung der Satzung, Genehmigung des diesjährigen Geschäftsplans und des Haushalts, Bestätigung des Vorsitzenden.
## 1 Jahr gemeinnützige Tätigkeit, ein Protokoll, das anstelle eines Fotoordners gefunden wurde
Während ich auf die Generalversammlung wartete, habe ich die öffentliche Tätigkeit Nr. 5 bearbeitet, die nicht in dem offiziellen Schreiben stand.
Die vierzig Aktivitätsfotos sind für die Gruppe eine wertvolle Dokumentation. Aber allein anhand der Fotos lassen sich Datum, Anzahl der Teilnehmer und was getan wurde, nicht eindeutig erkennen. Das Datum steht nur in den Dateieigenschaften, und die Teilnehmerzahl kann nur anhand der Personen auf den Fotos geschätzt werden.
Während des ersten Beratungsgesprächs erwähnte der Schriftführer beiläufig, dass die Schüler der Sommer-Jugend-Freiwilligengruppe ihre Ehrenamtstunden anerkennen lassen müssen und die Aktivitäten daher über das frühere Freiwilligenzentrum angemeldet und die Teilnahme bestätigt werden mussten. Aus diesem Grund haben wir auch begonnen, von nun an jedes Mal ein Anwesenheitsregister zu führen.
Ich fragte, warum diese Information bei der ursprünglichen Bewerbung fehlte. Der Vorsitzende sagte, er sei der Meinung, dass dies ein individuelles Problem der Schüler bezüglich ihrer Ehrenamtstunden sei und nichts mit den Ergebnissen der Gruppe zu tun habe. Das ist ein weit verbreiteter Irrtum. Aufzeichnungen, die von einer Drittinstitution in Bezug auf Datum und Anzahl der Teilnehmer bestätigt wurden, sind ein objektiverer Nachweis der Leistung als jedes vom Verein selbst erstellte Material.
Ich habe das Freiwilligenzentrum gebeten, uns im Namen des Vereins die Aktivitätsbestätigungsdaten zukommen zu lassen. Ein Schreiben, das die Aktivitäten des letzten Jahres enthält, wurde uns zukommen lassen. Ich habe noch etwas hinzugefügt. Wir haben die Stadtverwaltung gebeten, die Müll zu entsorgen, der nach der Reinigungsaktion gesammelt wurde. Da wir jedes Mal Datum, Ort und Anzahl der Säcke angegeben haben, waren diese selbst ein zeitlicher Nachweis der Aktivität.
Ich habe die drei Aufzeichnungen, nämlich das Bestätigungsschreiben des Freiwilligenzentrums, die Müllentsorgungsanfrage und das Anwesenheitsregister, übereinander gelegt und eine monatliche Leistungsübersicht erstellt. Datum, Aktivitätsbereich (allgemeine Formulierung), Anzahl der Teilnehmer, Müllmenge, Art des Nachweises. Die Aktivitäten der letzten zwölf Monate wurden lückenlos aufgefüllt. Die Fotos wurden als unterstützendes Referenzmaterial angehängt.
Selbst die gleichen Fakten haben ein anderes Gewicht, je nachdem, wer sie bestätigt hat.
## In der Nacht, als die außerordentliche Generalversammlung stattfand
Die Generalversammlung fand an einem Wochentagabend in einem kleinen Konferenzraum des Gemeindezentrums statt. Der Vorsitzende leitete die Sitzung, und der Schriftführer führte Protokoll. Ich habe die Tagesordnung, das Protokollformular und eine Gegenüberstellung der geänderten und unveränderten Satzung vorbereitet. Die Durchführung und Abstimmung der Sitzung obliegt ausschließlich den Mitgliedern.
Einundvierzig Personen waren persönlich anwesend, und fünfundzwanzig Personen haben Vollmachten erteilt. Dies überstieg die in der Satzung geforderte Anzahl der Stimmen bei weitem.
Die Löschung der Beiträge für soziale Anlässe führte zu einer längeren Diskussion. Ein langjähriges Mitglied fragte: "Haben wir uns nicht gegenseitig unterstützt und damit dieses Treffen 12 Jahre am Leben erhalten?" Der Vorsitzende antwortete: "Wir kümmern uns weiterhin umeinander, aber nicht über Beiträge, sondern individuell unter denen, die dazu bereit sind. Die Beiträge fließen ausschließlich in die [Sache/das Projekt]." Dies wurde ohne Widerspruch angenommen.
Das Protokoll enthält den Zeitpunkt, den Ort, die Anzahl der anwesenden und bevollmächtigten Teilnehmer, die Diskussionspunkte und die Beschlussfassung für jeden Tagesordnungspunkt gemäß der Satzung. Außerdem wurden die Jahrespläne und das Budget für dieses Jahr bei dieser Sitzung genehmigt. Der Jahresplan enthält die Aktivitäten der letzten 12 Jahre, und das Budget enthält die Einnahmen aus Beiträgen und die tatsächlichen Ausgaben. Es wurde bewusst darauf verzichtet, voraussichtliche Zuschüsse im Budget zu berücksichtigen, da die Einreichungsunterlagen das aktuelle Kollektiv und nicht einen Plan darstellen.
Nach dem Ende der Hauptversammlung sagte der Vorsitzende, der die Stühle im Konferenzraum aufräumte, dass er zum ersten Mal seit 12 Jahren die Satzung vollständig gelesen habe.
## Der Tag, an dem die ergänzenden Unterlagen gebündelt wurden, und 30.000 Won
Drei Tage vor Ablauf der verlängerten Frist wurden die ergänzenden Unterlagen eingereicht. Die Bündelung erfolgte wie folgt:
- Mitgliederverzeichnis: 118 Personen mit Zustimmung. Das Verzeichnis enthält nur die für die Registrierung erforderlichen Angaben, die Zustimmungserklärungen werden vom Kollektiv aufbewahrt.
- Geänderte Satzung und Vergleichstabelle für Änderungen.
- Protokoll der diesjährigen Hauptversammlung: Das Protokoll der diesjährigen Sonder-Hauptversammlung.
- Bezüglich der Vorjahres-Hauptversammlung: Originalaufzeichnungen der regulären Hauptversammlung vom Dezember des Vorjahres (Einladung zur Versammlung, Anwesenheitsliste, Bekanntmachung der Abrechnung und der Wahl der Vorstandsmitglieder) und ein Bericht über den Sachverhalt.
- Ergebnisbericht über gemeinnützige Aktivitäten: Monatsberichte über Aktivitäten, Bestätigungsschreiben des Freiwilligenzentrums, Aufzeichnungen über die Müllentsorgung.
- Jahrespläne und Budget, Abschlussbericht.
Zu jedem Dokument wurde eine einseitige Erklärung hinzugefügt. Sie erklärt, auf welchen Punkt der Ergänzungsvorlage sie als Antwort antwortet und welche Anforderung des § 2 erfüllt wird. Es sollte für den Bearbeiter unnötig sein, das Schreiben und die Unterlagen abwechselnd zu prüfen.
Etwa eine Woche nach der Einreichung erhielt ich einen Anruf vom Bearbeiter. Er wies darauf hin, dass ein Ausgabenposten im Abschlussbericht nicht mit dem Bankauszug übereinstimmte. Es handelte sich um 30.000 Won. Der Schatzmeister erinnerte sich: Es handelte sich um Geld, das bar bezahlt wurde, als er im vergangenen Herbst bei einer Aktivität dringend Wasser gekauft hatte. Da es im Abschlussbericht angegeben war, aber nicht auf dem Kontoauszug, gab es eine Diskrepanz.
Der Schatzmeister durchsuchte sein Fotogedächtnis auf seinem Mobiltelefon und fand das Foto der Quittung, das er an diesem Tag aufgenommen hatte. Er schickte das Foto zusammen mit einer kurzen Beschreibung des Verlaufs der Bareinnahmen. Damit war die Sache erledigt.
Es ist schneller, kleine Unterschiede nicht zu verbergen, sondern zu erklären.
## Der Tag, an dem das Registrierungszertifikat eintraf
Ungefähr zwei Monate nach der ersten Einreichung des Antrags wurde das Ergebnis bekannt gegeben. Es handelte sich um das Registrierungszertifikat für eine gemeinnützige private Organisation der Stadt Incheon.
An diesem Tag erhielt ich eine E-Mail mit einem Foto. Es zeigte das Registrierungszertifikat, das auf dem Schreibtisch im Büro lag, daneben einen neuen Packung Handschuhe. Der Text war ein einziger Satz: "Am Samstagmorgen um neun Uhr findet eine Reinigungsaktion statt."
Eine Registrierung bedeutet nicht automatisch eine Förderung. Die Förderung von gemeinnützigen Aktivitäten erfolgt durch ein Bewerbungsverfahren mit einer Auswahl durch ein Prüfungskomitee. Die Registrierung verschafft die Berechtigung, an diesem Verfahren teilzunehmen. Der Vorsitzende sagte, er werde den Winter damit verbringen, einen Geschäftsentwurf für ein Jugendfreiwilligenprogramm zu erstellen. Die Entscheidung über die Auswahl fällt im nächsten Frühjahr.
Er gab außerdem einen Hinweis. Die Aufrechterhaltung der Registrierung ist ein längerer Prozess. Eine ständige Mitgliederzahl von 100 Personen und nachgewiesene Ergebnisse gemeinnütziger Aktivitäten sind nicht nur bei der Registrierung, sondern müssen auch danach erfüllt sein. Jedes Jahr im Dezember sollte die Hauptversammlung wie in diesem Protokoll dokumentiert und das Mitgliederverzeichnis jährlich aktualisiert werden. Die neu geschaffene Regelung für die Mitgliedschaft dient als Kriterium dafür.
Seit 12 Jahren wurde der Müll am Strand immer wieder beseitigt. Aber erst jetzt wird diese Arbeit richtig dokumentiert. Die Arbeit selbst hat sich nicht geändert. Aber jetzt kann jeder sehen, was diese Arbeit war.
## Was vor der Registrierung einer gemeinnützigen privaten Organisation zu prüfen ist
Wenn Sie sich ebenfalls auf diese Vorbereitung vorbereiten, empfehlen wir Ihnen, zunächst Folgendes zu prüfen:
① Das Mitgliederverzeichnis ist keine "Liste der Abonnenten". Es muss möglich sein, die ständigen Mitglieder zu identifizieren. Legen Sie in der Satzung Kriterien für die Mitgliedschaft fest (z. B. Beitragszahlung, Teilnahme an Aktivitäten) und erstellen Sie eine Liste der Mitglieder, die diese Kriterien erfüllen, mit vollständigem Namen, nachdem Sie die Zustimmung zur Datenerhebung und -verarbeitung erhalten haben.
② Für die Hauptversammlung sind Protokolle für das laufende und das Vorjahr erforderlich. Auch wenn es keinen Namen wie "Hauptversammlung" gab, prüfen Sie, ob es eine Versammlung gab, die satzungsgemäß als Hauptversammlung gilt, und ob Aufzeichnungen (Einladung zur Versammlung, Anwesenheitsliste, Abschlussbericht) davon existieren. Es ist zu vermeiden, nachträglich Protokolle zu erstellen.
③ Überprüfen Sie die Satzung, ob es Klauseln gibt, die die Mitgliedsbeiträge an einzelne Mitglieder zurückzahlen. Bestimmungen wie Feierkosten, Mitglieder-Rabatte und -Rückerstattungen können im Konflikt mit der Anforderung der "Verteilung von Vorteilen unter die Mitglieder" stehen. Überprüfen Sie auch, ob im Zweckabsatz gemeinnützige Aktivitäten als Hauptzweck genannt werden.
④ Untermauern Sie die Ergebnisse gemeinnütziger Aktivitäten mit Dokumenten von Dritten. Anstelle von Fotos sind Aufzeichnungen über freiwillige Helfer, Protokolle von Kooperationsanfragen von Behörden und Anwesenheitslisten mit Datum und Personenzahl überzeugender.
⑤ Wenn Sie eine Ergänzung gefordert bekommen, rechnen Sie vom Stichtag rückwärts. Ergänzungen, die eine Satzungsänderung und damit eine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung erfordern, können aufgrund der Einberufungsfrist zu Zeitmangel führen. Wenn nötig, können Sie schriftlich eine Verlängerung der Ergänzungssfrist beantragen, indem Sie konkrete Zeitpläne angeben.
Der Anmeldeprozess (zentrale Verwaltungsbehörde oder Provinz/Stadt), die beizufügenden Dokumente und die konkrete Beurteilung der Voraussetzungen können je nach Tätigkeitsbereich, Umständen und Zeitpunkt der Anmeldung des Vereins abweichen. Die genauen Bestimmungen und deren Auslegung sind bei der zuständigen Registerstelle individuell zu überprüfen.
Dieser Artikel basiert auf rekonstruierten tatsächlichen Beratungsfällen und die darin vorkommenden Personen, Firmennamen, Ortsnamen und Zahlen stehen in keinem Zusammenhang mit bestimmten Personen oder Ereignissen.
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Dies ist die Kanzlei eines Verwaltungsagenten in Incheon Songdo (Posco Tower Songdo). Wir bieten Dienstleistungen im Bereich Verwaltungsgerichtsbeschwerden, Genehmigungen/Anmeldungen, Ein- und Ausreise für Ausländer (Visa/Aufenthalt) und laufende Verwaltung an. Bei der Eintragung von gemeinnützigen privaten Vereinen scheitern die Anträge oft nicht an den Voraussetzungen selbst, sondern daran, wie diese in Dokumenten dargestellt werden. Unsere Kanzlei unterstützt Sie von der Satzungsprüfung über die Mitgliederliste bis hin zur Organisation von Leistungsdaten und der Bearbeitung von Ergänzungswünschen – wir bereiten gemeinsam die Dokumente vor, die an die Registerstelle eingereicht werden. Wenn Sie eine ähnliche Situation haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
📍 Incheon, Yeonsu-gu, Convencia-daro 165, Posco Tower Songdo 2697 📞 010-3374-2687 🌐 www.hwangadmin.com
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