[Ausschreibungen und öffentliche Vergaben] Vorbereitung der Unterlagen für die Bedarfsermittlung innovativer Produkte, Anforderungen für die Registrierung im Innovationsmarkt – 4 Punkte, die Sie vor der Bekanntmachung im Oktober beachten sollten.

3-Punkte-Zusammenfassung

• Die Festlegung als innovatives Produkt ist der Startpunkt. Bedarfsinstitutionen prüfen die auf dem Innovationsmarkt veröffentlichten Informationen und Anhänge, um intern zu entscheiden, ob sie das Produkt testen oder kaufen möchten. Wenn diese Informationen fehlen, ist es unwahrscheinlich, dass auch ein festgeschriebenes Produkt ausgewählt wird.
• 4 Dokumente, die vor der Bedarfsermittlung vorbereitet werden müssen: ① Übereinstimmung von Festschreibungsbescheid und Marktregistrierungsinformationen (Modellname, Geltungsbereich) ② Preisberechnungsgrundlage ③ Installationsbedingungen und verfügbare Liefermenge ④ Wartungs- und Kundendienstbestätigung.
• Fristen: Die Zeitpläne für die Bedarfsermittlung variieren jedes Jahr und je nach Ausschreibung. Es ist oft zu spät, wenn Änderungen nach Veröffentlichung der Ausschreibung vorgenommen werden. Daher ist es sicherer, die Marktinformationen 2–3 Wochen vor der Ausschreibung zu überprüfen.

Inhaltsverzeichnis

1. Veränderungen in den Beschaffungsanfragen, wenn sich Oktober nähert
2. Der Grund, warum es 3 Monate lang keine Bestellungen gab, obwohl ein Festschreibungsbescheid vorlag
3. Wie hängen die Festlegung als innovatives Produkt und die Bedarfsermittlung zusammen?
4. 4 Vorbereitungsdokumente, die vor der Bedarfsermittlung zu erledigen sind
5. Eine Zeile, in der die Festschreibungs- und Marktdaten nicht übereinstimmen
6. Materialien, die für die erneute Formulierung für die Genehmigung durch den Verantwortlichen der Bedarfsinstitution neu verfasst wurden
7. Anmeldeschluss und die darauffolgenden Ergebnisse
8. Tätigkeitsbereich des Verwaltungsagent Büros und praktische Checkliste

1. Veränderungen in den Beschaffungsanfragen, wenn sich Oktober nähert

Ich bin ein Verwaltungsagent mit einem Büro in Songdo, Incheon. Ich möchte eine Anekdote aus meiner Arbeit erzählen.

Gegen Ende September ändern sich die Beschaffungsanfragen etwas. Im Frühling und Sommer gibt es viele Anfängerfragen wie „Wie meldet man sich bei KONEPS (나라장터) an?“ oder „Wann erhält man die Bestätigung der Eigenproduktion?“. Im Herbst nehmen Fragen wie „Ich habe die Festlegung erhalten, warum gibt es keine Kontaktaufnahme?“ zu. Dies liegt an der zeitlichen Überschneidung mit der Planung von Budgets und Pilotprojekten durch öffentliche Einrichtungen für das nächste Jahr.

Eine E-Mail, die ich in der dritten Woche des Septembers dieses Jahres erhalten habe, enthielt ebenfalls diese Inhalte. Es war ein Elektronikgeräteunternehmen mit neun Mitarbeitern in Yeonsu-gu, Incheon. Der Geschäftsführer war eine Frau Ende 30, die nach dem Abschluss ihrer Tätigkeit im Sensor-Design in einem Forschungszentrum eines Großkonzerns ein Unternehmen gegründet hatte und seit fünf Jahren im Geschäft war. Das Hauptprodukt war ein Unterwasser-Detektionssensor für die Installation in unterirdischen Tunneln und Flussuferpromenaden. Eine Ausrüstung, die ein Signal an den Manager sendet und eine Warnleuchte vor Ort aktiviert, wenn das Wasser einen bestimmten Pegel erreicht.

Dieses Unternehmen hatte das Produkt über drei Jahre hinweg im Rahmen eines staatlichen Forschung- und Entwicklungsprojekts verfeinert und erhielt im Juni dieses Jahres die Festlegung als innovatives Produkt. Ein Teil der während der Projektlaufzeit erhaltenen Mittel war ein Darlehen, dessen Rückzahlung für diesen Winter geplant war. Angesichts der Gehälter der neun Mitarbeiter hing die gesamte Unternehmensplanung davon ab, wann die erste öffentliche Bestellung nach der Festlegung erfolgen würde.

Die letzte Zeile der E-Mail war kurz. „Ich dachte, nach der Festlegung würde sich eine Behörde melden. Es sind drei Monate vergangen, ohne dass etwas passiert ist.“

2. Warum es 3 Monate lang keine Bestellung gab, obwohl die Vollmacht vorlag

Am reservierten Donnerstag-Nachmittag brachte der Geschäftsführer Kopien der Vollmacht, Screenshots der Innovationsbörse und die E-Mails mit den zuständigen Beamten der lokalen Regierung mit.

Nach den starken Sommerregen fielen drei Institutionen von Interesse auf. Zwei waren Abteilungen für Katastrophenschutz in den Bezirksverwaltungen, eine war ein Industriepark, der öffentliche Einrichtungen verwaltet. Alle drei sagten, dass sie beim ersten Gespräch positiv reagiert hatten. Doch einige Wochen später waren die Antworten ähnlich.

• “Es ist schwierig, die Genehmigung zu erteilen, da es an internen Prüfunterlagen mangelt.”
• “Es ist nicht ersichtlich, ob der Preis in der Börse die Installationskosten beinhaltet.”
• “Wir werden es bei der Bedarfsabfrage im Oktober erneut prüfen.”

Der Geschäftsführer nahm diese Antworten als Absagen wahr. Ich sah es beim erneuten Lesen der E-Mails anders. Keine der drei Institutionen sagte, dass sie das Produkt nicht mögen. Es fehlten die Entscheidungsgrundlagen.

Beamte öffentlicher Einrichtungen kaufen das Produkt nicht direkt, sondern erhalten eine schriftliche Erklärung, warum dieses Produkt zu diesem Preis benötigt wird, um die Genehmigung zu erhalten. Für innovative Produkte stehen andere Beschaffungswege als bei einer regulären Ausschreibung zur Verfügung, aber um diese Wege zu nutzen, benötigt der Beamte entsprechende Belege. Der Bildschirm der Börse erfüllte diese Funktion nicht.

An diesem Tag sagte ich dem Geschäftsführer, dass ich zunächst drei Dinge überprüfen würde: den im Auftrag genannten Produktumfang, die in der Börse registrierten Informationen und den Zeitplan für die diesjährige Bedarfsabfrage im Herbst.

3. Wie hängen die Zulassung innovativer Produkte und die Marktforschung zusammen?

Hier räumen wir mit einem weitverbreiteten Missverständnis auf: Viele gehen davon aus, dass die Beschaffungsbehörde das Produkt automatisch verkauft, sobald es als innovatives Produkt zugelassen wurde. Die Zulassung öffnet lediglich die Tür, damit öffentliche Einrichtungen dieses Produkt über den Innovationsprodukt-Kaufweg erwerben können. Es bedeutet nicht, dass die Einrichtung automatisch kommt.

Das Verfahren für innovative Produkte umfasst in der Regel vier Schritte.

1. Bestimmung: Regierungseigene Forschung- und Entwicklungsergebnisse, Beschaffungsbehörden-Innovationsprodukte-Wettbewerb, Technologieentwicklungsprodukte usw. werden je nach den Anforderungen der jeweiligen Wege als Innovationsprodukt bestimmt. Die Gültigkeitsdauer und die Anforderungen variieren je nach Bestimmungstyp.
2. Registrierung im Innovationsmarkt: Informationen zu den bestimmten Produkten werden im Innovationsmarkt veröffentlicht. Die Verantwortlichen der Bedarfsinstitutionen betrachten hauptsächlich diesen Bildschirm und die beigefügten Dokumente, um die Produkte zu vergleichen.
3. Bedarfsermittlung: Es gibt festgelegte Verfahren, bei denen Institutionen innerhalb eines bestimmten Zeitraums beantragen, welche Innovationsprodukte sie testweise verwenden möchten, wie z. B. das Pilotkaufprogramm der Beschaffungsbehörde. Institutionen müssen in diesem Zeitraum unser Produkt auswählen, um in die nächste Phase überzugehen.
4. Abgleich und Kauf: Nach der Bewerbung und Prüfung durch die Bedarfsinstitutionen wird eine Testnutzungs-Institution festgelegt, gefolgt von Lieferung, Nutzung und Bewertung der Nutzungsergebnisse.

Dieser Mandant glaubte, den ersten Schritt abgeschlossen und den zweiten abgeschlossen zu haben. Tatsächlich war der zweite Schritt nur halb abgeschlossen, und der dritte Schritt rückte näher.

Die Frist für die Bedarfsermittlung variiert jedes Jahr und je nach Projekt. In diesem Fall wurde in der überprüften Bekanntmachung festgestellt, dass die Bewerbung der Bedarfsinstitutionen am 10. bis 15. Oktober begann und für etwa 3 Wochen geöffnet war. Die Verantwortlichen der Institutionen müssen innerhalb dieser Frist auch die interne Genehmigung abschließen, daher müssen die Unterlagen des Unternehmens bereits früher vorliegen. Es blieben noch etwa 3 Wochen Zeit.

Die Grundlage für die Unterstützung beim Kauf von Innovationsprodukten ist das „Gesetz über Beschaffungsprojekte“ und die zugehörigen Verordnungen, und die detaillierten Kriterien werden häufig geändert. Eine individuelle Überprüfung für jeden Fall ist erforderlich.

4. Vor der Bedarfsanalyse: 4 Vorbereitungsdokumente

Nach dem Vergleich der Marktplatzinformationen und E-Mail-Inhalte wurden die diesmal zu ergänkenden Materialien in vier Gruppen unterteilt. Es wurde das Kriterium festgelegt, dass sie in einer Form vorliegen müssen, die von den Behördenmitarbeitern für die Genehmigungsdokumente verwendet werden kann.

① Überprüfung der Übereinstimmung von Auftragsbestätigung und Marktplatzregistrierungsinformationen

• Überprüfung, ob Modellbezeichnung, Spezifikationen und Komponenten mit den Formulierungen in der Auftragsbestätigung übereinstimmen
• Überprüfung, ob Artikel außerhalb des Auftragsbereichs zusammengefasst sind

② Preisberechtigungsgrundlage

• Aufteilung der Stückpreise für das Hauptgerät, Installationskosten, Kommunikationskosten und Wartungskosten
• Nachweis, der durch den Vergleich mit privaten Lieferleistungen oder Angeboten erklärt werden kann

③ Installationsbedingungen und lieferbare Menge

• Umweltbedingungen für Stromversorgung und Kommunikation, Anforderungen je nach Installationsort
• Monatliche Produktionskapazität und Lieferzeit

④ Wartungs- und Nachbetreuungsbestätigung

• Kostenlose Garantiezeit, Reaktionszeit bei Störungen, Lieferzeit für Ersatzteile
• Methode zur Leistungsprüfung während der Testphase

Alle vier sind keine komplett neuen Dokumente, sondern eher eine Arbeit, bei der bereits vorhandene Inhalte innerhalb des Unternehmens in der Reihenfolge zusammengefasst wurden, in der die Behörde sie liest. Allerdings ist in Nr. 1 ein unerwartetes Problem aufgetreten.

5. Eine Zeile, bei der die Bestätigung und die Marktdaten nicht übereinstimmen

Beim Zeile für Zeile Durcharbeiten der Bestätigung blieb ich im Feld “Produktbereich” stehen. Angegeben war “Gehäuse für den Wassersensor und Verwaltungssoftware”. Im Marktplatz waren jedoch die Produktfotos und -beschreibungen mit dem automatischen Einfahr-Absperr-Alarmsystem für den U-Bahn-Eingang als ein Set gebündelt, und es war nur ein Preis für das Set angegeben.

Ich fragte den Geschäftsführer. War das Absperrsystem ein Ergebnis eines Forschungsprojekts? Die Antwort war nein. Das Absperrsystem wurde von einem Kooperationspartner bezogen und nur integriert, und es war verständlicher, es zusammen in den Marketingmaterialien zu zeigen, daher wurde es zusammen hochgeladen.

Dies war einer der Gründe, warum die Behördenmitarbeiter zögerten. Der Beschaffungsweg für innovative Produkte ist auf die angegebenen Produkte beschränkt. Es ist für den Verantwortlichen schwer zu beurteilen, bis zu welchem Umfang er ein Set mit Geräten beurteilen und genehmigen muss, das Geräte enthält, die außerhalb des angegebenen Bereichs liegen. Der Verantwortliche hat eine Struktur vermieden, die zu Problemen bei der Prüfung führen könnte.

Ein weiterer Punkt war der Modellname. Im Testbericht und in der Bestätigung standen die Namen der Prototypen zum Zeitpunkt der Aufgabe, im Marktplatz und im Katalog die Verkaufsnamen, die nach der Markteinführung hinzugefügt wurden. Das Unternehmen weiß, dass es sich um dasselbe Produkt handelt, aber ein Verantwortlicher, der es zum ersten Mal sieht, weiß es nicht.

Es wurden drei Richtungen festgelegt.

• Die Marktdaten werden hauptsächlich auf das Sensorgehäuse und die Software ausgerichtet, und das Absperrsystem wird als “kompatibles Zubehör” separat aufgeführt, um anzuzeigen, dass es separat gekauft werden kann.
• Es wird ein Modellnamenvergleich erstellt, der zeigt, dass die Prototypen- und Verkaufsnamen dasselbe Produkt sind, und ein Bestätigungsschreiben des Unternehmens beigefügt, das bescheinigt, dass die Schaltungskonfiguration und die Firmware-Version gleich sind.
• Es wird eine schriftliche Anfrage an die zuständige Abteilung der Beschaffungsbehörde gerichtet, um festzustellen, ob die Änderung der Marktdaten eine Änderung des Bestätigungsinhalts darstellt. Telefonische Antworten können variieren, daher wurde eine Methode gewählt, die eine Aufzeichnung hinterlässt.

Die Antwort auf die Anfrage kam 6 Tage später. Es wurde erklärt, dass die Korrektur der Eintragung innerhalb des vorgegebenen Rahmens als Informationsänderung behandelt werden kann, während für eine Erweiterung des Rahmens ein separates Verfahren erforderlich ist. Dank dieser Antwort wurde der Umfang der zu korrigierenden Bereiche klarer.

6. Überarbeitetes Material, damit die Stellenverantwortlichen die Genehmigung einreichen können

Dies ist die Preisbegründung. Die bisherigen Marktpreise hatten nur einen Einheitspreis pro Set, und es wurde nicht angegeben, ob die Installationskosten und Kommunikationskosten enthalten waren. Der Grund, warum der Verantwortliche sagte, er wisse nicht, ob die Installationskosten enthalten sind, war genau dieser.

Ich habe zusammen mit der Finanzabteilungsmitarbeiterin unseres Unternehmens in den letzten zwei Jahren elf private Auftragsangebote abgerufen. Wir haben fünf davon ausgewählt, deren Installationsumgebung der öffentlichen Einrichtung ähnelt, und neu in vier Bereiche unterteilt: Gehäuse, Installation, Kommunikation, Wartung. Als wir den Durchschnitt berechneten und mit den Marktpreisen verglichen, gab es keinen großen Unterschied im Preis des Gehäuses. Der Grund, warum der Verantwortliche es als teuer empfand, war, dass die Sicherungen und Installationskosten in einer einzigen Zahl zusammengefasst waren.

Der Installationsbedingungenentwurf wurde hauptsächlich anhand von Fotos vom Standort erstellt. Er wurde in zwei Typen unterteilt: U-Bahn-Typ und Flussufer-Spazierweg-Typ, und die Stromversorgungsart, die Kommunikationsmethode und die Installationszeit wurden jeweils aufgeführt. Der Verantwortliche sollte ihn lesen können, während er sich den Standort vorstellt.

An einem Dienstagmorgen in dieser Woche brachte der Geschäftsführer einen Demonstrationssensor ins Büro. Als wir die Installationshöhe erklärten, tauchte der Sensor kurz in ein Glas Wasser auf dem Tisch, woraufhin die Sirenen aufleuchteten und eine Alarm-SMS auf mein Handy kam. Die Kollegen aus dem Nebenzimmer klopften an die Tür und fragten, was los sei. Der Geschäftsführer lächelte und sagte: “Ich glaube, die Reaktionsgeschwindigkeit ist damit bewiesen”, und dieser SMS-Bildschirm wurde tatsächlich als Beispielbild für die Ankündigung des Testbetriebsplans aufgenommen.

Zuletzt ist der Entwurf des Testbetriebsplans beigefügt. Dies ist ein Dokument, das dem Institut vorschlägt, welche Kennzahlen zur Leistungsprüfung verwendet werden sollten, wenn es einen Testbetrieb beantragt, z. B. die Genauigkeit der Erkennung und die Alarmübertragungszeit sowie die Anzahl der Ausfälle. Wenn der Verantwortliche nicht von Anfang an Kriterien erstellen muss, ändert sich die Genehmigungsgeschwindigkeit.

7. Fristablauf und die darauffolgenden Ergebnisse

Die Änderungen der Marktinformationen wurden 9 Tage vor Beginn der Bedarfsermittlung berücksichtigt. Der Geschäftsführer hat den geänderten Bildschirm und vier Dokumentensätze zu einer einzigen PDF-Datei zusammengefasst und an die Ansprechpartner der drei im Sommer kontaktierten Stellen erneut gesendet. Diesmal handelte es sich um eine E-Mail mit drei Zeilen, in denen beschrieben wurde, welche Teile geändert wurden, zusammen mit dem Zeitplan für die Bedarfsermittlung, anstatt einer Bitte um “Überprüfung”.

Die Ergebnisse waren je nach Stelle unterschiedlich.

• Eine Gemeinde teilte uns in der zweiten Woche der Bedarfsermittlungsphase mit, dass sie einen Antrag auf Testanwendung eingereicht hat.
• Das Industrieparkamt gab uns als Rückmeldung, dass die interne Prüfung abgeschlossen wurde, aber dieses Jahr andere Projekte und Budgets im Weg stehen und sie den Antrag bei der nächsten Bedarfsermittlung einreichen werden.
• Eine weitere Gemeinde hat aufgrund fehlender Einigung über den Installationsort in diesem Jahr keinen Antrag gestellt.

Man könnte sagen, dass eine Stelle wenig ist. Aber für das Unternehmen, das 3 Monate lang keine einzige Anfrage erhalten hatte, war dies die erste öffentliche Stellenanfrage. Später wurde bekannt gegeben, dass es nach einer Prüfung mit einer Testanwendungseinrichtung abgeglichen wurde. Die Installation sollte vor dem Monsun des folgenden Jahres erfolgen, und der Geschäftsführer passte seine Produktionspläne entsprechend an.

Rückblickend war es die genaue Lektüre einer einzigen Genehmigungsklausel, die das Problem löste, und nicht die neuen Dokumente. Durch die Entfernung von Geräten außerhalb des Genehmigungsbereichs wurden die Preise geklärt, und durch die Klärung der Preise konnte der Ansprechpartner das Genehmigungsdokument erstellen. Bei Beschaffungsdokumenten ist es schwieriger, sie aufeinander abzustimmen, als viele einzureichen.

8. Aufgaben und praktische Checkliste eines Verwaltungsagent Büros

Im Zusammenhang mit innovativen Produkten oder öffentlichen Beschaffungen führt das Büro von Verwaltungsagent Hwang Yunsang folgende Aufgaben aus:

• Überprüfung und Abgleich von Innovation Product Zertifikaten und Innovation Marketplace Registrierungsinformationen sowie Prüfberichten und Erstellung von Soll-Ist-Listen
• Erstellung von Einreichungsunterlagen wie Preisermittlungsgrundlage, Installationsbedingungen, Wartungsbestätigung, Pilotnutzungsplan usw.
• Erstellung von schriftlichen Anfragen an das Beschaffungsamt und öffentliche Einrichtungen und Überprüfung der Antwortinhalte
• Erstellung und Einreichung von Dokumenten für die Registrierung als Wettbewerber im National Marketplace, Direktherstellungsbestätigungsantrag usw.

Wenn Sie die Zulassung für innovative Produkte erhalten haben, aber keine Reaktion von öffentlichen Einrichtungen erfolgt, überprüfen Sie bitte die folgenden Punkte.

1. Stimmt der Produktumfang der Vollmacht mit den auf dem Marktplatz aufgeführten Komponenten überein?
2. Stimmen die Modellbezeichnungen im Prüfbericht, der Vollmacht und dem Katalog überein? Wenn nicht, gibt es eine Abweichungsübersicht?
3. Wurden die Installationskosten, Kommunikationskosten und Wartungskosten in den Marktpreisen separat aufgeführt?
4. Hat die Nachfrageinstitution Vorab-Testindikatoren zur Überprüfung der Leistung vorgeschlagen?
5. Haben Sie den Zeitplan für die Bedarfsabfragebekanntmachung überprüft und die Materialien 2–3 Wochen vorher angepasst?

Wenn Sie in Incheon·Songdo Probleme mit Beschaffung oder innovativen Produkten haben, empfehle ich Ihnen, die Dokumente vor der Veröffentlichung einmal abzustimmen.

Dies ist eine Geschichte, die zur Veranschaulichung zusammengestellt wurde.

Dies ist das Verwaltungsagent-Büro in Songdo, Incheon (POSCO Tower Songdo). Es behandelt Verwaltungsbeschwerden, Genehmigungen/Anmeldungen, Ein- und Ausreise von Ausländern (Visa, Aufenthalt), öffentliche Beschaffungsregistrierungsdokumente, regelmäßige Verwaltungsverwaltung. Nach der Zulassung innovativer Produkte werden auch die Marktplatzinformationen und die Vorbereitungsdokumente für die Bedarfsabfrage geprüft. Wenn Sie ähnliche Situationen interessiert, hinterlassen Sie gerne eine Anfrage.

• Adresse: 165, Convencia-doro, Yeonsu-gu, Incheon, POSCO Tower Songdo, 2697. Etage
• Telefon: 010-3374-2687
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