[Urkunden] Vollmacht und Siegelbescheinigung für Angehörige im Ausland — die Unterschriftsbestätigung wird nicht an Bevollmächtigte ausgestellt

3-Zeilen-Zusammenfassung

• Dokumente von Personen im Ausland können nicht von Familienangehörigen im Inland beschafft werden. Eine Bestätigung der Unterschriftenechtheit (본인서명사실확인서) kann nur von der Person selbst ausgestellt werden, und eine Beglaubigung (인감증명서) erfordert eine von einer Auslandsvertretung bestätigte Vollmacht für die Vertretungsweise.
• Reihenfolge der Einreichung: Überprüfung der erforderlichen Dokumente in der Bekanntmachung → Personen, die im Ausland leben, lassen sich bei einer Auslandsvertretung eine Vollmacht und eine Einverständniserklärung bestätigen → der inländische Vertreter lässt eine Beglaubigung ausstellen → Antragstellung → Ergänzung der Originaldokumente.
• Fristen: Bei Förderprogrammen gilt das Bekanntmachungsende als Referenz. Da der Postversand aus dem Ausland 2 bis 4 Wochen dauert, sollten Sie die Auslandsvertretung 3 bis 4 Wochen vor dem Stichtag reservieren.

Inhaltsverzeichnis

1. Warum kam das Einverständnisdokument zweimal zurück?
2. Das leerstehende Haus in Kanghwa und die Schwester in Ho-Chi-Minh-Stadt
3. Eine Bestätigung der Unterschriftenechtheit kann nicht durch einen Vertreter ausgestellt werden
4. Beglaubigung mit einer Vollmacht einer Auslandsvertretung
5. Unterschiede zwischen dem Baukataster und dem tatsächlichen Gebäude
6. Antragstellung vor Ablauf der Frist und Ergänzung der Originaldokumente
7. Meldung der Beseitigung nach dem Abriss
8. Prüfliste für Dokumente von Personen, die im Ausland leben

1. Warum kam das Einverständnisdokument zweimal zurück?

Warum kam dasselbe Einverständnisdokument zweimal vom Bezirksamt zurück? Das Formular war korrekt ausgefüllt, die Unterschrift war vorhanden, und alle Felder für den Antragsteller waren lückenlos ausgefüllt.

Ich bin ein Verwaltungsagent mit einem Büro in Yeonsu-gu, Songdo, Incheon. Ich möchte eine Anekdote aus meiner Arbeit erzählen. Die Erstellung und Einreichung von Dokumenten für Verwaltungsbehörden ist eine grundlegende Aufgabe des Verwaltungsagenten (행정사) gemäß Artikel 2 des „Gesetzes über Verwaltungsagenten“ (행정사법). Insbesondere sind in letzter Zeit vermehrt Anfragen von Familienangehörigen im Ausland, die Dokumente für inländische Behörden einreichen müssen, eingegangen. Die Dokumente selbst sind nicht schwierig. Schwierig ist, wer, wo und auf welche Weise die Unterschrift und die Bestätigung erhält.

Auch das Einverständnisdokument in dieser Geschichte war so. Es gab kein Problem mit dem Inhalt. Der Grund für die Rücksendung lag in den Bestätigungsdokumenten, die dem Einverständnisdokument beiliegen sollten.

2. Das leerstehende Haus in Kanghwa und die Schwester in Ho-Chi-Minh-Stadt

Der Mandant war ein Mann Anfang 30, der in Nam-dong-gu, Incheon, lebt. Er arbeitete in einem Logistikunternehmen und besuchte an den Wochenenden das Haus seiner Großmutter in Kanghwado. Nachdem seine Großmutter verstorben war, erbte sie es von seinem Vater, und vor 3 Jahren erbten er und seine Schwester das Haus und das Grundstück, nachdem auch sein Vater verstorben war. Die Eintragung ins Grundbuch war damals bereits erfolgt.

Das Haus stand seit über 10 Jahren leer. Die Dachschiefer waren gebrochen, und bei Starkregen ergoss sich Schlamm von der Seite der Zauneinfriedung des Nachbarn. Es gab mehrere Beschwerden von den Nachbarn, und das Bezirksamt informierte ihn, dass eine Förderung für die Beseitigung leerstehender Häuser (Abriss) ausgeschrieben worden sei. Er konnte einen erheblichen Teil der Abrisskosten durch eine Förderung erhalten. Ohne Förderung wäre er gezwungen gewesen, einen Großteil des Geldes zu verwenden, das er sich fast ein Jahr lang für seine Hochzeit angespart hatte.

Das Problem war seine Schwester. Seine Schwester arbeitete als Vertreterin eines koreanischen Unternehmens in Ho-Chi-Minh-Stadt, Vietnam, und ihre nächste Rückkehr war für das Sebn-Fest (Neujahrsfest) geplant. Die Frist für die Bekanntmachung endete Ende Oktober.

Der Mandant versuchte, es alleine zu machen. Er erhielt das Formular vom Bezirksamt, schickte es per E-Mail an seine Schwester, und seine Schwester schickte ihm das unterzeichnete Einverständnisdokument eingescannt zurück. Der Mandant ging mit dem Ausdruck zum Bezirksamt.

3. Eine Bestätigung der Unterschriftenechtheit kann nicht durch einen Vertreter ausgestellt werden

Die Antwort des Mitarbeiters des Bezirksamtes war einfach. Gemäß der Bekanntmachung waren die Originaleinverständniserklärungen aller Eigentümer des Gebäudes und die Beglaubigung oder die Bestätigung der Unterschriften des Eigentümers erforderlich. Der ausgedruckte Scan war kein Original, und die Bestätigungsdokumente fehlten.

Am nächsten Tag versuchte der Mandant, bei der Gemeinde eine Bestätigung der Unterschriftenechtheit (본인서명사실확인서) seiner Schwester zu erhalten. Er dachte, es würde funktionieren, da sie Familienangehörige waren. Aber eine Bestätigung der Unterschriftenechtheit kann nur von der Person selbst durch persönliche Vorsprache ausgestellt werden. Sie kann nicht durch einen Vertreter ausgestellt werden. Auch eine Beglaubigung kann durch einen Vertreter ausgestellt werden, aber es ist eine Vollmacht des Antragstellers erforderlich, und wenn der Antragsteller im Ausland lebt, muss diese Vollmacht von einer Auslandsvertretung bestätigt werden.

Als er zum zweiten Mal zum Bezirksamt ging, nahm er das Originaleinverständnisdokument mit, das seine Schwester per internationaler Post geschickt hatte. Diesmal war es ein Original, aber immer noch fehlten die Bestätigungsdokumente. Das Einverständnisdokument wurde erneut zurückgesendet.

Der Mandant reservierte einen Beratungstermin für den Freitagnachmittag der folgenden Woche. Er hatte die Bekanntmachung und die zurückgesandten Einverständniserklärungen per E-Mail geschickt, so dass er vor dem Treffen ungefähr wusste, was fehlte. Es verblieben 23 Tage bis zum Bekanntmachungsende.

4. Erhalt einer Inhaltsverzeichnisbestätigung über eine Vollmacht von einer Auslandsvertretung

Zuerst haben wir festgelegt, auf welche Weise die Dokumente erhalten werden sollten. Für seine Schwester, die nicht zurückkehren konnte, gab es zwei Möglichkeiten.

1. Eine Inhaltsverzeichnisbestätigung über eine Vollmacht von der Auslandsvertretung anfordern und zusenden lassen, und dann im Inland die Inhaltsverzeichnisbestätigung der Schwester durch den Mandanten stellvertretend erhalten lassen.
2. Die Einverständniserklärung selbst von der Auslandsvertretung bestätigen (beglaubigen) lassen und zusenden.

Die zweite Methode schien einfacher, aber in der Bekanntmachung hieß es, dass eine von der Auslandsvertretung bestätigte Einverständniserklärung die Inhaltsverzeichnisbestätigung ersetzt. Der Beamte antwortete am Telefon: “Es wird wahrscheinlich funktionieren”. Bei einer Angelegenheit, bei der die Frist zu beachten war, konnte man sich nicht auf “wahrscheinlich” verlassen. Deshalb haben wir die erste Methode als Standard gewählt und vereinbart, die zweite Methode auf eine schriftliche Antwort der Gemeinde zu warten. Wir haben einen Anfragebrief an die Gemeinde geschickt, in dem wir fragten, “ob eine von der Auslandsvertretung bestätigte Einverständniserklärung die Beifügung einer Inhaltsverzeichnisbestätigung ersetzen kann”. Wir haben die Frage schriftlich gestellt, weil wir einen Nachweis hätten, falls der zuständige Beamte wechselt oder an der Annahmestelle etwas anderes gesagt wird.

Wir haben eine Übersicht über die zu erledigenden Aufgaben an seine Schwester geschickt.

• Terminvereinbarung für den Besuch des Konsulats Ho-Chi-Minh-Stadt (Online-Termin, Reisepass erforderlich)
• Ausfüllen der Vollmacht für die Ausstellung der Inhaltsverzeichnisbestätigung und Konsularbestätigung. Genaue Angabe des Namens und der Personalausweisnummer des Bevollmächtigten (Mandanten) sowie des Verwendungszwecks der Inhaltsverzeichnisbestätigung.
• Gleichzeitig auch die Einverständniserklärung vom Konsul bestätigen lassen (als Reserve für die Antwort der Gemeinde).
• Die beiden Dokumente per internationaler Kurier an die Adresse des Mandanten versenden.

Dabei haben wir noch etwas überprüft. Seine Schwester hatte ihren Stempel bereits vor ihrer Abreise angemeldet. Wenn die Stempelanmeldung nicht erfolgt wäre, hätte sie zuerst die Stempelanmeldung über die Auslandsvertretung durchführen müssen, was mehr Zeit in Anspruch genommen hätte. Die erste Frage, die man bei Dokumenten von im Ausland lebenden Personen stellen muss, ist, ob ein Stempel im Inland angemeldet ist.

Seine Schwester besuchte das Konsulat am Dienstagvormittag, dem Termin mit der schnellsten Verfügbarkeit, und die Dokumente trafen in der folgenden Woche am Freitag ein. Der Mandant erhielt die Inhaltsverzeichnisbestätigung seiner Schwester am folgenden Montag im Bürgeramt.

5. Unterschiede zwischen dem Baukataster und dem tatsächlichen Gebäude

Während das Problem der Unterschriften gelöst wurde, tauchte ein weiteres Problem auf. Im Antragsformular für das Förderprogramm musste die Fläche des zu entfernenden Gebäudes angegeben werden. Im Baukataster war nur ein Wohnhaus mit einer Fläche von 52 m² eingetragen. Im Gegensatz dazu befanden sich auf den vom Mandanten geschickten Fotos vom Gelände ein mit Ziegeln gebauter Lagerraum und eine provisorische Toilette.

Der Mandant wollte den Lagerraum ebenfalls abreißen lassen. Wenn dies angegeben worden wäre, hätte dies wahrscheinlich zu einer Nachfrage geführt, da die angegebene Fläche im Antrag nicht mit der Fläche im Kataster übereinstimmen würde. Ob Nebengebäude, die nicht im Kataster verzeichnet sind, in den Förderbereich aufgenommen werden können, war allein aus der Bekanntmachung nicht ersichtlich.

Im Antrag wurde nur das Wohnhaus mit 52 m² gemäß dem Kataster angegeben. Stattdessen wurden 6 Fotos vom Gelände und ein Lageplan als Anlage beigefügt, um zu verdeutlichen, dass sich der Lagerraum und die Toilette auf demselben Grundstück befinden, und um eine Prüfung zu beantragen, ob sie in den Förderbereich fallen. Wir haben die Gemeinde mit den Materialien versorgt, die sie zur Beurteilung benötigt, damit es bei der Vor-Ort-Kontrolle nicht zu Änderungen kommt.

Zu dieser Zeit brachte der Mandant einen Beutel mit Säubern von den Säulenbäumen im Hof des Hauses seiner Großmutter ins Büro. Er sagte, er solle sie eine Woche lang ans Fenster stellen, damit sie nachreifen können. Tatsächlich haben wir sie eine Woche später gegessen, und sie waren ziemlich süß.

6. Empfang der Antwort der Gemeinde vor Ablauf der Frist und Ergänzung der Originaldokumente

Die schriftliche Antwort der Gemeinde kam 9 Tage vor Ablauf der Frist. Darin hieß es, dass auch eine von der Auslandsvertretung bestätigte Einverständniserklärung akzeptiert wird. Da wir bereits die Inhaltsverzeichnisbestätigung erhalten hatten, sollten wir beide Dokumente einreichen. Es ist besser, Dokumente übrig zu haben, als zu wenig zu haben.

Die einzureichenden Dokumente wurden wie folgt zusammengefasst:

Die Einreichung erfolgte 7 Tage vor Ablauf der Frist. Am Tag der Einreichung forderte der Beamte einen neuen Flurkarte mit einem neueren Ausstellungsdatum. Dies war der Fall, da es sich um ein Dokument handelte, das beim ersten Besuch der Gemeinde durch den Mandanten ausgestellt worden war. Es wurde an diesem Tag mit einer automatischen Bürgeramt-Ausgabemaschine neu ausgestellt und ersetzt. Solche Probleme treten häufiger auf, je länger die Dokumente zusammengetragen werden. Bei Anträgen mit Fristen sollte man zuerst die Ausstellungsdatum-Anforderungen in der Bekanntmachung überprüfen.

7. Abriss nach der Meldung der vollständigen Zerstörung

Die Auswahl wurde Mitte November bekannt gegeben. Das Wohnhaus wurde für die Förderberechtigung ausgewählt, und das Lagerhaus und die Toilette wurden nach einer Vor-Ort-Besichtigung in den gleichen Bauablauf einbezogen. Die zuvor eingereichten Fotos und Pläne als separate Anlagen wurden direkt als Vor-Ort-Besichtigungsmaterial verwendet.

Der Abriss wurde Anfang Dezember abgeschlossen. Übrig blieb die Meldung der vollständigen Zerstörung. § 34 des 「Gesetzes über die Verwaltung von Bauwerken」 (건축물관리법) schreibt vor, dass der Verwalter eines Bauwerks innerhalb von 30 Tagen ab dem Tag der vollständigen Zerstörung einen Bericht über die vollständige Zerstörung einreichen muss. Es handelt sich um den Vorgang, ein Gebäude aus dem Bauwerksregister zu entfernen. Gemäß Absatz 2 der gleichen Vorschrift gilt eine Meldung der vollständigen Zerstörung als erfolgt, wenn eine vollständige Demontage durchgeführt und ein Bericht über den Abschluss der Demontagearbeiten eingereicht wurde, aber es musste separat überprüft werden, ob die Demontage im Rahmen eines Förderprogramms automatisch eine solche Meldung auslöst. Auch für diese Meldung war die Vollmacht von zwei Miteigentümern erforderlich, aber da die anfänglich von der Schwester erhaltene Vollmacht die Demontage und die anschließende Meldung der vollständigen Zerstörung umfasste, war es nicht notwendig, Dokumente erneut über die Landesgrenzen hinweg zu senden.

Bei Auslandsaufenthalten dauert es 2 Wochen, bis ein Dokument ein- und wieder aus dem Ausland kommt. Wenn Sie bei der Erteilung der ersten Vollmacht den Umfang der Vollmacht so festlegen, dass er alle erforderlichen nachfolgenden Verfahren umfasst, können Sie die Anzahl der Hin- und Rücksendungen reduzieren.

Die Schwester, die während des chinesischen Neujahrsfestes zurückkehrte, besuchte den Hof, auf dem nur noch ein Apfelbaum auf dem freien Gelände stand. Der Mandant plant, im Frühjahr einen kleinen Gemüsegarten auf diesem Grundstück anzulegen.

8. Prüfliste für die Einreichung von Dokumenten durch Personen mit Auslandsaufenthalt

Wenn Sie Dokumente an eine inländische Behörde zusammen mit Familienmitgliedern im Ausland einreichen müssen, überprüfen Sie zunächst Folgendes:

1. Wie die Anforderungen in der Bekanntmachung und den Anleitungen in Bezug auf die Einreichung von Beglaubigungen (Injangjeungmyeongseo), Bestätigungen der Unterschrift (Bonsinseo myeongsil haksinseo) und Originalen aussehen.
2. Ob die Person mit Auslandsaufenthalt in Deutschland einen Stempel registriert hat (falls nicht, zuerst eine Stempelregistrierung über eine Auslandsvertretung).
3. Berechnen Sie die Terminreservierung für den Besuch der Auslandsvertretung und die internationale Postlaufzeit rückwärts vom Fälligkeitstermin.
4. Ob die Vollmacht den Umfang der Vollmacht für nachfolgende Verfahren (Meldung, Ergänzung, Empfang) umfasst.
5. Ob die Dokumente einen Gültigkeitszeitraum ab Ausstellungsdatum haben.

Da die Voraussetzungen und akzeptierten Dokumente je nach Behörde und Programm unterschiedlich sind, ist eine individuelle Überprüfung für jeden Fall erforderlich.

Dies ist eine Geschichte, die erstellt wurde, um das Verständnis zu erleichtern.