Sono un agente amministrativo con un ufficio a Songdo, Yeonsu-gu, Incheon. Vorrei condividere un episodio che ho vissuto durante il mio lavoro.
Quel giovane disse di aver segnato per la prima volta sulla sua agenda la data di arruolamento, il giorno in cui l'ha ricevuta.
Solo un anno e mezzo fa, le stesse lettere erano state scritte tre volte su quella agenda. Revisione.
Due di quelle tre volte potrebbero essere state superflue. Non era per via delle condizioni fisiche. Era perché i documenti che dimostravano le sue condizioni fisiche mancavano ogni volta.
## Lettere Scritte Tre Volte nel Calendario
Il primo contatto è arrivato dalla madre. Era un'email e conteneva due allegati. Erano fotografie dell'avviso dei risultati della visita medica per la leva militare e dell'avviso per la visita medica di controllo.
Il corpo del testo era breve. Il figlio aveva ricevuto di nuovo il grado 7, e se dovesse succedere di nuovo la prossima volta, non potrà più richiedere un periodo di sospensione degli studi.
Guardando l'avviso, era la seconda volta che riceveva il grado 7. Aveva ricevuto il grado 7 nella prima visita e ha fatto una visita medica di controllo, e in quella visita di controllo è uscito di nuovo il grado 7. E la data della terza visita di controllo era fissata a due mesi di distanza.
Il figlio aveva ventidue anni e aveva terminato il terzo anno di università ed era in periodo di sospensione degli studi. Il periodo di sospensione degli studi stava per finire. Se il problema della leva militare non fosse risolto, non si potrà stabilire né il rientro all'università, né l'arruolamento, né i piani per il periodo intermedio.
Ha detto che anche la selezione per lo scambio studentesco era stata rimandata una volta. Era stato selezionato, ma non si poteva fissare la data di partenza a causa dell'impossibilità di definire la sua situazione militare. Poteva fare solo lavori a breve termine perché non poteva contratti di lunga durata.
Quello che desiderava non era un grado specifico. Nella prima consulenza, ha detto: "Mi piacerebbe che ci fosse una conclusione da qualche parte".
Quelle parole hanno determinato la direzione di questo caso.
La prima consulenza è avvenuta nel pomeriggio del giorno prenotato. La madre e il figlio sono venuti insieme. Quando ho iniziato la consulenza, ho deciso subito una cosa: il soggetto principale di questa vicenda è il figlio.
La preoccupazione della madre era grande e la maggior parte delle domande le faceva lei. Tuttavia, la visita medica per la leva militare è affare suo, e anche la persona che si siede alla visita è lui. Anche rispondere alle domande del medico durante la visita di controllo è affare suo. Quindi, a metà della consulenza, ho iniziato a porre direttamente a lui le domande. Quando sono comparsi per la prima volta i sintomi, quali ospedali ha frequentato in quale ordine, come sta adesso.
All'inizio, ha risposto brevemente. Dalla seconda domanda, le risposte sono diventate un po' più lunghe. E nella terza domanda, è emerso il nome di un ospedale che nemmeno la madre conosceva. Era un posto dove era stato per un breve periodo mentre viveva nel campus universitario.
Se non gli avessi chiesto direttamente, quell'ospedale sarebbe stato omesso dalla cartella clinica.
## Ciò che significa la classificazione di 7° grado
Le classi di idoneità fisica durante l'esame di idoneità militare sono divise da 1° a 7°. Approssimativamente, la classe 1° - 3° corrisponde al servizio militare attivo, la classe 4° alla riserva di servizio, la classe 5° al lavoro militare in tempo di guerra, e la classe 6° all'esenzione dal servizio militare.
E il 7° grado è un po' diverso. Il 7° grado è uno stato in cui non è possibile determinare una classificazione. È una classe che considera difficile determinare una classificazione nel momento attuale a causa di una malattia o della storia dei trattamenti, e richiede un nuovo esame dopo un certo periodo di tempo.
Quindi, il 7° grado non è un risultato, ma una sospensione. E se la sospensione si ripete, il tempo di una persona si ferma.
I motivi per cui ha ricevuto due volte la classificazione di 7° grado erano brevemente indicati nell'avviso. Era inteso come una necessità di verificare la storia dei trattamenti. Sembrava che il medico responsabile della classificazione non avesse abbastanza dati per giudicare lo stato attuale.
Abbiamo chiarito una cosa in particolare. La determinazione della classe di idoneità fisica è una decisione dell'Ufficio di Mobilizzazione. Gli agenti amministrativi non effettuano giudizi medici. Ciò che possiamo fare è aiutare a preparare tutti i materiali necessari per la classificazione in modo completo e in un ordine facile da leggere.
Ho spiegato questo limite il primo giorno. La madre sembrava un po' delusa, mentre il figlio ha annuito.
Nello stesso giorno, abbiamo deciso un'altra cosa: come gestire i registri medici.
I registri medici sono informazioni sensibili. Contengono diagnosi, dettagli del trattamento e risultati degli esami. Pertanto, l'originale viene conservato dal diretto interessato e il nostro studio riceve solo copie necessarie per l'organizzazione. Le copie verranno utilizzate solo per questo scopo e, al termine del lavoro, verranno restituite al diretto interessato o distrutte. Abbiamo fatto scrivere questo in un documento e abbiamo ottenuto una firma.
Potrebbe sembrare una procedura formale, ma c'è una ragione. La persona che prepara i materiali per la classificazione dell'idoneità fisica espone generalmente la propria storia clinica a qualcun altro per la prima volta. Chiarire dove e come verranno conservati questi registri rende la successiva conversazione molto più facile.
In effetti, dopo aver ottenuto la firma, il figlio ha mostrato senza esitazione le foto dei sacchetti di medicinali sul suo cellulare.
## L'avevo già fatto da solo due volte Lui aveva già fatto due controlli. Entrambe le volte si era preparato da solo.
La prima volta che sono andato a ricontrollare, ho portato con me solo un certificato medico rilasciato dal mio ambulatorio locale. Era un certificato con diagnosi e data. Il medico esaminatore ha chiesto se avessi dei documenti che mostrassero l'andamento del trattamento, e io ho risposto di no. Il risultato è stato di nuovo un livello 7.
La seconda volta che sono andato a ricontrollare, mi sono preparato un po' di più. Ho portato con me un parere rilasciato da un ospedale universitario. Tuttavia, quel parere conteneva solo i dettagli di una recente visita. Non includeva il momento dell'insorgenza, i cambiamenti nei risultati dei trattamenti e degli esami precedenti. Il risultato è stato di nuovo un livello 7.
L'ho portato con sé entrambi i documenti, ma entrambi i documenti non erano quelli che rispondevano alle domande necessarie per la valutazione.
Ci sono tre cose che il medico esaminatore vuole sapere di solito. Da quando sei in queste condizioni? Che tipo di trattamento hai ricevuto finora? Qual è la tua condizione attuale e come pensi che andrà in futuro? Un certificato medico risponde solo a una parte della prima domanda.
Mi restavano due mesi per la terza volta che sono andato a ricontrollare.
Due mesi sembrano tanti. Ma calcolando a ritroso, non lo erano.
L'appuntamento all'ambulatorio dell'ospedale universitario era fissato solo tra tre settimane. Per ottenere il parere, dovevo prima fare quella visita. Alcuni ospedali rilasciano i risultati degli esami lo stesso giorno della visita, mentre altri impiegano alcuni giorni dopo la richiesta. Gli specialisti hanno chiesto una settimana per redigere il parere.
Quindi ho scritto le date a ritroso dalla data del ricontrollo. Ricezione di tutti i documenti entro una settimana prima del ricontrollo. Richiesta del parere entro la settimana precedente. Visita all'ambulatorio dell'ospedale universitario prima di allora. E c'erano due cose da fare subito: prenotare un appuntamento all'ambulatorio dell'ospedale universitario e richiedere una copia della cartella clinica dal mio ambulatorio locale e dallo specialista.
Quella sera, mio figlio ha fissato l'appuntamento all'ospedale universitario. Quattro nuove date sono state aggiunte al calendario. Questa volta, il calendario non aveva solo la parola "ricontrollo".
## Era già scritto nel documento informativo
La prima cosa che ho fatto durante la prima consulenza è stata rileggere il documento informativo per il controllo medico.
Il documento informativo indicava i documenti da portare al controllo. C'erano le istruzioni che i materiali necessari variano a seconda della malattia e l'indicazione di preparare cartelle cliniche, risultati degli esami, ecc. L'ha ricevuto due volte e, entrambe le volte, ha guardato solo la data e il luogo nella parte superiore.
Non è raro. I documenti amministrativi di solito hanno un programma nella prima riga e gli articoli importanti sono in piccoli caratteri nella parte inferiore. Le persone pensano di aver letto l'intero documento informativo nel momento in cui verificano il programma.
La cosa successiva che ho fatto è stata organizzare gli elementi da chiedere al servizio di leva militare. Che tipo di materiali sono necessari per la valutazione in relazione alla sua malattia, se sono necessari originali o copie, se c'è un criterio di data di emissione. I materiali richiesti possono variare a seconda della malattia e l'ordine è quello di verificarlo, non di indovinarlo.
Lui ha fatto le chiamate direttamente. Preferisce verificare lui stesso perché le risposte sono più accurate e può farlo da solo la prossima volta che si presenterà la stessa domanda. Ho scritto un elenco di domande su un foglio e lui le ha prese appuntando le risposte durante la chiamata.
La chiamata è durata quindici minuti. In quei quindici minuti si è delineata la struttura dei documenti da preparare.
C'era un'altra domanda nell'elenco delle chiamate. Se fosse possibile posticipare l'appuntamento per il controllo medico. Era una domanda in previsione di quando la preparazione dei documenti sarebbe stata stretta.
La risposta era che potrebbe essere possibile a seconda delle circostanze. Tuttavia, abbiamo deciso di non posticiparlo. Il suo obiettivo era la conclusione e, se l'appuntamento fosse stato posticipato, anche la conclusione sarebbe stata posticipata. La modifica del programma è stata lasciata come ultima carta da usare quando i documenti non possono assolutamente essere preparati in tempo.
Sapere di avere delle opzioni e non usarle, e non saperle usare, sono due cose diverse. Sapere di avere delle opzioni ti impedisce di sentirti ansioso anche se il programma è stretto.
## Ho allineato le cartelle cliniche in una riga
Poi è arrivato il compito che ha richiesto più tempo. Raccogliere e allineare le cartelle cliniche in una riga.
Ha frequentato tre strutture mediche. Il primo ambulatorio vicino a casa quando sono comparsi i primi sintomi, l'ospedale universitario dove ha effettuato accertamenti approfonditi e, successivamente, lo studio medico specializzato dove ha ricevuto cure continue. Solo combinando le cartelle di tutte e tre le strutture si poteva avere una visione dalla comparsa dei sintomi ad oggi.
Innanzitutto ho creato una tabella su un foglio A4. C'erano quattro colonne: data, struttura medica, contenuto della visita o dell'esame e nome del documento per il quale è stata richiesta la cartella. Ho compilato le date raccogliendo i suoi ricordi, i messaggi di prenotazione sul suo cellulare e le foto delle confezioni di farmaci.
Questa tabella ha fatto da modulo di richiesta. Era sufficiente andare in ogni ospedale e chiedere una copia della cartella clinica e i risultati degli esami di quella data. Se si chiedessero genericamente tutte le cartelle, l'ospedale sarebbe in difficoltà e chi le riceve dovrebbe trasportare centinaia di pagine.
Spesso è necessario che la copia della cartella clinica venga richiesta direttamente dalla persona interessata. Per questo motivo, ho fatto io la visita all'ospedale. Invece, ho pianificato l'itinerario, indicando quali ospedali visitare e in quale ordine, in modo da poterne visitare due al giorno.
Una volta raccolte tutte le cartelle cliniche, il suo percorso di cura è apparso come un flusso continuo: insorgenza della malattia, esami, inizio del trattamento, due modifiche al farmaco, le sue condizioni recenti. E una cosa è emersa. I risultati degli esami ricevuti dopo la seconda revisione mostravano al meglio le sue condizioni più recenti.
Questi risultati degli esami erano nel suo cassetto. Ha detto di non essersi reso conto di doverli portare con sé al controllo.
Durante la raccolta delle cartelle cliniche, ci sono stati anche degli intoppi. Il medico che frequentava durante il periodo in cui viveva nel campus aveva cambiato il sistema informatico e l'emissione delle vecchie cartelle cliniche richiedeva più tempo.
In questi casi, aspettare semplicemente farebbe deragliare la pianificazione. Quindi, ho prima confermato le date di visita. Consultando la cronologia dei trattamenti sanitari, si può vedere quando e in quali strutture sanitarie si è usufruito dei servizi. Con questi dati, ho verificato le date di visita durante il periodo in cui viveva nel campus e ho richiesto al medico solo le cartelle cliniche relative a quelle date. Riducendo l'ambito, l'emissione è stata completata in tre giorni.
Anche i nomi dei documenti variavano da ospedale a ospedale. Alcuni dicevano "copia della cartella clinica", altri "registro della storia clinica" e altri ancora suggerivano prima un "certificato di trattamento". Se i nomi sono diversi, anche i contenuti possono essere diversi. Pertanto, ho chiesto a ciascun ospedale di chiedere prima quali informazioni fossero incluse prima di essere rilasciate: se includevano la data e i dettagli del trattamento, o i valori degli esami.
Non abbiamo mai richiesto lo stesso documento due volte. Questa singola verifica ha evitato due o tre visite all'ospedale.
## Richiesta di un parere medico
Una volta raccolti i referti medici, mancava un'ultima cosa. Si trattava del parere medico del curante attuale.
Qui si verifica spesso un errore. Il paziente chiede al medico di "scrivere qualcosa di buono per il servizio militare". Non bisogna fare questa richiesta. Il medico scrive solo la verità, e un parere medico che non corrisponde alla realtà è un problema di per sé. Soprattutto, una richiesta del genere mina la credibilità della decisione.
È invece necessario comunicare con precisione cosa serve. Quindi, ha riassunto in due righe cosa dire nello studio medico. Che è necessario un parere medico da presentare alla visita medica per il servizio militare. E che indicare la data di insorgenza, il decorso del trattamento fino ad oggi, lo stato attuale e il piano di trattamento futuro sarebbe d'aiuto per la decisione.
Spetta al medico decidere come scrivere il contenuto. Quello che abbiamo fatto è stato comunicare l'elenco degli elementi che devono essere inclusi nel parere medico.
Sembra che il medico abbia annuito dopo aver visto l'elenco. Ha detto che l'ultima volta ci ha chiesto solo il parere medico senza questa spiegazione, quindi ha scritto solo gli ultimi referti medici.
Il motivo per cui il parere medico portato alla seconda visita era breve era proprio questo. Il medico non sapeva cosa scrivere.
## Ragioni senza esagerazioni
Mentre organizzavo i documenti, mia madre mi ha chiesto una volta se avrebbe dovuto includere anche vecchie cartelle mediche relative a sintomi diversi.
Non l'ho fatto. Mescolare cartelle non pertinenti alla malattia oggetto della valutazione può far perdere al lettore il filo del discorso. E allegare numerose cartelle non pertinenti può essere interpretato come un tentativo di gonfiare la situazione, indipendentemente dalle intenzioni.
Questo è particolarmente vero per i documenti di valutazione militare. La valutazione si basa sullo stato reale e i documenti falsi o esagerati non solo compromettono l'affidabilità della valutazione, ma possono anche creare problemi a sé stanti. Il nostro obiettivo non era una valutazione favorevole, ma una valutazione accurata.
Anche lui lo desiderava. In ogni caso, la conclusione. Dati accurati accelerano la conclusione. Dati insufficienti portano al rinvio e i dati gonfiati suscitano sospetti. Entrambi ritardano la conclusione.
Quindi, il principio del raccoglitore di documenti era uno solo: solo i documenti relativi alla malattia oggetto della valutazione, in ordine cronologico e senza omissioni.
Alla fine della consulenza, mia madre mi ha chiesto silenziosamente un'altra cosa: cosa avremmo fatto se fosse riemerso il "chilgeop" (칠급) anche questa volta.
Non potevo rispondere a quella domanda con documenti. La valutazione non è nostra responsabilità. Invece, le ho detto: "Questo raccoglitore di documenti è stato creato per rispondere a tutte le domande necessarie affinché il medico valutatore possa giudicare". Se dovesse comunque uscire un rinvio, allora possiamo vedere le ragioni indicate nel risultato della valutazione e riorganizzare la sequenza di conseguenza.
L'ansia cresce di solito quando non si conosce il passo successivo. Sapere che c'è un passo successivo fa sentire le persone un po' più sollevate. Quella sera, mia madre si è alzata per prima, prima di me.
## Preparazione dei Documenti per la Rivalutazione La sera prima della rivalutazione, ho finalizzato l'organizzazione della rilegatura dei documenti.
Un riassunto di una pagina è stato aggiunto all'inizio. Data di insorgenza, durata del trattamento per istituzione medica, data dell'ultimo esame, elenco dei documenti allegati. Sotto il riassunto, sono stati assegnati numeri di riferimento agli allegati. Il riassunto non conteneva diagnosi o giudizi. Elencava solo date, istituzioni e nomi dei documenti.
Successivamente, sono stati disposti in ordine cronologico le copie delle cartelle cliniche, i risultati degli esami e i pareri. I documenti per i quali era necessaria l'originale e quelli per i quali era sufficiente una copia sono stati separati, e gli originali sono stati inseriti in una busta separata. In modo che si potessero verificare gli originali allo sportello e restituirli.
E gli ho chiesto una cosa. Quando il medico che ha effettuato la valutazione ha posto delle domande, rispondere a memoria, senza guardare i documenti. I documenti servono a supportare la memoria, non a sostituirla. Per assicurarsi che le risposte non siano in contrasto con i documenti, è sufficiente leggerli più volte.
Ha detto di aver letto il riassunto di una pagina tre volte quella sera.
La mattina del giorno della revisione, ha detto di essere arrivato trenta minuti prima dell'orario previsto. C'erano diversi uomini della sua età nella sala d'attesa. Alcuni avevano buste con documenti, altri non avevano nulla.
Il medico che ha effettuato la valutazione ha detto di aver sfogliato la cartella clinica dall'inizio alla fine. Si è fermato su una pagina del riassunto, ha sfogliato rapidamente le successive e si è fermato di nuovo sui risultati dell'ultimo esame. E ha posto due domande. Qual era il motivo per cui aveva cambiato i farmaci di recente? Quali erano le difficoltà che stava riscontrando nella sua vita quotidiana?
Entrambe le domande erano domande a cui si poteva rispondere dalla cartella clinica. Ha risposto senza guardare i documenti. Grazie al fatto di averli letti tre volte la sera prima.
Durante la valutazione, i documenti non sostituiscono le parole. Sostengono solo le parole affinché non vacillino.
La revisione si è svolta al mattino. Nel pomeriggio è arrivato un messaggio. Ha detto che tutti i documenti erano stati accettati e che questa volta si sentiva diverso.
## Percorso in Caso di Disaccordo con la Decisione
In questo caso non l'abbiamo utilizzato, ma durante la consulenza mi ha chiesto: cosa fare se anche questa volta il risultato non fosse comprensibile?
Ho spiegato due percorsi. Uno è quello di richiedere una nuova decisione o di chiedere una modifica della disposizione, all'interno delle procedure previste dal decreto legislativo sul servizio militare. Le procedure e i termini per la richiesta variano a seconda della ragione e del periodo, quindi è necessario verificare l'idoneità presso l'ufficio locale del servizio militare competente.
L'altro è quello di contestare la decisione sul servizio militare considerandola un atto amministrativo. Il termine di prescrizione previsto dalla "Legge sull'amministrazione giudiziaria" è entro novanta giorni dalla data in cui si è a conoscenza della disposizione. Se si supera il termine, l'opportunità di contestare scompare.
Entrambi i percorsi hanno un punto in comune. Il tempo inizia a scorrere dalla data di ricezione della notifica. E in entrambi i casi, il fascicolo di documenti creato questa volta diventa il punto di partenza.
Ha detto che avrebbe iniziato a segnare la data dalla ricezione della notifica. Questa volta non c'era bisogno.
## Tessera Studentesca in una Scatola di Bevande
C'è stato un piccolo imprevisto in questa vicenda.
La settimana prima del controllo, ha lasciato una scatola di bevande nel nostro ufficio. Anche se ha detto che non serviva, ha insistito a lasciarla.
La mattina seguente, abbiamo ricevuto una telefonata. Aveva perso la tessera studentesca e voleva sapere se ce l'avevamo. Abbiamo cercato, ma non l'abbiamo trovata. L'abbiamo scoperta mentre aprivamo la scatola di bevande nel pomeriggio. La tessera studentesca era incastrata tra la scatola e il cellophane.
Sembra che l'abbia posizionata sopra la scatola mentre la trasportava e poi l'abbia sigillata con il nastro adesivo. È venuto quella sera a cercare la tessera studentesca, ne ha preso una bevanda e se ne è andato.
Da allora, ho scritto a penna una riga accanto al riepilogo sulla prima pagina del raccoglitore: "Ricordarsi di portare la carta d'identità". Se si dimentica la carta d'identità il giorno del controllo, anche se i documenti sono perfetti, è inutile.
## Risultati
Nella terza visita di controllo, il grado è stato confermato. Non è stato un giudizio definitivo di grado 7. Non indicherò il grado specifico. Il giudizio è determinato dal servizio di coscrizione in base allo stato di salute individuale, e il grado stesso non è il punto focale di questa storia.
Il punto è che la sospensione è finita. Dopo un anno e mezzo e tre visite di controllo annotate, è comparso un carattere diverso per la prima volta.
Ha verificato il programma di servizio in base al giudizio e ha ricevuto la data di arruolamento prima della fine del periodo di sospensione degli studi. Sembra che abbia deciso di ripresentare domanda per il programma di scambio dopo aver completato il servizio. Conosceva i criteri di selezione in anticipo.
L'intero periodo è stato di circa due mesi e mezzo, a partire dalla prima email. La preparazione dei documenti ha richiesto un mese e mezzo, e il tempo di attesa per la visita di controllo è stato il resto.
C'è una cosa da annotare. Tra i documenti che ho portato all'ultima visita di controllo, il più decisivo non era un documento nuovo. Era il referto dei test che ho ricevuto dopo la seconda visita di controllo e ho conservato nel cassetto. Avevo già i materiali necessari. Mancava solo di arrivare al luogo del giudizio.
Nelle procedure amministrative, la sospensione di solito non è dovuta alla mancanza di qualcosa, ma al fatto che qualcosa non sia al suo posto.
C'è una cosa che mi disse durante la nostra ultima telefonata. Che, qualunque fosse stato il risultato, avrei potuto accettarlo questa volta. Perché avrei fatto tutto il possibile. Le procedure amministrative consumano le persone più per il tempo intercorso che per il risultato stesso. Terminare quel tempo è la parte più sostanziale di questo lavoro.
## Alcune Considerazioni Utili
Se state per affrontare una revisione medica, ecco un possibile ordine di priorità.
① Leggete attentamente la sezione "Documenti necessari" nell'avviso. I documenti richiesti, elencati sotto la data, possono influenzare la decisione. I documenti necessari variano a seconda della malattia, quindi è consigliabile verificarli direttamente con l'ufficio arruolamento competente per una maggiore precisione.
② Ordinate i vostri referti medici in ordine cronologico, dall'insorgenza alla situazione attuale. Trasformarli in una tabella con data, struttura sanitaria, contenuto della visita e nome del documento rilasciato, vi fornirà una richiesta di rilascio per ogni ospedale.
③ Comunicate al medico gli elementi che devono essere inclusi nel parere medico. Data di insorgenza, storia del trattamento, stato attuale e piani futuri. Il medico scriverà i fatti come sono. Non chiedete di scrivere in modo favorevole.
④ Non includete informazioni irrilevanti. Potrebbero confondere il quadro e far sembrare la situazione esagerata. Includete solo i documenti relativi alla malattia oggetto della revisione, in ordine cronologico.
⑤ Annotate la data non appena ricevete la notifica. Le procedure in caso di disaccordo con la decisione e il periodo di tempo per presentare un ricorso amministrativo iniziano tutti con la notifica.
La classe di idoneità fisica per il servizio militare e la revisione medica, i requisiti e le scadenze di queste procedure variano a seconda della causa e del periodo di tempo e cambiano frequentemente. I requisiti variano a seconda del caso, quindi è necessario verificare individualmente con l'ufficio arruolamento locale.
Questo caso è una storia ipotetica ricostruita a scopo illustrativo e i nomi dei personaggi, i nomi commerciali, i nomi dei luoghi e le cifre non sono collegati a persone o eventi specifici.
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