3 줄 Riassunto > - La registrazione di un'associazione non profit non è un'autorizzazione, ma una registrazione, ma è necessario dimostrare documentalmente i requisiti dell'articolo 2 della "Legge di supporto alle associazioni non profit". Il punto chiave è avere un numero di membri permanenti di oltre 100 e una storia di attività di pubblica utilità negli ultimi 12 mesi. > - Il numero di iscritti a un caffè online è debole come prova di membri permanenti. È necessario abbinare moduli di richiesta di iscrizione, elenchi dei membri e registrazioni di partecipazione alle attività. > - L'ordine è controllo dello statuto → riscrittura dell'elenco dei membri → organizzazione della storia delle attività → piano aziendale e bilancio → presentazione alla competente autorità di registrazione. Se si punta a partecipare a bandi di finanziamento, è necessario che il certificato di registrazione sia disponibile prima della pubblicazione.
Indice 1. La registrazione di un'associazione non profit: dimostrare è più difficile che contare 2. 1.400 membri del caffè e 100 membri permanenti 3. Una storia di attività di pubblica utilità per più di un anno: trasformare un album fotografico in un record 4. Due punti fermi nello statuto: foto delle elezioni e profitti dalla merce 5. L'autorità di registrazione non era il comune 6. Documenti e presentazione della domanda di registrazione di un'associazione non profit 7. Dopo aver ottenuto il certificato di registrazione: manutenzione e checklist
## 1. La registrazione di un'associazione non profit: dimostrare è più difficile che contare
Sono un agente amministrativo che lavora a Songdo, Incheon. Vorrei condividere un episodio che ho vissuto durante il mio lavoro.
Nella documentazione amministrativa, è molto più difficile dimostrare che contare. Questo è esattamente il caso della registrazione di un'associazione non profit.
L'articolo 2 della "Legge di supporto alle associazioni non profit" stabilisce sei requisiti per le associazioni non profit. Questi includono che i beneficiari diretti del progetto siano un numero indeterminato di persone, che i membri non condividano i profitti, che non supportino o si oppongano a un partito politico specifico o a un candidato eletto, che non diffondano la dottrina religiosa come scopo principale, che il numero di membri permanenti sia superiore a 100, che ci sia una storia di attività di pubblica utilità negli ultimi 12 mesi e che, se l'organizzazione non è una società, ci sia un rappresentante o un amministratore. In poche parole, significa che deve essere un'organizzazione a cui appartengono effettivamente più di 100 persone e che opera costantemente a scopo di pubblica utilità.
Sembra semplice solo leggendo l'articolo. Il gruppo della storia che sto per raccontare pensava anche questo all'inizio. Avevano 1.400 membri in un caffè online e stavano operando da 3 anni.
## 2. 1.400 Membri del Gruppo e 100 Membri Costituenti Stabili
Il primo contatto è arrivato via email. Si è presentata come segretaria di un gruppo che raccoglie persone per pulire spiagge e parchi di Incheon due volte al mese. Era una dipendente d'ufficio sui trent'anni, che si occupava degli annunci del gruppo e del noleggio delle attrezzature ogni fine settimana.
C'era una ragione per cui voleva accelerare la registrazione. Il gruppo aveva acquistato le attrezzature con i soldi versati dai membri. Pinze, sacchi, guanti, giubbotti di sicurezza. Con l'aumento del numero di persone ogni anno, era diventato frequente che il costo delle attrezzature fosse pagato prima con la carta di credito personale della segretaria. Voleva candidarsi al bando del progetto di supporto alle attività di interesse pubblico del Comune e del Ministero della Sicurezza Pubblica all'inizio del prossimo anno, ma il requisito di ammissibilità era quello di essere una associazione non profit registrata.
La segretaria aveva già provato a preparare la documentazione da sola. Ha fatto uno screenshot della schermata del numero di membri del gruppo e ha allegato alcune foto delle attività, chiedendo informazioni all'ufficio reclami del Comune. La risposta che ha ricevuto è stata in due punti: la registrazione delle associazioni non profit non è di competenza del Comune, e il numero di membri deve essere verificato tramite un elenco dei membri.
Il giorno dell'appuntamento, la segretaria e il rappresentante sono arrivati insieme. Il rappresentante era uno studente di dottorato sui vent'anni, ed era stato lui a creare il gruppo.
La prima cosa che abbiamo verificato è stata "cosa significa essere un membro". Iscriversi al gruppo è semplice come un clic. Ci sono persone che si sono iscritte e non hanno mai partecipato ad alcuna attività, persone che si sono trasferite in altre regioni, e anche account a scopo pubblicitario. L'ente di registrazione non può considerare questo numero come base per i membri costituenti stabili. I membri costituenti stabili dovrebbero essere considerati come persone che si sono iscritte al gruppo in conformità con lo statuto dell'associazione e mantengono lo status di membro.
Quindi abbiamo stabilito i seguenti criteri:
- Scrivere i requisiti di ammissione e la procedura di iscrizione nello statuto.
- Ottenere nome, contatto, data di iscrizione e consenso alla raccolta dei dati personali nel modulo di domanda di iscrizione.
- Inserire prioritariamente nell'elenco coloro che hanno una registrazione di partecipazione ad almeno un'attività nell'ultimo anno.
Tra i 1.400 membri del gruppo, circa 280 avevano una registrazione di partecipazione nell'ultimo anno. Abbiamo inviato il modulo di domanda di iscrizione tramite annunci del gruppo e chat di gruppo ai membri. Tre settimane dopo, abbiamo raccolto 163 moduli firmati.
163 è più di 100. Tuttavia, ho detto di non fermarci a questo numero. Questo perché, anche dopo la registrazione, l'ente di registrazione può verificare il mantenimento dei requisiti e la registrazione può essere cancellata se i requisiti non vengono più soddisfatti. Doveva essere un numero che si mantiene ogni anno, non un numero da superare una volta.
## 3. Trasformare i risultati di attività di interesse pubblico di oltre un anno in un archivio fotografico
Il secondo requisito è la dimostrazione di attività di interesse pubblico negli ultimi 12 mesi. Avendo 3 anni di attività, sembrava non ci fossero problemi.
Il problema era la forma della documentazione. La prova delle attività era solo l'album fotografico del caffè. Ci sono migliaia di foto, ma le date sono mescolate, non ci sono descrizioni del luogo e non è indicato quanti partecipanti ci sono stati. Le foto danno l'impressione di aver svolto attività, ma non mostrano quando, dove, chi e cosa è stato fatto.
La prima cosa che abbiamo fatto nel nostro studio è stata ricostruire le attività degli ultimi 13 mesi in un formato di registro attività standardizzato.
- Data, luogo (nome del parco, tratto di costa)
- Numero di partecipanti e elenco dei partecipanti (verificabile tramite commenti di presenza al caffè)
- Quantità raccolta (numero di sacchi, peso se misurato)
- Agenzie di collaborazione (consegna dei sacchi raccolti all'ufficio del parco, ecc.)
- 2 foto rappresentative
In questo modo, sono risultate 26 attività nell'arco di 13 mesi. A sorpresa, è emerso un altro dato. Sul cellulare del tesoriere c'erano messaggi scambiati con l'ufficio del parco. Erano registrazioni di ogni conferma su dove lasciare i sacchi per il ritiro. Per il gruppo, era solo una comunicazione, ma costituisce una prova che un'entità terza era a conoscenza dell'attività. Abbiamo chiesto all'ufficio del parco di confermare la collaborazione e abbiamo ricevuto una semplice dichiarazione di verifica.
Abbiamo apportato un'ulteriore modifica alla compilazione dei risultati. La bozza includeva anche foto di campeggi e cene di fine anno tra i membri. Per il gruppo, sono ricordi preziosi, ma non sono risultati di attività di interesse pubblico. L'inclusione di tali foto potrebbe far sembrare che si tratti di un'associazione di puro interesse privato, quindi le abbiamo tutte escluse.
## 4. Due questioni sospese nello statuto — Foto elettorali e proventi da gadget
Mentre leggevo lo statuto, mi sono fermato in due punti. Entrambi riguardavano problemi relativi all'operatività effettiva, piuttosto che alle singole frasi dello statuto stesso.
Innanzitutto, le foto elettorali. In occasione delle ultime elezioni locali, una foto di un candidato che partecipava a un'attività di pulizia insieme ai membri è rimasta appesa alla porta del caffè per un po' di tempo. Non si trattava di un evento invitato dall'associazione, né di una visita a un evento pubblico, ma la foto mostrava chiaramente l'uniforme da campagna elettorale. Tra i requisiti della legge di supporto, c'è quello di non avere come scopo principale il sostegno o l'opposizione a un determinato partito politico o candidato eletto. Non è detto che una sola foto possa far mancare questo requisito, ma non c'era motivo di lasciare spazio a incomprensioni.
Quindi, abbiamo fatto così: abbiamo rimosso la foto dalla porta del caffè e dai materiali che documentano le attività, e abbiamo inserito nello statuto la clausola che "questa associazione non sostiene né si oppone a un determinato partito politico o candidato eletto". Abbiamo anche lasciato nel verbale della riunione del comitato operativo la decisione di non utilizzare foto di politici in materiali promozionali, anche in caso di partecipazione a eventi pubblici. Avere dei criteri documentati permette di prendere le stesse decisioni anche quando il comitato operativo cambia.
In secondo luogo, i proventi da gadget. L'associazione ha venduto ogni anno portachiavi realizzati con tappi di bottiglia raccolti, per contribuire alle spese per le attrezzature. Fino a qui, tutto bene. Ma c'è stato un anno in cui una parte dei proventi di vendita è stata utilizzata come "rimborso per i pasti dei membri che hanno partecipato maggiormente alle attività". L'importo era piccolo, ma poteva sembrare in contrasto con il requisito di non distribuire profitti tra i membri.
Nello statuto, abbiamo inserito la clausola che i proventi devono essere utilizzati solo per l'attività scopo (pulizia, attrezzature, formazione) e la clausola che in caso di scioglimento, i beni rimanenti devono essere trasferiti a un'altra organizzazione non profit o ente pubblico con scopi simili. Abbiamo stabilito che gli snack o l'acqua consumati durante le attività, come spese operative, non devono essere considerati come compensi per i singoli membri.
C'è stato un piccolo episodio in questo passaggio. Qualcuno ha portato un portachiavi come prova, ma il presidente se l'è messo sulla borsa durante la riunione. Un pezzo è sparito dal registro delle vendite. Il tesoriere ha ricevuto 3.000 won dal presidente e ha emesso una ricevuta. I proventi delle vendite devono corrispondere a un pezzo per pezzo nel registro e nella ricevuta.
## 5. Il registro non era il comune.
La risposta che il segretario ha sentito inizialmente al comune non era sbagliata. La registrazione di un'associazione privata senza scopo di lucro è fondamentalmente a carico del capo dell'agenzia governativa centrale che supervisiona le principali attività di interesse pubblico o del governatore della provincia o della città, a seconda dei casi. Se l'attività si estende a più province o città, l'agenzia governativa centrale o la provincia/città competente diventa l'ente di registrazione.
Questo gruppo è stato una volta in una missione di pulizia lungo la costa della provincia di Gyeonggi. Il rappresentante voleva inserire questa esperienza per far sembrare l'ambito delle attività più ampio. Io mi sono opposto. La maggior parte delle attività si è svolta a Incheon e anche i piani per l'anno successivo nel piano aziendale si sono concentrati sulla costa e sui parchi di Incheon. Utilizzare una sola missione come base per richiedere lo status di un'organizzazione che opera in più province o città non corrisponde al piano aziendale e ai risultati effettivi. Scegliere l'ente di registrazione non significa far sembrare l'organizzazione più grande, ma allineare le attività reali con i documenti.
Quindi, abbiamo deciso di presentare domanda alla città metropolitana di Incheon e abbiamo lasciato l'attività di missione così com'è nella tabella dei risultati, senza nasconderla né gonfiarla. Poiché il dipartimento responsabile e le modalità di presentazione possono variare di anno in anno, abbiamo ricontrollato per telefono prima della presentazione.
C'è un malinteso da chiarire. Il gruppo aveva ricevuto un certificato di numero univoco da parte dell'ufficio delle imposte qualche anno fa e aveva un conto bancario associato. Il certificato di numero univoco è necessario per aprire un conto a nome dell'organizzazione e per gestire le questioni fiscali; non è un certificato di registrazione di un'associazione privata senza scopo di lucro. Sono due sistemi completamente diversi e anche diversi dalle associazioni non profit. La registrazione come associazione privata senza scopo di lucro non conferisce personalità giuridica. Quando ho spiegato questa differenza per la prima volta, il rappresentante ha chiesto: "Allora cosa eravamo finora?". La risposta è stata semplice: eravamo un'associazione arbitraria con un numero univoco e ora stiamo cercando di diventare un'organizzazione registrata.
## 6. Documenti e presentazione della domanda di registrazione per un'associazione non-profit
Le diverse autorità di registrazione possono avere formati e requisiti specifici leggermente diversi, ma in generale è necessario preparare i seguenti documenti:
| Documento | Punti da considerare durante la preparazione | |---|---| | Domanda di registrazione | Nome dell'associazione, sede, rappresentante e attività principali devono corrispondere allo statuto | | Statuto | Scopo, requisiti di ammissione dei membri, consiglio direttivo, processo decisionale, finanze, trattamento dei beni residui in caso di scioglimento | | Elenco dei membri | Almeno 100 membri permanenti, comprensivo di data di adesione e informazioni di contatto | | Rendiconto delle attività di beneficenza negli ultimi 12 mesi | Tabella con data, luogo, numero di partecipanti e risultati, allegare foto e dichiarazioni a supporto | | Piano operativo e budget per l'anno in corso | Piano coerente con le attività precedenti, voci di entrate e uscite conformi allo statuto | | Documenti relativi al rappresentante | Base per la nomina (verbale dell'assemblea, ecc.) e informazioni personali | | Documentazione comprovante la sede dell'ufficio | Copia del contratto di locazione o lettera di autorizzazione, ecc. |
In questo incontro, la parte che ha richiesto più tempo è stata la sede dell'ufficio. L'associazione non aveva un ufficio. Fino ad allora, l'indirizzo dell'associazione era la casa del segretario. Dopo aver discusso con i membri, abbiamo deciso di utilizzare lo spazio del magazzino in un negozio di proprietà della famiglia del rappresentante come ufficio dell'associazione e abbiamo ottenuto una lettera di autorizzazione. Era un luogo in cui potevamo ricevere posta e aveva un uso effettivo, ovvero lo stoccaggio di attrezzature, quindi la spiegazione è stata naturale.
Abbiamo anche rielaborato il budget. Nella prima bozza, c'era una grande voce di "sovvenzioni per progetti" nelle entrate per l'anno prossimo. Includere denaro non ancora assegnato nel budget centrale può far sembrare l'associazione meno autosufficiente. Abbiamo prima stabilito un budget di base che poteva essere sostenuto solo dalle quote associative e dalle entrate derivanti dalla vendita di articoli promozionali, e abbiamo elencato separatamente i progetti che sarebbero stati ampliati se fossero state ricevute sovvenzioni.
Dopo aver completato tutti i documenti, abbiamo effettuato un controllo incrociato. Abbiamo verificato che il nome dell'associazione nella domanda di registrazione corrispondesse al nome dell'associazione nello statuto, che il numero di membri nell'elenco dei membri corrispondesse al numero di membri nel piano operativo e che le date nella tabella dei risultati corrispondessero alle date dei file fotografici. Abbiamo corretto un'attività nella tabella dei risultati che era di un giorno diversa dalla data della foto. Piccole incongruenze sono la ragione più comune per le richieste di integrazione.
Dopo la presentazione, l'autorità di registrazione ha richiesto un'integrazione. Si chiedeva se alcuni dei membri dell'elenco dei membri risiedessero in altre province e città, e se queste persone fossero effettivamente membri attivi. Abbiamo estratto i registri di partecipazione di questi membri dai registri di partecipazione già organizzati e li abbiamo presentati. Alcune persone si erano trasferite a Seoul, ma continuavano a venire da Incheon ogni fine settimana. Poco dopo aver presentato il documento integrativo, abbiamo ricevuto una notifica di registrazione.
Dalla presentazione alla ricevuta del certificato di registrazione, sono passati circa un mese e mezzo. Dal giorno in cui abbiamo ricevuto la prima e-mail, sono passati tre mesi.
## 7. Dopo il rilascio del certificato — Manutenzione e checklist Anche dopo la registrazione, gli obblighi come la registrazione delle modifiche e la presentazione della relazione aziendale continuano. Ecco cosa fare dopo la registrazione:
- Modifiche alla registrazione: registrazione delle modifiche: Se cambiano il rappresentante, il nome dell'associazione, la sede o i punti principali dello statuto, è necessario informare l'ufficio di registrazione.
- Mantenimento dei requisiti: L'ufficio di registrazione può verificare se sono mantenuti i 100 membri permanenti e le attività di interesse pubblico. È più sicuro organizzare annualmente l'elenco dei membri e tenere un diario delle attività.
- Preparazione per la candidatura a progetti di finanziamento: Quando viene pubblicato un bando, è necessario presentare il piano di progetto, il budget e le informazioni sull'associazione in un breve periodo di tempo. Se si continua a utilizzare un modello di diario delle attività, metà dei documenti per la candidatura sono già pronti.
- Separazione dei conti: Non mescolare il conto bancario dell'associazione con la carta di credito personale.
Il mese successivo al rilascio del certificato di registrazione, ho ricevuto una breve e-mail dal responsabile amministrativo. Mi informava che aveva creato una carta di debito per l'associazione per evitare che i costi delle attrezzature fossero pagati con la carta di credito personale. Era il giorno in cui la persona che pubblicava annunci nei fine settimana per 3 anni ha finalmente cancellato i costi del fieno dal suo estratto conto della carta di credito.
La parte difficile della registrazione delle associazioni di beneficenza non è il sistema, ma il processo di trasferimento di ciò che è già stato fatto in documenti. Ci sono molte associazioni che svolgono attività sufficienti ma non hanno una registrazione adeguata.
Checklist pratica – Controlla prima in queste situazioni
① È possibile contare 100 persone in base all'elenco dei membri con domande di adesione, non al numero di membri del bar o della chat di gruppo? ② Le attività degli ultimi 1 anno più sono state organizzate in una tabella con data, luogo e numero di partecipanti? ③ Lo statuto include il divieto di distribuzione dei profitti, la neutralità politica e la gestione dei beni residui in caso di scioglimento? ④ È stato scelto l'ufficio di registrazione (provinciale o centrale) in base all'effettiva portata delle attività? ⑤ Si dispone di uno spazio da utilizzare come sede dell'associazione e dei documenti di supporto per l'uso?
I requisiti e i documenti variano a seconda dell'ufficio di registrazione e del caso specifico, quindi è necessario un controllo individuale.
Questo articolo è stato ricostruito sulla base di casi di consulenza reali e i personaggi, nomi commerciali, toponimi e cifre che vi compaiono non sono collegati a persone o eventi specifici.
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Siamo un ufficio di agente amministrativo situato a Incheon Songdo (Torre Posco Songdo). Ci occupiamo di ricorsi amministrativi, autorizzazioni/denunce per procura, immigrazione e visti per stranieri, e gestione amministrativa periodica. Ci occupiamo anche di questioni relative alla costituzione di organizzazioni, come la registrazione di organizzazioni non profit private, la ristrutturazione di organizzazioni autonome e la costituzione di fondazioni non profit.
- Indirizzo: 165, Convensea-daero, Yeonsu-gu, Incheon, 2697, Torre Posco Songdo
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