Riepilogo in 3 righe
- Il certificato di conferma PMI si richiede online tramite il Sistema informativo sullo stato delle PMI. Vengono esaminati insieme la dimensione (fatturato e attivo) e l’indipendenza (se l’impresa è controllata da un’altra impresa).
- Se un’altra società detiene una quota consistente della tua impresa, le sue dimensioni possono essere sommate alle tue (impresa collegata). La valutazione non si basa sulla data della domanda, ma sulla composizione dei soci all’ultimo giorno dell’esercizio precedente.
- Se l’esito è sbagliato, correggi prima il documento che lo ha causato e ripresenta la domanda. La maggior parte dei programmi di sostegno richiede un certificato valido alla data di scadenza della domanda, quindi bisogna organizzarsi contando i giorni a ritroso.
Indice
- Due modi di leggere la norma sulle imprese collegate
- 16 giorni alla scadenza del programma di sostegno per le smart factory
- La quota del 40% riportata nella comunicazione dell’esito
- La data di riferimento non è quella della domanda, ma il 31 dicembre dell’anno scorso
- Quattro documenti per provare l’aumento di capitale
- Contestare l’esito o ripresentare la domanda
- Nuova domanda, rilascio del certificato e candidatura al programma di sostegno
- Servizi dello studio dell’agente amministrativo e lista di controllo
1. Due modi di leggere la norma sulle imprese collegate
Sono un agente amministrativo con studio a Songdo, Incheon. Occupandomi di certificazioni aziendali e di documenti per i programmi di sostegno, vedo spesso la stessa norma letta in due modi diversi.
L’articolo 2 della Legge quadro sulle piccole e medie imprese definisce l’ambito delle PMI. Per essere riconosciuta come PMI, un’impresa deve soddisfare sia il criterio dimensionale, basato su fatturato o attivo, sia il criterio di indipendenza, che verifica che non sia controllata da un’altra grande impresa. All’interno del criterio di indipendenza c’è la disposizione sulle imprese collegate. Se una società soggetta a revisione contabile esterna detiene una quota di un’altra società pari o superiore a una certa percentuale e ne diventa il maggiore azionista, le due società sono considerate in rapporto di controllo e dipendenza e le loro dimensioni vengono sommate. In genere il criterio è una quota pari o superiore al 30% unita alla posizione di maggiore azionista, e il metodo di somma varia in base alla percentuale di partecipazione.
La norma in sé non è difficile. Il problema è «a quale momento si guarda la partecipazione». A volte la quota che ha in mente il titolare e quella che legge il sistema non coincidono.
È stato così anche in questo caso. La titolare era convinta che «la nostra impresa è già indipendente», mentre la comunicazione dell’esito riportava «è ancora dipendente». Entrambe le posizioni avevano un fondamento.
2. 16 giorni alla scadenza del programma di sostegno per le smart factory
La cliente era la titolare di una piccola impresa che stampa film per imballaggi alimentari in un distretto industriale di Namdong-gu, a Incheon. L’azienda era al quarto anno di attività e contava 17 dipendenti. La titolare, una donna di poco meno di quarant’anni, dalla primavera scorsa, quando era rientrata dal congedo di maternità, passava le mattine in fabbrica e i pomeriggi a visitare i clienti.
L’azienda aveva una particolarità. Alla fondazione, parte del capitale era stata conferita dalla società produttrice di materiali per imballaggio gestita da suo padre. Quella società, con un fatturato elevato, era soggetta a revisione contabile esterna. Per alcuni anni la titolare aveva mandato avanti la fabbrica contando sulle commesse dell’azienda del padre, e desiderava rendersi indipendente. Così, l’autunno scorso, lei e il direttore dello stabilimento hanno versato fondi propri per un aumento di capitale a pagamento.
Quest’anno una grande azienda alimentare ha posto come condizione per una nuova fornitura l’installazione di un sistema di ispezione automatica dei difetti di stampa. Il costo dell’impianto era difficile da sostenere da sola, e la titolare ha deciso di partecipare al programma di sostegno per la realizzazione di smart factory. Il bando indicava come documento obbligatorio il «certificato di conferma PMI valido alla data di scadenza della domanda».
La titolare ha richiesto personalmente il certificato tramite il Sistema informativo sullo stato delle PMI. Circa 10 giorni dopo è arrivato l’esito: «In base al cumulo con le imprese collegate, l’impresa non rientra tra le PMI.»
La prima cosa ad arrivare allo studio è stata un’email. Conteneva lo screenshot della schermata con l’esito, il PDF del bando e una sola riga: «Mancano 16 giorni alla scadenza.» Il giovedì pomeriggio dell’appuntamento, la titolare è arrivata con il sigillo ufficiale della società e un raccoglitore di documenti.
3. La quota del 40% riportata nella comunicazione dell’esito
Ho letto le motivazioni riga per riga. Come impresa controllante era indicata l’azienda del padre, e nella casella della quota di partecipazione compariva 40%. Nella casella relativa al maggiore azionista era indicato «Sì».
La titolare ha scosso la testa. Spiegava che dopo l’aumento di capitale la quota dell’azienda del padre era scesa a circa il 26% e che la maggiore azionista era lei stessa. Anche nel registro delle persone giuridiche l’iscrizione dell’aumento di capitale risultava completata a novembre dell’anno scorso.
Da dove veniva, allora, quel 40%?
Ho aperto uno per uno i file caricati con la domanda. La causa era il libro dei soci. Quello caricato nel sistema era il libro redatto al momento della costituzione. All’inizio dell’anno la persona che si occupava della contabilità aveva lasciato l’azienda e il riordino della cartella condivisa si era fermato; la titolare aveva caricato il primo file in alto tra quelli chiamati «Libro dei soci». Il libro aggiornato dopo l’aumento di capitale era conservato a parte, nella sottocartella «Aumento di capitale» all’interno della stessa cartella.
Il sistema aveva valutato in base ai documenti ricevuti. Non era sbagliata la valutazione dell’ente competente: erano vecchi i dati su cui si basava.
4. La data di riferimento non è quella della domanda, ma il 31 dicembre dell’anno scorso
C’era un’altra cosa da verificare: se l’aumento di capitale fosse avvenuto prima della data di riferimento della valutazione.
La qualifica di impresa collegata si valuta, in linea di principio, non sulla composizione dei soci alla data della domanda, ma su quella all’ultimo giorno dell’esercizio precedente. Per una domanda presentata quest’anno conta chi deteneva quale percentuale al 31 dicembre dell’anno scorso. Se l’aumento di capitale fosse avvenuto da gennaio di quest’anno in poi, anche presentando il libro dei soci aggiornato l’esito non sarebbe cambiato.
Per questo ho verificato le date distinguendone tre.
- Data di versamento del capitale: il giorno in cui le somme dell’aumento di capitale sono state accreditate sul conto della società
- Data di iscrizione dell’aumento di capitale: il giorno in cui la modifica è stata annotata nel registro delle persone giuridiche
- Data di redazione del libro dei soci: il giorno in cui è stato redatto il nuovo libro dopo l’aumento di capitale
Tutte e tre le date cadevano tra ottobre e novembre dell’anno scorso, prima della data di riferimento del 31 dicembre. Quindi, alla data di riferimento, la quota dell’azienda del padre era inferiore al 30% e non ne era nemmeno il maggiore azionista. Nessuno dei due requisiti di impresa collegata era soddisfatto.
Con questa verifica, il da farsi era chiaro. Da correggere non era l’interpretazione giuridica, ma la documentazione presentata.
5. Quattro documenti per provare l’aumento di capitale
Sembrerebbe bastare sostituire un foglio del libro dei soci, ma non abbiamo fatto così. Il libro dei soci è un documento redatto dalla società stessa: presentando solo un libro nuovo, resterebbe il dubbio «non sarà stato corretto dopo aver ricevuto l’esito?». Bisognava sostenere date e importi con registrazioni esterne.
Abbiamo quindi preparato in un unico pacchetto i quattro documenti seguenti.
- Certificato integrale di iscrizione della persona giuridica: riporta l’iscrizione dell’aumento di capitale, la data di iscrizione e la variazione del numero totale di azioni emesse.
- Libro dei soci dopo l’aumento di capitale (alla data di riferimento): con data di redazione, numero di azioni e quota di ciascun socio, e il sigillo ufficiale della società.
- Prova del versamento del capitale: le disposizioni di bonifico della titolare e del direttore dello stabilimento e gli accrediti sul conto della società.
- Prospetto delle variazioni azionarie allegato alla dichiarazione dei redditi della società: documento che verifica che le variazioni azionarie dell’esercizio precedente siano riflesse anche nei documenti di bilancio della società.
Il quarto documento ce l’ha inviato la titolare dopo averlo cercato tra i documenti di bilancio. Per fortuna l’aumento di capitale vi era riportato correttamente. Se i documenti di bilancio e il libro dei soci non fossero coincisi, la sola correzione del libro non sarebbe bastata a spiegare la situazione.
C’è stato anche un piccolo episodio. Mentre cercava le ricevute dei bonifici, il direttore dello stabilimento ci ha mostrato nella galleria del telefono la foto della torta condivisa con i dipendenti il giorno dell’aumento di capitale. Sulla torta era scritto in cioccolato «Benvenuti, cari soci». Non l’abbiamo inserita tra i documenti, ma per ricordare la data quella foto è stata la cosa più rapida.
6. Contestare l’esito o ripresentare la domanda
Le strade erano due: chiedere un riesame dell’esito, oppure ripresentare la domanda da capo con i documenti corretti.
Se l’errore fosse stato nella valutazione stessa, la strada giusta sarebbe stata contestarla. Ma questa valutazione era stata fatta esattamente sulla base dei documenti presentati. A essere sbagliati erano i documenti. In casi come questo, correggere i documenti e presentare una nuova domanda è più rapido che contestare l’esito, e non c’è motivo di discutere con l’ente competente.
Restava il problema del tempo. Mancavano 16 giorni alla scadenza, e il rilascio del certificato richiede di solito 1-2 settimane dalla domanda. Bastava una sola richiesta di integrazione per superare la scadenza. Abbiamo quindi deciso due cose.
- Prevenire i punti che potevano generare richieste di integrazione. Abbiamo riassunto in un’unica tabella la corrispondenza tra data di redazione del libro dei soci, data di iscrizione e data di versamento, e l’abbiamo caricata insieme agli altri documenti, così che il funzionario non dovesse confrontare le date passando da un documento all’altro.
- Scrivere in breve il motivo della nuova domanda. «Nella domanda precedente abbiamo presentato per errore il libro dei soci anteriore all’aumento di capitale. Presentiamo ora il libro dei soci alla data di riferimento e i relativi documenti giustificativi.» La spiegazione si è chiusa con queste due frasi. Circostanze come il rapporto con l’azienda del padre o il percorso verso l’indipendenza non erano necessarie per la valutazione, e non le abbiamo indicate.
Lo stesso giorno abbiamo controllato anche gli altri documenti richiesti dal bando. Il piano aziendale lo stava scrivendo la titolare insieme al fornitore dell’impianto, mentre il nostro studio ha sistemato il modulo di domanda, l’elenco degli allegati e l’ordine di presentazione. Abbiamo preparato in anticipo tutti gli altri documenti, per poter presentare la candidatura non appena fosse stato rilasciato il certificato.
7. Nuova domanda, rilascio del certificato e candidatura al programma di sostegno
La nuova domanda è stata inviata la mattina dopo la consulenza. La titolare ha effettuato l’accesso con il certificato digitale e ha caricato in ordine i file preparati.
Dopo 9 giorni il certificato è stato rilasciato. Nel campo della classificazione era indicato «Piccola impresa». Non c’è stata alcuna richiesta di integrazione. Non sappiamo se la tabella di confronto delle date abbia aiutato, ma almeno non ha lasciato al funzionario punti su cui chiedere chiarimenti.
Il giorno stesso in cui è arrivato il certificato è stata completata la candidatura al programma di sostegno, 4 giorni prima della scadenza. Circa due mesi dopo, superate la valutazione documentale e quella della presentazione orale, è arrivata la comunicazione di selezione. Il contributo copriva una parte del costo dell’impianto, e il resto è stato a carico dell’azienda. Il sistema di ispezione è arrivato all’inizio dell’inverno, e più o meno nello stesso periodo è stato firmato anche il nuovo contratto di fornitura con l’azienda alimentare.
All’ultimo incontro la titolare ha fatto una domanda: «L’anno prossimo bisognerà rifarlo?»
Sì. Il certificato di conferma PMI si basa sui documenti di bilancio dell’esercizio precedente, quindi la sua validità arriva di norma fino alla fine di marzo dell’anno successivo. Ogni anno, chiuso il bilancio, va richiesto di nuovo. Le ho anche consigliato di redigere un nuovo libro dei soci ogni volta che le quote cambiano e di aggiungere la data di redazione al nome del file.
Era un aumento di capitale fatto per uscire dall’ombra dell’azienda del padre, eppure nei documenti l’impresa risultava ancora una controllata dell’azienda del padre. La differenza stava in una sola cartella.
8. Servizi dello studio dell’agente amministrativo e lista di controllo
La procedura per il certificato di conferma PMI sembra semplice, e molti titolari la presentano da soli. Nella maggior parte dei casi il certificato viene rilasciato senza problemi. Le difficoltà nascono per le imprese che hanno un’altra società tra i soci, le imprese che hanno effettuato di recente un aumento di capitale o una cessione di quote e le imprese in cui documenti di bilancio e libro dei soci non coincidono. Per queste imprese è più sicuro fare un controllo prima della domanda.
Se ti trovi in una di queste situazioni, verifica.
- Un’altra società detiene quote della tua impresa? Controlla innanzitutto se quella società è soggetta a revisione contabile esterna, qual è la sua quota e se è il maggiore azionista.
- La data dell’aumento di capitale o della cessione di quote è anteriore o successiva all’ultimo giorno dell’esercizio precedente? L’esito cambia a seconda della data di riferimento.
- Libro dei soci, registro delle persone giuridiche e documenti di bilancio coincidono? Se anche uno solo dei tre è diverso, può causare una richiesta di integrazione o un rigetto.
- Hai verificato la data di riferimento del certificato indicata nel bando? Nella maggior parte dei casi è richiesto un certificato valido alla data di scadenza della domanda, e spesso il solo fatto di avere una richiesta in corso non è sufficiente.
- Hai segnato sul calendario la scadenza di validità del certificato? Poiché va richiesto di nuovo dopo la chiusura del bilancio, è facile che si crei un vuoto verso la fine di marzo.
Lo Studio Amministrativo Hwang Yunsang verifica sulla base dei documenti la composizione dei soci e l’eventuale qualifica di impresa collegata prima della domanda di certificato di conferma PMI, esamina i motivi di rigetto o dell’esito per riorganizzare i documenti della nuova domanda, e si occupa per conto del cliente della redazione e della presentazione delle domande di partecipazione ai programmi di sostegno e dei relativi allegati. Tratta inoltre i documenti per le certificazioni aziendali collegate ai punteggi aggiuntivi dei programmi di sostegno, come la conferma di impresa venture e il riconoscimento del centro di ricerca aziendale interno. Requisiti e criteri variano da caso a caso e richiedono una verifica individuale.
Questa è una storia creata per facilitare la comprensione.
Siamo uno studio di agente amministrativo con sede a Songdo, Incheon (POSCO Tower-Songdo). Ci occupiamo di ricorsi amministrativi, pratiche di autorizzazioni, licenze e dichiarazioni, immigrazione per cittadini stranieri (visti e soggiorno) e gestione amministrativa periodica. Anche per i documenti di certificazione aziendale legati alle scadenze dei programmi di sostegno, come il certificato di conferma PMI, prepariamo tutto insieme al cliente contando a ritroso dalla scadenza. Se vuoi saperne di più su una situazione simile, lasciaci pure una richiesta.
- Indirizzo: 2697, POSCO Tower-Songdo, 165 Convensia-daero, Yeonsu-gu, Incheon
- Telefono: 010-3374-2687
- Sito web: www.hwangadmin.com
