Riepilogo in 3 righe
- Se cambiano le informazioni relative alla registrazione della fabbrica (nome dell’azienda, rappresentante, superficie della fabbrica, superficie delle strutture ausiliarie, dettagli del settore, ecc.), è necessario presentare la domanda di modifica entro 2 mesi dalla data in cui è avvenuto il cambiamento. In caso contrario, si è soggetti a una sanzione pecuniaria.
- Anche se un inquilino del locale adiacente se ne va e si inizia a utilizzare anche quello spazio, ciò rientra nella modifica della superficie della fabbrica e richiede la registrazione. È necessario allineare i documenti con l’autorizzazione d’uso del nuovo spazio, la destinazione indicata nel registro degli edifici e la disposizione effettiva delle attrezzature.
- Se si confronta il campo con i documenti prima della presentazione, si riducono le richieste di integrazione. In generale, le modifiche ordinarie vengono comunicate entro 7 giorni dalla ricezione, quindi se si presenta la domanda entro il termine, è possibile coordinare anche i programmi dei clienti.
Indice
- A ritroso dalla data di superamento dell’audit del cliente
- Fabbrica più grande, certificato di registrazione della fabbrica invariato
- 2 mesi dalla data di inizio del cambiamento, restano 16 giorni
- Un magazzino ancora presente nel registro degli edifici
- La registrazione dell’azienda uscente è ancora al suo posto
- Aggiunta di dettagli del settore e ridisegno del processo di produzione
- 7 giorni dopo la presentazione e un nuovo audit da parte del cliente
- Contenuto del lavoro e checklist dell’agente amministrativo
1. A ritroso dalla data di superamento dell’audit del cliente
Sono un agente amministrativo con sede a Songdo, Incheon. Ecco un episodio che ho vissuto lavorando su documenti di licenze e permessi aziendali, a partire dal risultato.
Nella terza settimana di ottobre, ho ricevuto un breve messaggio dal responsabile del team di gestione di un’azienda di lavorazione dei metalli: “Il cliente ha superato l’audit per il nuovo prodotto. Inizieremo la produzione di massa il mese prossimo”. Il certificato di registrazione della fabbrica appena rilasciato era allegato. Il numero nel campo della superficie della fabbrica era diverso da quello del mese precedente.
Solo un mese prima, proprio per questo numero, l’approvazione del nuovo prodotto era stata sospesa. La fabbrica era già più grande e le macchine erano già state installate. Solo i documenti erano ancora quelli vecchi.
L’ampliamento di una fabbrica di solito si conclude con lavori di costruzione e installazione di attrezzature. La modifica della registrazione della fabbrica è un’operazione che ne consegue e che spesso viene trascurata. Questo è stato il caso anche in questo esempio.
2. Fabbrica più grande, certificato di registrazione della fabbrica invariato
L’azienda cliente era un’azienda di lavorazione di staffe in alluminio per componenti automobilistici situata in un appezzamento di terreno separato a Seogu, Incheon. Ha 14 dipendenti. Il rappresentante, un uomo di 50 anni con oltre 20 anni di esperienza come tornitore, ha avviato l’attività e la figlia del rappresentante è diventata responsabile del team di gestione 3 anni fa, occupandosi della risposta al cliente e della documentazione.
L’azienda utilizzava metà del piano terra di un edificio a due piani come fabbrica. L’altra metà era utilizzata da un’altra azienda che assemblava mobili in legno massiccio. A metà di agosto di quest’anno, quell’azienda si è trasferita nella provincia di Gyeonggi e lo spazio è rimasto libero. Il rappresentante ha parlato con il proprietario dell’edificio e ha deciso di utilizzare anche quello spazio, introducendo 2 macchine CNC e 1 macchina per la pulizia dei componenti che aveva rimandato.
Il motivo per l’aumento delle attrezzature era chiaro. Il cliente, un fornitore di primo livello, aveva proposto una nuova commessa per staffe per auto elettriche e non era possibile rispettare i tempi di consegna con le attrezzature esistenti. Il volume della nuova commessa rappresentava quasi il 30% del fatturato annuale dell’azienda. Il rappresentante aveva in programma di assumere 2 dipendenti in più per il turno notturno se avesse ricevuto questa commessa.
Nella terza settimana di settembre, il team di controllo qualità del cliente è venuto a ispezionare la fabbrica per l’approvazione del nuovo prodotto. Il certificato di registrazione della fabbrica era incluso nei documenti di audit. Il responsabile del team di qualità ha chiesto: “La superficie della fabbrica indicata nel certificato è diversa dalla linea di produzione che vedo oggi. State per modificare la registrazione?”.
Il responsabile del team di gestione non ha risposto immediatamente a quella domanda. Il cliente ha “richiesto di presentare nuovamente i documenti dopo aver allineato le informazioni della registrazione della fabbrica con la situazione attuale” e ha sospeso l’approvazione.
3. 2 mesi dalla data di inizio del cambiamento, restano 16 giorni
La prima comunicazione è arrivata tramite email dal responsabile della gestione. Erano allegati il certificato di registrazione della fabbrica, la planimetria dell’edificio, il contratto di locazione esistente e le foto delle nuove macchine. Come da appuntamento, martedì pomeriggio, il rappresentante e il responsabile della gestione sono venuti insieme.
Innanzitutto, abbiamo verificato la data. La legge sull’Attivazione della Concentrazione Industriale e sull’Edificazione di Fabbriche stabilisce che è necessario effettuare una registrazione modificata quando alcuni elementi della registrazione della fabbrica cambiano. Gli elementi soggetti a registrazione modificata, come stabilito dal regolamento di attuazione, includono la denominazione della società, il rappresentante, la superficie del terreno della fabbrica e la superficie dell’edificio della fabbrica (in caso di diminuzione o aumento a causa della partenza dell’inquilino), la superficie delle strutture ausiliarie, i dettagli del settore industriale, la forma di insediamento, ecc. Il termine per la presentazione della domanda è entro 2 mesi dalla data in cui è verificata la ragione di modifica. La modifica della registrazione senza una registrazione modificata comporta una sanzione pecuniaria fino a 2 milioni di won.
La ragione di modifica di questa azienda era il giorno in cui l’azienda vicina se ne è andata e ha ceduto lo spazio. Controllando i messaggi scambiati con il proprietario dell’edificio e la data di trasloco dell’azienda vicina, si è capito che era intorno al 18 agosto. La data della consulenza era il 2 ottobre. Sono rimasti 16 giorni entro il termine.
Il rappresentante ha detto: “Pensavo che si contasse dalla data in cui sono state introdotte le macchine”. Dato che le macchine sono arrivate all’inizio di settembre, pensava di avere un po’ più di tempo. Se avesse pianificato basandosi su una data di inizio successiva, avrebbe potuto superare il termine. Ho fissato la data di acquisizione dello spazio come data di riferimento e ho elaborato il programma a ritroso. L’obiettivo di presentazione era fissato al 13 ottobre, 5 giorni prima della scadenza. Questo per lasciare un margine di tempo sufficiente per rispondere anche in caso di una richiesta di integrazione.
4. Un magazzino ancora presente nel registro degli edifici
La mattina seguente, siamo andati a visitare direttamente la fabbrica. La modifica della registrazione della fabbrica non è solo una questione di modifica dei documenti. I dipartimenti competenti verificano se il modulo di domanda, il piano aziendale, il diagramma di processo di produzione e l’elenco delle macchine corrispondono effettivamente al luogo reale. Controllare il sito prima della presentazione riduce significativamente le richieste di integrazione.
Abbiamo camminato al primo piano con il registro degli edifici in mano. Sia lo spazio esistente che il nuovo spazio acquisito erano registrati come uso fabbrica. Tuttavia, una piccola area in fondo al nuovo spazio era destinata a magazzino. Era il luogo in cui l’azienda vicina accumulava materiali per mobili.
Il problema era che c’era una macchina per la pulizia dei componenti in quella zona del magazzino. Hanno detto che era in una posizione comoda per la posa delle tubature. La macchina per la pulizia è un’attrezzatura di produzione che fa parte del processo produttivo. C’era un’alta probabilità che, se si fosse richiesto un’integrazione per aver collocato attrezzature di produzione in uno spazio destinato a magazzino e aver dichiarato l’area come superficie della fabbrica, non sarebbe stato conforme all’uso.
C’erano due opzioni. Cambiare la destinazione d’uso di quella zona del magazzino o spostare la macchina per la pulizia in un’area della fabbrica destinata all’uso CNC. Quest’ultima era la soluzione che ho suggerito, spostando la macchina per la pulizia nell’area della fabbrica adiacente alla CNC e lasciando solo materie prime nella zona del magazzino. I lavori di prolungamento delle tubature sarebbero stati completati in due giorni. Ho indicato l’area della zona del magazzino come struttura ausiliaria anziché come attrezzatura di produzione.
In questo modo, l’area da indicare nel modulo di domanda è diventata chiara. Abbiamo creato una tabella che divideva la superficie del terreno, le attrezzature di produzione e le strutture ausiliarie per piano e per area. Perché il funzionario non guarderà l’intero edificio come una fabbrica, ma verificherà fino a che punto viene effettivamente utilizzato come struttura di produzione.
5. La registrazione dell’azienda uscente è ancora in vigore
Nel pomeriggio in cui abbiamo visitato il sito, abbiamo effettuato una richiesta preliminare al dipartimento di registrazione delle fabbriche del comune. Mentre spiegavamo le modifiche e verificavamo i documenti necessari, l’addetto ha fatto notare una cosa: “La registrazione di un’altra azienda è ancora attiva a questo indirizzo.”
L’azienda di mobili che si è trasferita nella provincia di Gyeonggi non ha provveduto a cancellare la registrazione della fabbrica nel vecchio indirizzo prima di trasferirsi. Dal punto di vista informatico, metà del primo piano dell’edificio era ancora registrata come area fabbrica di quell’azienda. Non è possibile avere contemporaneamente l’area fabbrica di due aziende nello stesso spazio. Se avessimo presentato la domanda in queste condizioni, l’elaborazione sarebbe stata bloccata a causa della sovrapposizione delle aree.
Non era qualcosa che l’azienda cliente potesse fare. La richiesta di cancellazione della vecchia registrazione doveva essere presentata direttamente da quell’azienda. Il rappresentante era a disagio. Nonostante avessero buoni rapporti quando vivevano vicini, non c’era stato alcun contatto dopo il trasferimento.
Abbiamo ottenuto i recapiti del rappresentante tramite il proprietario dell’edificio e abbiamo chiesto al responsabile della gestione di chiamare per primo. Abbiamo riassunto brevemente il contenuto della richiesta: ① il motivo per cui era necessario cancellare la registrazione della fabbrica nel vecchio indirizzo, ② il dipartimento comunale competente e i documenti necessari, ③ il fatto che, se non fosse stato fatto, l’azienda avrebbe avuto una discrepanza tra la registrazione e la realtà. Anche per l’azienda, che intendeva rifare la registrazione nella nuova fabbrica, era un inconveniente avere la vecchia registrazione ancora attiva.
Il rappresentante dell’azienda ha ascoltato la spiegazione e ha agito immediatamente. La richiesta di cancellazione della registrazione della fabbrica nel vecchio indirizzo è stata presentata tre giorni dopo. Il giorno in cui è venuto a timbrare i documenti, ha portato via due sedie di legno che aveva lasciato in un angolo del magazzino. Il responsabile della gestione ha detto che le sedie venivano utilizzate nella sala relax da due mesi. Le sedie sono andate via e il giorno successivo sono arrivate nuove sedie nella sala relax.
6. Aggiunta di sottocategorie di attività e ridisegno del processo produttivo
Una volta risolto il problema dell’area, è arrivato il momento di occuparsi delle categorie di attività. La sottocategoria di attività della registrazione della fabbrica esistente era la produzione di componenti automobilistici. È facile pensare che, poiché anche i nuovi prodotti siano componenti automobilistici, le categorie siano le stesse. Tuttavia, esaminando le specifiche richieste dal cliente principale, l’azienda intendeva ricevere anche lavorazioni esterne di metallo per conto di altre aziende. Questo per non sprecare il nuovo tornio CNC.
Secondo la classificazione standard delle industrie, le due categorie hanno classificazioni di dettaglio diverse. Se si avvia l’attività di lavorazione esterna e si cambia la categoria in un secondo momento, è necessario ripetere la registrazione della modifica. Era meglio aggiungere la sottocategoria durante questa modifica. Tuttavia, per aggiungere una sottocategoria, è necessario innanzitutto verificare se l’attività è ammissibile in quel terreno. Abbiamo verificato le zone di utilizzo tramite il certificato di pianificazione del territorio e abbiamo chiesto al dipartimento competente durante la richiesta preliminare di verificare anche l’ammissibilità della sottocategoria aggiuntiva.
Abbiamo anche ridisegnato il processo produttivo. Il processo esistente era l’ingresso della materia prima, il taglio, la lavorazione al tornio, l’ispezione, l’imballaggio. La linea reale includeva i processi di lavorazione CNC e di lavaggio, e la lavatrice era stata spostata anche di posizione. Abbiamo camminato lungo la linea con il caporeparto e abbiamo verificato la sequenza del processo, confrontando i modelli e le quantità delle macchine nell’elenco con le targhette. Abbiamo escluso un tornio al primo piano dall’elenco perché era guasto e destinato alla vendita. Se le macchine elencate non funzionano sul posto, la spiegazione durante la verifica sul posto sarà lunga.
Abbiamo anche verificato lo smaltimento delle acque reflue provenienti dalla lavatrice. Le acque reflue venivano prelevate interamente da un’azienda specializzata e c’era un contratto di appalto per lo smaltimento. Abbiamo verificato separatamente con l’ufficio ambientale competente se fosse soggetta a segnalazione ambientale e abbiamo incluso la risposta in una riga nel business plan.
7. 7 giorni dopo la presentazione e un nuovo audit da parte del cliente
I documenti da presentare erano composti come segue:
- Domanda di modifica della registrazione della fabbrica: indicazione delle modifiche in termini di superficie e attività specifiche.
- Piano aziendale: riflessione di nuove attrezzature, prodotti fabbricati e metodo di smaltimento dei rifiuti liquidi.
- Diagramma del processo di fabbricazione e elenco di macchinari e attrezzature: versione aggiornata dopo aver effettuato il confronto sul posto.
- Pianta della fabbrica (pianta): indicazione della suddivisione e della superficie delle strutture produttive e di supporto.
- Nuovo contratto di locazione: indicazione della superficie e della durata, comprensivi dei nuovi spazi.
- Estratto dell’albo degli edifici: per la verifica dell’uso per area.
Anche il contratto di locazione ha dovuto essere modificato. Il rappresentante e il proprietario dell’edificio si erano limitati a promettere verbalmente l’uso dei nuovi spazi e avevano mantenuto invariata la superficie indicata nel contratto esistente. Se non si avesse la conferma scritta del diritto di utilizzare i nuovi spazi, sarebbe stato difficile ottenere il riconoscimento della superficie come area della fabbrica. Ho richiesto al proprietario dell’edificio un contratto di locazione modificato che riflettesse la superficie e l’affitto, e l’ho ricevuto in due giorni.
La presentazione è stata completata il 12 ottobre, un giorno prima del previsto. In linea generale, il risultato della modifica della registrazione viene comunicato entro 7 giorni dalla data di ricezione della domanda. Se ci fossero questioni di delega che comportano l’elaborazione di altre autorizzazioni, potrebbe richiedere fino al 20. In questo caso, non c’erano questioni di delega.
L’ufficio competente è venuto per un sopralluogo. Hanno confrontato la pianta con la posizione effettiva, l’elenco dei macchinari con le targhette e hanno verificato che l’area del magazzino contenesse solo materie prime. Non sono state richieste integrazioni. La modifica della registrazione è stata completata 5 giorni dopo la presentazione e il responsabile del team di gestione ha inviato il certificato di registrazione della nuova fabbrica all’azienda principale.
La riesame da parte dell’azienda principale si è concluso con la semplice verifica dei documenti. Il messaggio di cui si parla nel capitolo 1 è arrivato proprio in quel giorno.
8. Contenuto del servizio dell’agenzia amministrativa e checklist
La modifica della registrazione della fabbrica è una procedura che segue silenziosamente investimenti in attrezzature o trasferimenti, come un’ombra. Per le aziende, è facile che venga rimandata a causa della priorità data ai lavori e alle scadenze. Spesso è solo quando arrivano momenti in cui è necessario presentare il certificato di registrazione della fabbrica, come per l’approvazione dei finanziamenti pubblici o la registrazione agli appalti, che si scopre che i documenti e il sito non corrispondono.
Se è questo il tuo caso, verifica quanto segue:
- La superficie della fabbrica è aumentata o diminuita? Anche l’ampliamento dell’area a seguito della partenza di un precedente inquilino richiede la modifica della registrazione. Il termine è di 2 mesi dalla data in cui si è ricevuta l’area, come se fosse la data di inizio della causa di modifica.
- È cambiato il nome dell’azienda o l’amministratore delegato? Anche se si è modificata la registrazione dell’azienda, è necessario effettuare una modifica separata della registrazione della fabbrica.
- Hai verificato l’uso dell’albo degli edifici per i nuovi spazi? Se si collocano strutture produttive in aree designate per magazzino o attività di vita di prossimità, potrebbe essere richiesta un’integrazione.
- Non ci sono registrazioni di fabbriche di aziende precedenti con lo stesso indirizzo? Verificare in anticipo può evitare che l’elaborazione si interrompa dopo la presentazione.
- Hai incluso anche le attività future? Se hai intenzione di aggiungere attività specifiche, è più efficiente verificare l’ammissibilità della posizione e richiedere la modifica contemporaneamente.
Lo studio dell’agente amministrativo Hwang Yunsang si occupa della redazione e della presentazione della domanda di approvazione della fabbrica, della registrazione della fabbrica, della domanda di modifica della registrazione, del piano aziendale e del diagramma del processo di fabbricazione. Prima della presentazione, confronta l’albo degli edifici, l’elenco dei macchinari e la pianta con la fabbrica effettiva per organizzare eventuali integrazioni e gestire le richieste e le risposte preliminari dell’ufficio competente. I requisiti e le modalità di elaborazione variano a seconda della regione e del caso specifico, pertanto è necessario un controllo individuale.
Un singolo numero di superficie della fabbrica ha rappresentato un mese di attesa per l’acquisizione di un nuovo ordine. Durante la prima settimana di novembre, la fabbrica ha assunto due nuovi dipendenti per il turno notturno.
Questa è una storia creata per facilitare la comprensione.
