Documenti necessari per la verifica della domanda di prodotti innovativi, requisiti di registrazione al mercato dell'innovazione – 4 cose da preparare prima dell'avviso di ottobre.

Riassunto in 3 righe

La designazione di prodotto innovativo è un punto di partenza. Le agenzie di domanda esaminano le informazioni e i documenti allegati presenti sul mercato dell’innovazione per decidere se procedere con una prova o un acquisto tramite approvazione interna; pertanto, se queste informazioni sono incomplete, anche un prodotto designato potrebbe non essere selezionato.

4 documenti da preparare prima dell’indagine di mercato: ① Corrispondenza tra il certificato di designazione e le informazioni di registrazione sul mercato (modello, ambito di designazione) ② Giustificazione dei prezzi ③ Condizioni di installazione e quantità disponibili ④ Certificato di manutenzione e assistenza post-vendita.

Tempistiche: I tempi dell’indagine di mercato variano ogni anno e per ogni bando. Correggere dopo la pubblicazione del bando rischia di essere troppo tardi, quindi è più sicuro controllare le informazioni del mercato 2-3 settimane prima della pubblicazione del bando.

Indice

Come cambiano le richieste di approvvigionamento con l’avvicinarsi di ottobre
Il motivo per cui non ci sono stati ordini per 3 mesi dopo aver ricevuto la designazione
Come la designazione di prodotto innovativo e l’indagine di mercato sono collegate
4 documenti da preparare prima dell’indagine di mercato
Una linea che evidenzia la discrepanza tra il certificato di designazione e le informazioni del mercato
Materiale riscritto per consentire al responsabile dell’ente di approvare
Scadenza dell’accettazione e risultati successivi
Contenuto del lavoro dell’ufficio di agente amministrativo e lista di controllo pratica

1. Come cambiano le richieste di approvvigionamento con l’avvicinarsi di ottobre

Sono un agente amministrativo con un ufficio a Songdo, Incheon. Vorrei condividere un episodio che ho vissuto durante il mio lavoro.

Alla fine di settembre, la natura delle richieste relative agli approvvigionamenti cambia leggermente. In primavera ed estate, ricevo molte domande introduttive come “Come ci si registra sul mercato nazionale?” e “Quando si ottiene la certificazione di produzione diretta?”. In autunno, le domande “Sono stato designato, ma perché non ricevo ancora comunicazioni?” aumentano. Questo perché coincide con il periodo in cui le istituzioni pubbliche pianificano il budget dell’anno successivo e i piani di prova.

Anche l’e-mail ricevuta nella terza settimana di settembre di quell’anno era di questo tipo. Era una società di apparecchiature elettroniche con nove dipendenti situata nel distretto industriale sud-orientale di Incheon. Il rappresentante era una donna alla fine dei trent’anni che aveva lasciato un laboratorio di grandi aziende per progettare sensori e aveva fondato l’azienda 5 anni fa. Il prodotto principale erano sensori di rilevamento di inondazioni da installare in tunnel sotterranei e passeggiate lungo i corsi d’acqua. Un dispositivo che invia un segnale all’amministratore quando l’acqua raggiunge un determinato livello e accende luci lampeggianti sul posto.

L’azienda ha perfezionato il prodotto per 3 anni attraverso un progetto di ricerca e sviluppo governativo e ha ricevuto la designazione come prodotto innovativo a giugno di quell’anno. Una parte dei fondi ricevuti durante il periodo del progetto era un prestito e il rimborso era previsto a partire dall’inverno di quell’anno. Considerando i salari di nove dipendenti, la tempistica della prima fornitura pubblica dopo la designazione avrebbe influenzato l’intero programma aziendale.

L’ultima riga dell’e-mail era breve. “Mi aspettavo che un’istituzione mi contattasse dopo la designazione. Non ho ricevuto nulla da 3 mesi.”

2. Il motivo per cui non ci sono stati ordini per 3 mesi nonostante l’avvenuta ricezione dell’autorizzazione

Il giovedì prenotato, il direttore ha portato con sé copie dell’autorizzazione, screenshot della piattaforma di innovazione e le email scambiate con i funzionari degli enti locali.

Dopo le forti piogge estive, tre enti hanno mostrato interesse. Due erano dipartimenti per la sicurezza da disastri del comune, uno era un consorzio che gestisce strutture pubbliche. Tutti e tre hanno detto che la prima volta che abbiamo parlato, avevano reagito positivamente. Ma alcune settimane dopo, le risposte sono state simili.

“Non è possibile ottenere l’approvazione a causa della mancanza di materiale per la revisione interna.”
“Non è possibile capire se il prezzo indicato sulla piattaforma include i costi di installazione.”
“Lo rivedremo durante l’indagine sulla domanda di ottobre.”

Il direttore stava interpretando queste risposte come dei rifiuti. Io, rileggendo le email, le ho viste in modo diverso. Nessuno dei tre enti ha detto di non volere il prodotto. Era una questione di mancanza di materiale per prendere una decisione.

I funzionari degli enti pubblici non acquistano direttamente il prodotto, ma devono giustificare perché questo prodotto deve essere utilizzato a questo prezzo e ottenere l’approvazione documentata. I prodotti innovativi hanno un percorso di acquisto diverso rispetto alle gare d’appalto standard, ma per utilizzare tale percorso, i funzionari devono avere la documentazione di supporto. Lo schermo della piattaforma non stava svolgendo questo ruolo.

Quel giorno, ho detto al direttore che avrei verificato tre cose: l’ambito del prodotto indicato nell’autorizzazione, le informazioni registrate sulla piattaforma e il programma dell’indagine sulla domanda autunnale.

3. Come si collega la designazione di prodotto innovativo con l’indagine di mercato?

Qui chiariamo un errore comune. Molti pensano che, una volta ottenuto il riconoscimento di prodotto innovativo, l’agenzia per gli appalti si occuperà di venderlo. La designazione apre semplicemente la porta affinché le amministrazioni pubbliche possano acquistare il prodotto attraverso il percorso dedicato ai prodotti innovativi. Aprire la porta non significa che le amministrazioni entrino automaticamente.

La procedura per i prodotti innovativi si svolge generalmente in quattro fasi.

Designazione: I risultati della ricerca e sviluppo governativi, la partecipazione alla gara d’appalto per prodotti innovativi dell’Agenzia per gli Appalti Pubblici, i prodotti tecnologici sviluppati, ecc., vengono designati come prodotti innovativi in base ai requisiti specifici di ciascun percorso. I diversi tipi di designazione hanno periodi di validità e requisiti diversi.
Registrazione nel Mercato dell’Innovazione: Le informazioni sui prodotti designati vengono pubblicate nel Mercato dell’Innovazione. I responsabili degli enti richiedenti consultano principalmente questa schermata e i documenti allegati per confrontare i prodotti.
Sondaggio della Domanda: Viene definito un processo per ricevere le richieste degli enti che desiderano testare i prodotti innovativi, come il progetto di acquisto pilota dell’Agenzia per gli Appalti Pubblici, in un periodo di tempo stabilito. Gli enti devono scegliere i nostri prodotti durante questo periodo per passare alla fase successiva.
Abbinamento e Acquisto: Dopo la richiesta e la revisione da parte dell’ente richiedente, viene determinato l’ente per il test pilota, e seguono la consegna, l’utilizzo e la valutazione dei risultati dell’utilizzo.

Questo cliente pensava di aver completato la fase 1 e di aver concluso la fase 2. In realtà, la fase 2 era completata solo per metà e la programmazione della fase 3 si stava avvicinando.

Il periodo di sondaggio della domanda varia ogni anno e per ogni progetto. In questo caso, l’avviso verificato ha iniziato a ricevere le richieste degli enti richiedenti a metà ottobre ed è rimasto aperto per circa 3 settimane. I responsabili degli enti devono completare anche le approvazioni interne entro questo termine, quindi i materiali dell’azienda devono essere preparati in anticipo. Rimangono circa 3 settimane.

La base per il supporto all’acquisto di prodotti innovativi è la “Legge sugli Appalti Pubblici” e i relativi regolamenti, e i criteri dettagliati sono soggetti a modifiche frequenti. È necessario verificare individualmente per ogni caso.

4. Indagine di Mercato: 4 Documenti Preparatori da Preparare in Anticipo

Dopo aver confrontato le informazioni del mercato e il contenuto dell’e-mail, i materiali da integrare questa volta sono stati suddivisi in quattro gruppi. Abbiamo stabilito il criterio che debbano essere in un formato che i funzionari dell’ente possano allegare ai documenti di approvazione.

① Verifica della Coerenza tra l’Ordine di Approvvigionamento e le Informazioni di Registrazione del Mercato

Verificare se il modello, le specifiche e i componenti corrispondono alla formulazione dell’ordine di approvvigionamento.
Verificare se sono inclusi articoli al di fuori dell’ambito dell’ordine di approvvigionamento.

② Documento di Giustificazione dei Prezzi

Indicare separatamente il costo unitario del corpo principale, i costi di installazione, le spese di comunicazione e i costi di manutenzione.
Fornire una giustificazione che possa essere confrontata con le prestazioni effettive di fornitura private o i preventivi.

③ Condizioni di Installazione e Quantità Disponibile per la Consegna

Condizioni richieste per l’ambiente di alimentazione e comunicazione, posizione di installazione.
Quantità producibile mensilmente e tempi di consegna.

④ Documento di Verifica della Manutenzione e Gestione Post-Vendita

Periodo di garanzia gratuita, tempo di risposta alle anomalie, periodo di fornitura dei ricambi.
Metodo per verificare le prestazioni durante il periodo di prova.

Tutti e quattro sono più un lavoro di raggruppamento dei contenuti sparsi all’interno dell’azienda nell’ordine in cui l’ente li leggerà, piuttosto che documenti da creare ex novo. Tuttavia, si è verificato un problema imprevisto al punto ①.

5. Dichiarazione e informazioni di mercato in conflitto

Scorrendo riga per riga la dichiarazione, mi sono fermato nella sezione “ambito del prodotto”. Quello specificato era “corpo del sensore di rilevamento del livello e software di gestione”. Tuttavia, nelle foto e nelle descrizioni dei prodotti pubblicati sul mercato, era incluso anche un allarme automatico per l’ingresso della galleria come set, e il prezzo era indicato solo per un set.

Ho chiesto al rappresentante se l’allarme di blocco fosse il risultato di un progetto di ricerca e sviluppo. La risposta è stata negativa. L’allarme di blocco era un’apparecchiatura importata da un’azienda collaboratrice e collegata, e l’azienda ha detto che era più facile da mostrare come set quando creava materiale di vendita.

Questo è stato uno dei motivi per cui i funzionari dell’ente hanno esitato. Il percorso di acquisto per i prodotti innovativi è aperto solo per i prodotti specificati. Con un prezzo di set che include attrezzature al di fuori dell’ambito specificato, è difficile per il funzionario decidere fino a che punto deve considerare il set come un prodotto innovativo per l’approvazione. Il funzionario ha evitato una struttura che potrebbe creare problemi durante l’audit.

Un altro aspetto era il nome del modello. Il certificato di prova e la dichiarazione indicavano il nome del prototipo al momento del progetto, mentre il mercato e il catalogo indicavano il nome di vendita assegnato dopo il lancio. L’azienda sa che si tratta dello stesso prodotto, ma un funzionario che lo vede per la prima volta non lo saprebbe.

Abbiamo deciso tre direzioni:

Correggere le informazioni di mercato concentrandosi sul corpo del sensore e sul software, e indicare separatamente l’allarme di blocco come apparecchiatura compatibile, chiarendo che è disponibile per l’acquisto separatamente.
Creare una tabella di confronto dei nomi dei modelli che dimostri che il nome del prototipo e il nome di vendita sono lo stesso prodotto, e allegare una dichiarazione aziendale che confermi che la configurazione del circuito e la versione del firmware sono le stesse.
Porre per iscritto una domanda al dipartimento responsabile dell’approvvigionamento del governo per verificare se la modifica delle informazioni di mercato rientra nella modifica dei contenuti della dichiarazione. Abbiamo scelto un metodo che lascia una traccia, poiché le risposte telefoniche possono variare da persona a persona.

La risposta alla richiesta è arrivata 6 giorni dopo. Si precisava che la correzione delle informazioni all’interno dell’ambito designato poteva essere considerata una modifica delle informazioni, mentre per ampliare l’ambito designato era necessario un procedimento separato. Grazie a questa risposta, l’ambito da correggere è diventato chiaro.

6. Materiale riscrittto per consentire al referente dell’ente di approvare

Di seguito, la giustificazione dei prezzi. Il prezzo esistente sul marketplace prevedeva un solo costo unitario per set e non indicava se includeva i costi di installazione e comunicazione. Era per questo che il referente aveva detto “Non si può sapere se include i costi di installazione”.

Ho estratto undici preventivi di consegna in siti privati negli ultimi due anni insieme al responsabile della contabilità aziendale. Ho scelto cinque di questi, con ambienti di installazione simili a quelli delle strutture pubbliche, e li ho riscritti dividendoli in quattro sezioni: unità centrale·installazione·comunicazione·manutenzione. Calcolando la media e confrontandola con il prezzo del marketplace, il prezzo dell’unità centrale non presentava grandi differenze con il prezzo di consegna privata. Il motivo per cui il referente lo ha trovato costoso era che i costi di interruttore e installazione erano stati combinati in un’unica cifra.

Il documento delle condizioni di installazione è stato creato principalmente con foto del sito. È stato diviso in due tipi: tipo galleria sotterranea e tipo percorso pedonale lungo il fiume, e sono stati organizzati separatamente i metodi di alimentazione, i metodi di comunicazione e i tempi di installazione. Doveva essere qualcosa che il referente potesse leggere immaginando il sito.

Quel martedì, il direttore ha portato dei sensori dimostrativi in ufficio. Mentre spiegavo l’altezza di installazione, ho immerso leggermente la punta del sensore in un bicchiere d’acqua sul tavolo e, in quel momento, le luci di emergenza si sono accese e ho ricevuto un messaggio di allarme sul mio cellulare. La porta della stanza accanto è stata bussata con la domanda “Cosa sta succedendo?”. Il direttore ha sorriso e ha detto “Sembra che questo dimostri la velocità di risposta” e quella schermata di messaggio è stata effettivamente inclusa come foto di esempio di notifica nel piano di utilizzo dimostrativo.

Infine, è allegata la bozza del piano di utilizzo dimostrativo. È un documento che suggerisce quali indicatori utilizzare per verificare le prestazioni quando l’ente richiede un utilizzo dimostrativo, ad esempio la precisione della rilevazione e il tempo di trasmissione dell’allarme, e il numero di occorrenze di guasti. Se il referente non deve creare i criteri fin dall’inizio, la velocità di approvazione cambierà.

7. Scadenza per la presentazione e i risultati successivi

Le modifiche alle informazioni del mercato sono state riflesse 9 giorni prima dell’inizio del sondaggio. Il rappresentante ha creato uno schermo modificato e quattro pacchetti di documenti in un unico PDF e li ha rispediti ai responsabili di tre agenzie con cui aveva contattato in estate. Questa volta, invece di “si prega di esaminare”, si trattava di un’e-mail che descriveva in tre righe quali parti erano state modificate, insieme al programma del sondaggio.

I risultati sono stati diversi per ogni agenzia.

Un comune ha comunicato di aver presentato la domanda di prova.
L’ente ha concluso la revisione interna, ma ha comunicato che quest’anno le altre attività e il budget si sovrappongono e che presenterà la domanda al sondaggio dell’anno successivo.
L’altro comune non ha presentato domanda questa volta perché la discussione sul luogo di installazione non era stata conclusa.

Si potrebbe pensare che uno sia pochi. Ma per l’azienda che non aveva ricevuto nemmeno una sola richiesta in 3 mesi, si trattava della prima domanda a un’istituzione pubblica. In seguito, è stato comunicato che era stata abbinata a un’istituzione di prova dopo la revisione. L’installazione è stata programmata prima della stagione delle piogge dell’anno successivo e il rappresentante ha riorganizzato il piano di produzione in base a tale programma.

A ripensarci, il problema è stato risolto non tanto dai nuovi documenti, quanto dal leggere attentamente una sola riga di designazione. Rimuovendo le apparecchiature al di fuori dell’ambito di designazione, i prezzi sono stati chiariti e, una volta chiariti i prezzi, il responsabile è stato in grado di scrivere il documento di approvazione. La preparazione dei documenti di approvvigionamento è più difficile che presentarne molti, è presentarli in modo coerente.

8. Contenuti del lavoro e checklist pratica per l’ufficio di agente amministrativo

Nell’ambito dei lavori relativi a prodotti innovativi o appalti pubblici, l’ufficio dell’agente amministrativo Hwang Yunsang svolge le seguenti attività:

Verifica e confronto della coerenza tra il certificato di prodotto innovativo, le informazioni di registrazione del mercato dell’innovazione e i certificati di prova, e redazione di una tabella di confronto
Redazione di documenti di presentazione come la base di calcolo dei prezzi, le condizioni di installazione, i certificati di manutenzione, i piani di utilizzo in prova, ecc.
Redazione di domande scritte da inviare all’ente appaltante e all’istituzione richiedente e revisione dei contenuti della risposta
Redazione e presentazione per conto del cliente di documenti per la registrazione della partecipazione alla gara d’appalto del mercato nazionale, la richiesta di certificazione di produzione diretta, ecc.

Se hai ricevuto la designazione di prodotto innovativo ma non c’è risposta da parte dell’istituzione pubblica, controlla i seguenti punti a partire dal basso.

La gamma di prodotti della designazione e i componenti elencati sul mercato sono gli stessi?
I codici modello del certificato di prova, della designazione e del catalogo sono gli stessi? Se diversi, esiste una tabella di confronto?
I costi di installazione, comunicazione e manutenzione sono stati indicati separatamente nel prezzo di mercato?
L’ente acquirente ha preventivamente proposto gli indicatori di prova per verificare le prestazioni?
Avete verificato il calendario degli annunci di indagine sulla domanda di quest’anno e preparato i documenti 2-3 settimane prima?

Se siete alle prese con problemi di appalti o prodotti innovativi a Incheon e Songdo, vi consiglio di preparare i documenti prima che venga pubblicato l’annuncio.

Questa è una storia creata per aiutare a comprendere.

Siamo un ufficio di agente amministrativo situato a Songdo, Incheon (Posco Tower Songdo). Ci occupiamo di ricorso amministrativo, autorizzazioni/denunce, immigrazione e visti per stranieri, documenti di registrazione per appalti pubblici e gestione amministrativa periodica. Dopo la designazione del prodotto innovativo, esaminiamo anche le informazioni di mercato e i documenti preparatori per l’indagine sulla domanda. Se siete curiosi di situazioni simili, non esitate a lasciare una domanda.

Indirizzo: 165, Conventionia-daero, Yeonsu-gu, Incheon, Posco Tower Songdo, 2697
Telefono: 010-3374-2687
Sito web: www.hwangadmin.com