[Documenti per reclami] Delega per la presentazione di documenti da parte di residenti all'estero – Metodo per la certificazione dell'impronta e la verifica della firma: il certificato di conferma della firma personale non può essere rilasciato per procura.

3 Righe di Riepilogo

• Ci sono documenti che una famiglia residente in Corea non può ottenere al posto di chi vive all’estero. È possibile ottenere solo il documento di conferma della realtà della firma dalla persona stessa, e per la delega di rilascio per procura è necessario avere una procura confermata da una missione diplomatica estera.
• Ordine di presentazione: Verifica dei documenti richiesti nell’avviso pubblico → per chi risiede all’estero, conferma della procura e del consenso presso la missione diplomatica estera → l’agente domestico rilascia la certificazione di timbro → presentazione della domanda → integrazione dell’originale.
• Scadenze: Per i progetti di finanziamento, la data di scadenza dell’avviso è il riferimento. La posta internazionale richiede circa 2 settimane, quindi è necessario prenotare un appuntamento presso la missione diplomatica estera almeno 3-4 settimane prima della scadenza.

Indice

1. Perché un solo modulo di consenso è tornato due volte?
2. Le case vuote di Ganghwa e la sorella a Ho Chi Minh
3. Il documento di conferma della realtà della firma non può essere rilasciato per procura
4. Ottenere la certificazione di timbro con la procura confermata dalla missione diplomatica estera
5. Le differenze tra il registro di costruzione e l’edificio effettivo
6. Presentazione prima della scadenza e integrazione dell’originale
7. Dalla demolizione alla dichiarazione di cancellazione
8. Lista di controllo per la presentazione di documenti per chi risiede all’estero

1. Perché un solo modulo di consenso è tornato due volte?

Perché lo stesso modulo di consenso è tornato due volte dal comune? Il formato era corretto, c’era la firma e tutti i campi del richiedente erano compilati.

Sono un agente amministrativo con sede a Yeonsu-gu, Songdo, Incheon. Vorrei condividere un episodio che ho incontrato durante il mio lavoro. La preparazione e la presentazione di documenti presso enti amministrativi è un’attività fondamentale dell’agente amministrativo come stabilito dall’articolo 2 della “Legge sugli agenti amministrativi”. In particolare, ultimamente ho ricevuto molte richieste riguardanti i casi in cui i familiari che vivono all’estero devono presentare documenti presso gli uffici governativi nazionali. I documenti in sé non sono difficili. Ciò che è difficile è chi, dove e come ottenere firme e attestazioni.

Anche il modulo di consenso di questa storia era così. Non c’era alcun problema con il contenuto. Il motivo per cui è tornato era legato al documento di prova che doveva essere allegato al modulo di consenso.

2. Case di abbandono a Ganghwa e la sorella di Ho Chi Minh

Il cliente era un uomo sui trentacinque anni residente a Namdong-gu, Incheon. Lavorava in una società di logistica e ogni fine settimana visitava la casa della nonna a Ganghwado. La nonna era deceduta e il padre aveva ereditato la proprietà, e tre anni fa, anche il padre è deceduto, lasciando la casa e il terreno in eredità al cliente e alla sorella per metà. La registrazione catastale era già stata completata.

La casa era abbandonata da oltre dieci anni. Le tegole del tetto erano rotte e, durante la stagione delle piogge, la terra scorreva verso il muro della casa vicina. I vicini avevano presentato diverse denunce e l’ufficio comunale aveva consigliato al cliente di presentare domanda per il programma di supporto per la riqualificazione (demolizione) di case abbandonate. Ha potuto ricevere un contributo significativo per i costi di demolizione. Senza il contributo, il cliente avrebbe dovuto utilizzare una parte significativa dei suoi risparmi per il matrimonio, accumulati per quasi un anno.

Il problema era la sorella. La sorella lavorava come dipendente residente in una filiale locale di una società coreana a Ho Chi Minh, Vietnam, e il suo prossimo rientro era previsto per il Festival di Seollal. La scadenza per la presentazione della domanda era alla fine di ottobre.

Il cliente ha cercato di farlo da solo. Ha ottenuto i moduli dell’ufficio comunale e li ha inviati alla sorella via e-mail, e la sorella ha rispedito il modulo firmato in formato scansionato. Il cliente si è recato all’ufficio comunale con la copia stampata.

3. La dichiarazione di avvenuta firma personale non può essere rilasciata per procura

La risposta dell’addetto comunale è stata semplice. Secondo l’avviso, erano necessari l’originale del consenso di tutti i proprietari dell’edificio e la certificazione dell’atto di firma personale o la dichiarazione di avvenuta firma personale del proprietario stesso. La copia stampata non era un originale e mancava la certificazione.

Il cliente ha cercato di ottenere la dichiarazione di avvenuta firma personale di sua sorella il giorno successivo presso il centro per i residenti. Pensava che sarebbe andata bene, essendo familiari. Tuttavia, la dichiarazione di avvenuta firma personale è un documento che può essere rilasciato solo con la presenza diretta dell’interessato. Non è possibile ottenerla per procura. Anche la certificazione dell’atto di firma può essere rilasciata per procura, ma è necessario un mandato scritto dall’interessato e, se l’interessato si trova all’estero, il mandato deve essere convalidato da un consolato.

La seconda volta che è andato al comune, ha portato con sé l’originale del consenso inviato per posta internazionale dalla sorella. Questa volta era un originale, ma mancava ancora la certificazione. Il consenso è stato rispedito indietro.

Il cliente ha fissato una consulenza nel nostro studio il venerdì di quella settimana. Abbiamo ricevuto in anticipo l’avviso e le foto del consenso respinto via e-mail, quindi potevamo vedere approssimativamente cosa mancava prima dell’incontro. Erano rimasti 23 giorni alla scadenza dell’avviso.

4. Ottenere una Certificazione di Autenticità con una Delega di Verifica presso un Consolato Estero

Innanzitutto, abbiamo deciso in che modo ricevere i documenti. Aveva due opzioni per la sorella che non poteva rientrare in patria:

1. Come ottenere una procura per la richiesta di certificato di autenticazione dell’impronta da un consolato estero e farlo convalidare, per poi far ottenere al cliente, in Corea, una copia del certificato di autenticazione dell’impronta della sorella tramite delega.
2. Come far convalidare (legalizzare) lo stesso documento di consenso da un consolato estero e inviarlo.

Il secondo metodo sembrava più semplice, ma nel bando non c’era la dicitura che il documento di consenso legalizzato sostituisse il certificato di autenticazione dell’impronta. Quando ho chiamato il responsabile, la risposta è stata “probabilmente sì”. Non potevo agire sulla base di un “probabilmente” per un lavoro con una scadenza. Quindi, ho deciso di basarmi sul primo metodo e di ottenere una risposta scritta dal comune per il secondo metodo. Ho inviato una richiesta scritta al comune chiedendo “se il documento di consenso con la convalida del consolato estero può sostituire l’allegato del certificato di autenticazione dell’impronta”. Ho chiesto per iscritto per avere un riferimento nel caso in cui il responsabile cambiasse o si sentisse dire qualcosa di diverso al punto di contatto.

Ho inviato alla sorella un documento riassuntivo delle cose da fare.

• Prenotazione della visita al Consolato Generale di Ho Chi Minh (prenotazione online, con passaporto)
• Redazione della procura per il rilascio del certificato di autenticazione dell’impronta e convalida consolare. Indicare accuratamente il nome e il numero di registrazione della famiglia della persona che delega (il cliente) e lo scopo dell’utilizzo del certificato di autenticazione dell’impronta.
• Ricevere anche la convalida consolare sul documento di consenso lo stesso giorno (come riserva in base alla risposta del comune).
• Inviare entrambi i documenti all’indirizzo del cliente tramite spedizione internazionale.

Ho verificato un’ulteriore cosa. La sorella aveva precedentemente registrato l’impronta prima della partenza. Se non fosse stata registrata, avrei dovuto prima registrare l’impronta tramite il consolato estero, il che avrebbe richiesto più tempo. La prima cosa da chiedere per i documenti dei residenti all’estero è se l’impronta è stata registrata in Corea.

La sorella è andata al consolato il martedì mattina, il giorno con la prenotazione più rapida, e i documenti sono arrivati la settimana successiva, venerdì. Il cliente ha ottenuto il certificato di autenticazione dell’impronta della sorella presso il centro comunitario il lunedì della settimana successiva.

5. Differenze tra il registro dell’edificio e l’edificio reale

Mentre il problema della firma veniva risolto, ne è emerso un altro. Nel modulo di domanda per il progetto di supporto, c’era uno spazio per indicare l’area dell’edificio da demolire. Nel registro dell’edificio risultava solo un’abitazione, con un’area di 52㎡. Tuttavia, nelle foto del sito inviate dal cliente, c’erano un magazzino costruito con blocchi e un bagno tradizionale separati dall’abitazione.

Il cliente intendeva includere anche il magazzino nella demolizione. Se così fosse stato scritto, l’area dichiarata nella domanda non sarebbe corrispondente all’area indicata nel registro, e ci sarebbe stata un’alta probabilità di una richiesta di integrazione. Non era possibile determinare dal bando se fosse possibile includere gli edifici accessori non presenti nel registro nell’ambito del supporto.

Nel modulo di domanda è stata indicata solo l’abitazione di 52㎡ in base al registro. Invece, sono state allegate 6 foto del sito e una planimetria per chiarire che il magazzino e il bagno non presenti nel registro si trovano sullo stesso lotto e per richiedere una verifica sull’inclusione nell’ambito del supporto. Fornendo prima i materiali che il comune dovrà valutare, l’istanza stessa non verrà scossa anche se emergeranno altre dichiarazioni durante la verifica sul posto.

In quel periodo, il cliente è passato in ufficio portando con sé un sacchetto di fichi colti da un albero di fico nel cortile della casa della nonna. Disse di lasciarli in finestra per circa una settimana, perché non erano ancora completamente maturi. Li ho effettivamente mangiati una settimana dopo, ed erano piuttosto dolci.

6. Ricezione prima della scadenza e integrazione dell’originale

La risposta scritta del comune è arrivata 9 giorni prima della scadenza. Conteneva anche l’informazione che il consenso con verifica del consolato era accettato. Dato che avevo già ottenuto l’atto di autenticazione dello stampino, ho deciso di inviare entrambi. È meglio avere troppi documenti che averne pochi.

I documenti da presentare sono stati organizzati come segue:

La presentazione è stata completata 7 giorni prima della scadenza. Il giorno della presentazione, l’addetto ha chiesto di ottenere un nuovo registro del terreno con una data scaduta. Era stato rilasciato quando il cliente era andato per la prima volta al comune, quindi la data era scaduta. L’ho sostituito con uno nuovo rilasciato in quel momento utilizzando una macchina per l’emissione automatica di documenti per i cittadini. Questi problemi si verificano più spesso quanto più datati sono i documenti raccolti per la prima volta. Per le domande con scadenza, è meglio verificare prima i criteri di data di rilascio nel bando.

7. Demolizione e Dichiarazione di Distruzione

I risultati della selezione sono stati pubblicati a metà novembre. L’abitazione è stata inclusa tra i beneficiari, mentre il magazzino e il bagno sono stati inclusi nello stesso ambito di lavori dopo un’ispezione sul posto. Le foto e le mappe inviate separatamente in precedenza sono state utilizzate come materiale per l’ispezione sul posto.

La demolizione è terminata all’inizio di dicembre. Ciò che restava era la dichiarazione di distruzione. L’articolo 34 della “Legge sulla Gestione degli Edifici” prevede che il gestore dell’edificio presenti la dichiarazione di distruzione entro 30 giorni dalla data di distruzione. Si tratta della procedura per cancellare l’immobile dal registro degli edifici. Secondo la clausola dello stesso articolo, se è stata effettuata una demolizione completa seguita da una dichiarazione di completamento dei lavori di demolizione, si considera che sia stata presentata una dichiarazione di distruzione, ma era necessario verificare separatamente se ciò fosse avvenuto automaticamente a causa della demolizione come progetto finanziato. Anche per questa dichiarazione era necessario l’autorizzazione di entrambi i co-proprietari, ma poiché l’autorizzazione inizialmente ricevuta dalla sorella includeva la demolizione e la successiva dichiarazione di distruzione, non è stato necessario inviare e ricevere documenti all’estero di nuovo.

I documenti per i residenti all’estero richiedono 2 settimane ogni volta che attraversano l’oceano. Quando si riceve l’autorizzazione iniziale, è possibile ridurre il numero di viaggi di andata e ritorno includendo l’ambito dell’autorizzazione per le procedure future necessarie.

La sorella, tornata in patria per le vacanze del Capodanno lunare, ha detto di aver visto solo gli alberi da frutto rimanere nel cortile che era diventato un terreno vuoto. Il cliente ha detto che ha in programma di creare un piccolo orto su quel terreno in primavera.

8. Lista di controllo per la presentazione di documenti da parte di residenti all’estero

Se devi presentare documenti presso un ente governativo coreano insieme ai tuoi familiari che risiedono all’estero, controlla innanzitutto quanto segue:

1. Come sono indicati nell’avviso e nelle istruzioni i documenti da presentare, come la certificazione di timbro, la conferma della firma personale e se sono richieste copie originali.
2. Se il residente all’estero ha registrato un timbro in Corea (in caso contrario, procedi con la registrazione del timbro tramite la rappresentanza consolare).
3. Calcola a ritroso dalla data di scadenza, combinando la data di appuntamento presso la rappresentanza consolare e il periodo di spedizione internazionale.
4. Se l’ambito della delega include le procedure successive (dichiarazione, integrazione e ricezione) nell’autorizzazione.
5. Se ci sono date di emissione di riferimento per ogni documento.

Poiché i requisiti e i documenti accettati variano a seconda dell’ente e del progetto, è necessario un controllo individuale per ogni caso.

Questa è una storia creata per facilitare la comprensione.

Ufficio di agente amministrativo situato a Songdo, Incheon (Posco Tower Songdo). Ci occupiamo di ricorso amministrativo, autorizzazioni/dichiarazioni, immigrazione e soggiorno per stranieri, gestione amministrativa periodica. L'ufficio dell'agente amministrativo Hwang Yunsang fornisce indicazioni sulla preparazione della procura per proprietari/richiedenti residenti all'estero e fornisce un servizio di preparazione e presentazione di documenti da presentare agli enti amministrativi. Se hai una situazione simile, non esitare a contattarci.

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