[Pratiche civili] Registrazione del matrimonio internazionale in Corea: documenti e procedura — Sposati prima all’estero, si può fare anche dopo 3 mesi?

Riassunto in 3 righe

• Se vi siete già sposati secondo le leggi del paese in cui vivete, non è necessario fare una nuova dichiarazione di matrimonio in Corea. Dovete presentare una copia autenticata e una traduzione del certificato di matrimonio rilasciato dal paese in cui vi siete sposati per farlo registrare nel registro delle relazioni familiari.
• Procedura: Ottenere l’originale del certificato di matrimonio straniero → Redigere una traduzione → Compilare la dichiarazione di matrimonio (indicando la data in cui il matrimonio è stato celebrato secondo le leggi straniere) → Presentare la dichiarazione presso il comune di residenza o la rappresentanza consolare → Verificare la registrazione tramite il certificato di stato civile.
• Termine: Entro 3 mesi dalla data di redazione del certificato (data in cui il matrimonio è stato celebrato). Anche se il termine scade, la dichiarazione può essere accettata e la multa è di 50.000 won.

Indice

1. Un certificato di stato civile di una coppia sposata da 2 anni senza il nome del coniuge
2. Il motivo per cui la dichiarazione di matrimonio giapponese non è stata registrata in Corea
3. Il motivo per cui non è necessario fare una nuova dichiarazione di matrimonio in Corea
4. Se il termine di 3 mesi è scaduto, verrà accettata? E la multa
5. Preparazione del certificato di accettazione della dichiarazione di matrimonio giapponese e della traduzione
6. Compilazione della dichiarazione di matrimonio: data di costituzione del matrimonio e indicazione del nome
7. Ricezione presso il comune e rilascio del certificato di stato civile
8. Lista di controllo dei documenti per la dichiarazione di matrimonio per i matrimoni internazionali

1. Un certificato di stato civile di una coppia sposata da 2 anni senza il nome del coniuge

Il campo del coniuge nel certificato di stato civile era vuoto. Il titolare del certificato era una persona sposata da 2 anni.

Sono un agente amministrativo con un ufficio a Yeonsu-gu, Songdo, Incheon. Vorrei condividere un caso che ho affrontato durante il mio lavoro. Quando aiuto a compilare le domande di registrazione delle relazioni familiari e a presentarle al comune, vedo spesso questa stessa situazione nelle dichiarazioni di matrimonio per matrimoni internazionali. Si sono sposati in un paese straniero e hanno fatto la dichiarazione presso l’ufficio governativo di quel paese, ma i documenti coreani mostrano ancora che sono single.

Anche questa coppia era così. Il matrimonio non era invalido. Mancava solo una procedura per comunicarlo alla Corea.

2. Il motivo per cui la dichiarazione di matrimonio giapponese non è stata registrata in Corea

La cliente era una donna alla fine dei vent’anni. Ha lavorato per 4 anni in una società di design a Tokyo e nel settembre del 2024 si è sposata con suo marito giapponese presso il comune locale. Quest’estate, la società in cui lavora suo marito ha aperto una filiale coreana a Songdo e lui è stato trasferito, e la coppia si è trasferita a Incheon.

Il problema è emerso quando hanno dovuto trovare un appartamento in affitto. Dovevano ottenere parte del deposito a credito, ma la cliente, che aveva appena iniziato a lavorare come freelance dopo essere tornata in Corea, non aveva dati sul reddito sufficienti per essere valutata da sola. La banca ha richiesto un certificato di stato civile come prodotto che poteva essere valutato congiuntamente. Anche il team delle risorse umane della società di suo marito ha richiesto lo stesso documento per la richiesta di indennità di famiglia.

La cliente ha prelevato il certificato da un distributore automatico di documenti senza personale. Il campo del coniuge era vuoto.

La dichiarazione di matrimonio fatta in Giappone è registrata solo nel registro delle famiglie giapponese. Il comune giapponese non lo comunica alla Corea. L’articolo 35 della “Legge sulla registrazione delle relazioni familiari” stabilisce che il certificato deve essere presentato entro 3 mesi dalla data di redazione del certificato per un evento di registrazione come il matrimonio da parte di un cittadino coreano residente all’estero. È il ricorrente che deve direttamente registrare il matrimonio celebrato all’estero nel registro coreano.

La cliente non conosceva questa procedura. Ha detto che non aveva bisogno di documenti coreani mentre viveva in Giappone e pensava che i due paesi si informassero a vicenda. Non è un malinteso raro.

Rimanevano 12 giorni per presentare i documenti richiesti dalla banca e 26 giorni per la data di pagamento del deposito. Era una situazione in cui, se non avessero pagato il deposito in tempo, il contratto sarebbe stato a rischio.

3. Perché in Corea non si può rifare la dichiarazione di matrimonio

Il cliente era già andato due volte al comune.

Nella prima visita, aveva portato una nuova dichiarazione di matrimonio in stile coreano, con le firme dei testimoni di due amici universitari. L’addetto al banco ha esaminato la dichiarazione e ha chiesto se avesse già fatto la dichiarazione di matrimonio in Giappone, e quando ha risposto di sì, gli ha restituito la dichiarazione. La spiegazione era che i matrimoni già stipulati non devono essere dichiarati nuovamente, ma si deve presentare una copia autenticata del certificato di matrimonio ricevuto all’estero. La guida dell’addetto era corretta.

Nella seconda visita, aveva stampato una foto del documento giapponese salvata sul suo cellulare. Non era ancora riuscito a trovare l’originale perché non aveva ancora disimballato tutto, e pensava che sarebbe bastata una foto. Questa volta, non essendo stato presentato l’originale e non essendoci una traduzione, non è stato accettato.

Quella settimana, il cliente ha prenotato una consulenza telefonica e ha inviato via e-mail la dichiarazione di matrimonio restituita dal comune e la foto del documento.

La prima domanda che il cliente ha posto durante la consulenza è stata questa: se fosse andato in un altro comune e avesse omesso di menzionare la questione giapponese, sarebbe stato più veloce fare una nuova dichiarazione di matrimonio? Gli ho detto di non farlo. Ci sono due ragioni:

1. La data del matrimonio sarebbe registrata in modo diverso. La dichiarazione di matrimonio in Corea ha effetto dalla data della dichiarazione (articolo 812 del “Codice Civile”). Un matrimonio già stipulato nel settembre 2024 verrebbe registrato come stipulato nel 2026. Ci sarebbe una differenza di due anni tra la data del matrimonio nel registro giapponese e quella nel registro coreano.
2. La correzione sarebbe molto più difficile in seguito. Per correggere un registro già registrato, spesso è necessario un procedimento di rettifica che richiede l’autorizzazione del tribunale. Un’operazione che potrebbe essere completata con la presentazione di un documento potrebbe trasformarsi in un’operazione che richiede diversi mesi.

La differenza tra i due metodi è la seguente:

4. Cosa succede quando si supera il termine di 3 mesi e sanzioni pecuniarie

La seconda preoccupazione del cliente era il termine. Avendo omesso di presentare i documenti che avrebbero dovuto essere presentati entro 3 mesi, temeva che fossero stati rifiitati o che fossero state applicate pesanti sanzioni pecuniarie.

Non c’era motivo di preoccuparsi.

• Anche se il termine è scaduto, la dichiarazione viene accettata. Lo stesso articolo 40 stabilisce che anche una dichiarazione presentata dopo la scadenza del termine può essere accettata.
• La sanzione pecuniaria è inferiore a 50.000 won. Lo stesso articolo 122 stabilisce che una sanzione pecuniaria inferiore a 50.000 won può essere imposta a chi non si dichiara entro il termine per una giusta causa.

Non influisce nemmeno sulla validità del matrimonio. Il matrimonio è già stato stipulato il giorno in cui la dichiarazione è stata accettata in Giappone, e i documenti presentati in Corea servono semplicemente a darne notizia.

Abbiamo deciso di non contestare la sanzione pecuniaria. L’unica ragione per il ritardo era che non conoscevo la procedura, e questo non sarebbe stato considerato una giusta causa. Secondo l’articolo 18 della “Legge sulla regolamentazione delle violazioni dell’ordine”, è possibile ricevere un preavviso e presentare un parere entro il termine stabilito, e se si paga spontaneamente, si può ottenere una riduzione, quindi, quando si riceve l’avviso, si pagherà immediatamente. Sarebbe stato uno spreco di tempo scrivere un parere piuttosto che dedicare del tempo a sistemare il registro prima della data di presentazione in banca.

5. Preparazione del certificato di accettazione della dichiarazione di matrimonio giapponese e della traduzione

Innanzitutto, ho cercato l’originale. Il cliente aveva conservato diverse copie del certificato di accettazione della dichiarazione di matrimonio rilasciato dall’ufficio comunale giapponese al momento della dichiarazione. Ne è rimasta una da consegnare all’azienda e agli uffici governativi, che è riemersa dai documenti dei traslochi dopo la consulenza.

Successivamente, ho contattato l’ufficio comunale. Dopo essermi recato inutilmente due volte, la terza visita è terminata con la presa in carico della pratica. Ho chiesto quattro cose all’addetto all’anagrafe familiare dell’ufficio comunale competente per il domicilio telefonando.

1. Se è possibile ottenere un certificato con una data di rilascio di due anni fa. Mi hanno risposto che non è un problema la data di rilascio, poiché si tratta di un certificato che ne attesta la validità del matrimonio.
2. Se posso scrivere io stesso la traduzione. Mi hanno detto che è sufficiente indicare il nome del traduttore.
3. Se è necessaria una verifica aggiuntiva come un’apostille. In questo caso, non è stata richiesta.
4. Come si dimostra la nazionalità del marito. Mi hanno detto che è sufficiente una copia del passaporto.

Queste informazioni possono variare a seconda dei documenti e dell’ufficio competente, quindi è più sicuro chiedere prima di presentarli.

La traduzione è stata scritta direttamente dal cliente, che ha una buona conoscenza del giapponese. Ho confrontato a confronto la traduzione e il modulo di dichiarazione, verificando che nome, data di nascita e data del matrimonio corrispondessero in tutte e tre le voci. Ci sono stati due problemi.

Indicazione della data. Il certificato giapponese indicava la data del matrimonio in termini di anno dell’era giapponese. L’anno Heisei 6 corrisponde all’anno 2024 del calendario gregoriano. Per evitare che l’addetto comunale debba ricalcolarlo, ho indicato anche l’anno del calendario gregoriano nella traduzione.

Nome del cliente. Il cliente scriveva il suo nome in hangul senza caratteri cinesi, mentre il certificato giapponese indicava il nome in katakana. Se si trasmette solo la trascrizione fonetica, il nome sarà diverso da quello registrato nel registro coreano. L’ufficio comunale deve verificare che la persona nel certificato corrisponda alla persona nel registro. Pertanto, nella traduzione ho indicato sia la trascrizione originale che il nome in hangul del cliente registrato, e ho allegato una copia del passaporto che aveva presentato all’ufficio comunale giapponese al momento della dichiarazione di matrimonio. È possibile verificare che il nome e la data di nascita in caratteri romani sul passaporto corrispondano a quelli del certificato, confermando così che si tratta della stessa persona.

6. Compilazione del modulo di dichiarazione di matrimonio: data di costituzione del matrimonio e indicazione del nome

Quando si presenta l’estratto dell’atto di matrimonio, si compila anche il modulo di dichiarazione di matrimonio. Tuttavia, le voci da compilare sono diverse.

• Nella voce Data di costituzione del matrimonio secondo un sistema straniero, si indica la data del 9 settembre 2024, data in cui la dichiarazione è stata accettata in Giappone. Questa è una voce da lasciare vuota nella successiva dichiarazione di matrimonio effettuata in Corea.
• La sezione dei testimoni è lasciata vuota. Poiché si tratta di una dichiarazione di un matrimonio già costituito, non sono necessari testimoni. Non abbiamo utilizzato la prima dichiarazione in cui avevamo ottenuto le firme di due amici.
• Nella voce “Luogo di registrazione del marito”, si indica la nazionalità. Questo perché gli stranieri non hanno un luogo di registrazione.
• Un solo coniuge coreano può presentare la domanda. Il marito doveva andare al lavoro durante il giorno, quindi non era necessario che venisse con me.

La parte in cui ho impiegato più tempo è stato il nome del marito. Il nome del coniuge straniero viene registrato in hangul nel registro delle relazioni familiari. Il marito ha sempre scritto il suo nome in hangul come “Yuta” da quando è arrivato in Corea. Tuttavia, le linee guida per la trascrizione dei prestiti non indicano separatamente le vocali lunghe in giapponese. Ho chiesto all’ufficio comunale e mi hanno detto che è obbligatorio indicarlo come “Yuta” in base alle linee guida per la trascrizione.

Questa indicazione diventa il punto di riferimento per i documenti successivi. Quando nasce un bambino e si presenta la dichiarazione di nascita, anche il nome del padre segue questa indicazione. Pertanto, ho indicato “Yuta” nel modulo di dichiarazione e ho allineato anche i nomi dei genitori del marito allo stesso standard. È possibile spiegare che il nome in caratteri romani è lo stesso del passaporto per la banca e l’azienda.

Il marito, che ha sentito questa storia, ha riso molto dicendo che il suo nome era diventato un carattere in meno quando è arrivato in Corea. Quella sera, il marito si è esercitato a firmare con il suo nuovo nome e il cliente mi ha inviato una foto del foglio. La calligrafia era piuttosto ordinata.

7. Ricevimento in Comune e Rilascio dell’Estratto di Accertamento dello Stato Civile

La presentazione della documentazione è avvenuta tre giorni dopo la consulenza. Il cliente ha consegnato personalmente i documenti presso il comune di residenza. Secondo l’articolo 20 della Legge sulla Registrazione delle Relazioni Familiari, la dichiarazione può essere presentata non solo nel luogo di residenza registrato del dichiarante, ma anche nel luogo di residenza o nel luogo di attuale dimora del dichiarante. Il cliente, avendo letto qualcosa su internet, pensava di doverla presentare al consolato coreano in Giappone e aveva persino cercato dei voli, ma se si è già rientrati in Corea, si può presentare presso il comune di residenza.

I documenti presentati sono i seguenti:

L’addetto ha confrontato riga per riga l’originale in giapponese con la traduzione e l’ha accettato senza richiedere integrazioni.

Sei giorni dopo, il cliente ha ritirato l’estratto di accertamento dello stato civile. Il campo relativo al coniuge indicava il nome e la nazionalità del marito, e la data del matrimonio era indicata come la data in cui il matrimonio era stato registrato in Giappone il 9 settembre 2024. Era tre giorni prima della data di presentazione dei documenti bancari. I tempi di elaborazione variano a seconda delle circostanze dell’ufficio di accettazione, quindi, se ci sono scadenze, è necessario prevedere un margine di tempo.

L’avviso di sanzione è arrivato per posta circa due settimane dopo. Il cliente ha pagato l’importo ridotto entro il termine per la presentazione delle osservazioni e la questione si è conclusa lì.

La coppia si è trasferita nella data di pagamento del saldo. Il marito ha fatto una foto dell’estratto di accertamento dello stato civile appena rilasciato e l’ha inviata ai suoi genitori in Giappone. Si dice che la madre abbia cercato tabelle di sillabe coreane per provare a leggere il nome del figlio scritto in hangul.

Abbiamo anche fornito ulteriori indicazioni. Se il marito dovesse in seguito richiedere il permesso di soggiorno per matrimonio, sarà necessario verificare i requisiti separatamente, e si tratta di una procedura diversa da questa dichiarazione. Anche in quel caso, il punto di partenza sarà l’estratto di accertamento dello stato civile che abbiamo ora sistemato.

8. Lista di controllo dei documenti per il matrimonio internazionale

Se ti sei sposato all’estero e non è ancora stato registrato nel registro coreano, verifica quanto segue:

1. Ottieni un estratto di accertamento dello stato civile e verifica il campo del coniuge. Se è vuoto, significa che non è ancora registrato in Corea.
2. Non presentare una nuova dichiarazione di matrimonio in Corea, ma trova l’originale del certificato di matrimonio ricevuto all’estero. Se non lo trovi, richiedilo nuovamente all’autorità del paese in cui ti sei sposato.
3. Nella traduzione, indica il nome del traduttore, la data in trascrizione e il nome in modo da collegarlo alla registrazione.
4. Prima della presentazione, chiedi al comune la data di rilascio, la verifica aggiuntiva (apostille, ecc.) e il metodo di prova della nazionalità.
5. Anche se sono passati tre mesi, la dichiarazione viene accettata. La sanzione è inferiore a 50.000 won e, se ci sono scadenze per la presentazione dei documenti bancari o aziendali, calcola la data a ritroso da lì.

Nel caso in cui si presenti prima la dichiarazione di matrimonio in Corea, i documenti necessari sono diversi. È necessario un certificato che attesti che il coniuge straniero soddisfa i requisiti matrimoniali secondo la legge del suo paese, una traduzione e la prova della nazionalità, e i documenti e gli enti di rilascio variano da paese a paese. Se ti stai preparando per un matrimonio internazionale a Yeonsu-gu o Songdo, è consigliabile verificare prima i nomi dei documenti del paese del coniuge. I requisiti e i documenti accettati variano a seconda del paese e dell’ufficio di accettazione, pertanto è necessario un controllo individuale in base al caso.

Questa è una storia creata per facilitare la comprensione.