[Startup aziendale] Validità della certificazione di impresa venture di 3 anni, periodo di ri-domanda prima della scadenza e documenti — I criteri cambiano dopo i primi 3 anni dall'avvio

Riassunto in 3 punti

• La validità del certificato di impresa venture è di 3 anni dalla data di conferma e non esiste una procedura di rinnovo. È necessario richiedere una nuova conferma prima della scadenza.
• Per le tipologie Ricerca e Sviluppo e Crescita Innovativa, il tempo di elaborazione è di 45 giorni, con la possibilità di una sola proroga di 20 giorni, per un massimo di 65 giorni; si calcola la data di presentazione partendo da questo termine.
• Dopo 3 anni dalla fondazione, per la tipologia Ricerca e Sviluppo si applica il criterio del rapporto tra spese di ricerca e sviluppo e fatturato (superiore al 5%, o superiore alla percentuale notificata per settore). Si inizia calcolando se è possibile richiedere nuovamente la stessa tipologia ottenuta inizialmente.

Indice

1. Richieste di scadenza dei certificati in aumento a ottobre
2. Situazione emersa durante la consulenza video 70 giorni prima della scadenza
3. Il motivo per cui non è stato possibile richiedere nuovamente la stessa tipologia ottenuta inizialmente
4. Calcolo degli ultimi 4 trimestri e periodo di presentazione
5. La notifica di modifica del centro di ricerca di 30 giorni e i record di notifica aziendale
6. Modulo di richiesta per la tipologia Crescita Innovativa e organizzazione delle prove
7. Rilascio del certificato e cronoprogramma successivo
8. Contenuto del servizio dell’ufficio dell’agente amministrativo e checklist di preparazione

1. Richieste di scadenza dei certificati in aumento a ottobre

Sono un agente amministrativo con ufficio a Songdo, Incheon. Vi racconto un aneddoto vissuto durante il mio lavoro.

Ogni anno, con l’arrivo di ottobre, le richieste da parte delle aziende tendono a diventare simili. Si tratta di persone che, consultando in anticipo i bandi per i progetti di sostegno dell’anno successivo o preparando i documenti per l’estensione dei termini per i fondi politici, si rendono conto in ritardo che la data di scadenza di certificati o attestati cade a fine anno.

Il periodo di validità e le modalità di rinnovo dei certificati ricevuti dalle aziende variano a seconda della tipologia. Il certificato di azienda venture dura 3 anni dalla data di rilascio, il certificato di piccola e media impresa dura 1 anno in base all’anno di chiusura del bilancio, e la conferma di produzione diretta dura 2 anni. Alcuni certificati richiedono una nuova domanda entro un periodo prestabilito prima della scadenza per essere mantenuti, mentre per altri non esiste affatto una procedura di rinnovo e bisogna richiedere tutto da capo, proprio come la prima volta.

Questa storia riguarda un’azienda a soli 70 giorni dalla scadenza del certificato di azienda venture. Il cliente pensava di poter fare una richiesta identica a quella fatta inizialmente, ma nel frattempo l’azienda era cresciuta, rendendo difficile il rispetto dei criteri per la stessa categoria.

2. La situazione emersa durante la consulenza video a 70 giorni dalla scadenza

Innanzitutto, ho ricevuto un’e-mail. Insieme a una copia del certificato, c’era una breve domanda: “Quando e dove posso cliccare per il rinnovo della certificazione di startup innovativa (Venture)?”

Il giorno dell’appuntamento abbiamo parlato in videochiamata. La rappresentante è una donna alla fine dei suoi anni ventx, alla guida di un’azienda che produce sensori di vibrazione da applicare agli impianti industriali e software di analisi che segnalano anomalie. L’attività è stata fondata nel luglio 2021 e contava 9 dipendenti.

La situazione dell’azienda era la seguente:

• Certificato di startup innovativa (Venture): confermato il 18 dicembre 2022, tipo Ricerca e Sviluppo. Poiché è valido per 3 anni dalla data di conferma, sarà valido fino al 17 dicembre 2025.
• Prestiti agevolati governativi: sarà necessario presentare una copia del certificato valido durante la revisione per l’estensione del periodo all’inizio del prossimo anno.
• Progetti di Ricerca e Sviluppo governativi per il primo trimestre del prossimo anno: l’azienda intende candidarsi a un bando che prevede punti bonus per le startup innovative.
• Assunzione di ricercatori: il rinnovo dei contratti di due ricercatori è legato alla selezione del progetto.

Si trattava di una struttura in cui, in caso di interruzione della validità del certificato, si sarebbero compromessi contemporaneamente i documenti per l’estensione dei prestiti agevolati e i punti bonus per i progetti. La rappresentante credeva che il certificato ricevuto tre anni fa si “rinnovasse automaticamente” e ha riferito che l’avviso di scadenza impostato dallo sviluppatore dell’azienda non era suonato. Questo dettaglio verrà approfondito più avanti.

Prima di concludere la chiamata, le ho spiegato che non esiste un pulsante di rinnovo. La validità del certificato di startup innovativa è stabilita dall’Articolo 18-4 del “Decreto di esecuzione della Legge speciale sulla promozione delle startup innovative” come 3 anni dalla data di conferma, e il metodo prevede di richiedere nuovamente la verifica quando la scadenza si avvicina per ottenere un nuovo certificato.

3. Il motivo per cui non era possibile richiedere nuovamente lo stesso tipo di certificazione ricevuto inizialmente

Il rappresentante ha dichiarato di voler presentare la domanda con la stessa tipologia di ricerca e sviluppo di tre anni fa. Ciò è dovuto al fatto che il centro di ricerca e sviluppo aziendale è rimasto invariato e le spese di ricerca e sviluppo sono addirittura aumentate.

In questo contesto, c’era una clausola da verificare. La tipologia di ricerca e sviluppo è stabilita dall’Articolo 2-2, Comma 1, Punto 2, Lettera b della Legge. È necessario possedere un centro di ricerca e sviluppo aziendale o un dipartimento dedicato alla ricerca e sviluppo, e le spese annuali di ricerca e sviluppo e il rapporto tra le spese di ricerca e sviluppo e il fatturato devono rispettare rispettivamente i criteri stabiliti dal Decreto Presidenziale. I criteri stabiliti dal Paragrafo 5 dell’Articolo 2-3 del Decreto di Applicazione sono due:

1. Spese annuali di ricerca e sviluppo pari o superiori a 50 milioni di won
2. Rapporto tra spese annuali di ricerca e sviluppo e fatturato totale pari o superiore al 5% e superiore alla percentuale notificata per settore

Tuttavia, nella clausola della medesima lettera b, è presente la frase: “Per le imprese che non hanno ancora superato i 3 anni dalla fondazione, non si applica il criterio della percentuale”.

Tre anni fa, questa azienda era al suo 15° mese di attività. Non si applicava il criterio della percentuale e bastava superare i 50 milioni di won in spese di ricerca e sviluppo. Ora l’azienda è al suo 4° anno e 3° mese. Questa volta è necessario rispettare anche il criterio della percentuale.

Il rappresentante ha spostato lo sguardo fuori dallo schermo per un momento e ha detto: “Nel frattempo, il fatturato è triplicato.”

L’aumento del fatturato è un evento positivo per l’azienda. Tuttavia, se le spese di ricerca e sviluppo non crescono alla stessa velocità, la percentuale diminuisce. Per questo motivo, si trovava in una situazione in cui era difficile ottenere nuovamente la conferma per lo stesso tipo di pratica.

4. Calcolo degli ultimi 4 trimestri e periodo di presentazione della domanda

Il periodo per il calcolo della percentuale è indicato anche nelle disposizioni di legge. Il paragrafo 6 dell’articolo 2-3 del Decreto di Applicazione stabilisce che il calcolo si basa sulle spese di ricerca e sviluppo e sul fatturato totale degli ultimi 4 trimestri relativi al trimestre in cui è stata presentata la richiesta di verifica.

Se la domanda viene presentata a ottobre, il periodo di calcolo va dal 4° trimestre del 2024 al 3° trimestre del 2025. Il calcolo è stato effettuato utilizzando i dati trimestrali forniti dall’azienda.

Sebbene le spese di ricerca e sviluppo abbiano superato i 50 milioni di won, la percentuale è stata inferiore al 5%. Il valore era già al di sotto della soglia prima ancora di consultare le percentuali stabilite per settore.

Il rappresentante ha chiesto: “Se rimandiamo la domanda a gennaio dell’anno prossimo, il periodo di calcolo non cambierà?”

È un’osservazione corretta. Se la domanda viene presentata a gennaio, il riferimento sarà dal 1° trimestre al 4° trimestre del 2025. Tuttavia, il certificato scade il 17 dicembre. Rimandando la domanda, invece di cambiare il periodo di calcolo, si creerebbe un periodo privo di certificazione, e la revisione per l’estensione dei fondi agevolati e i bandi per i progetti finirebbero per cadere in quel vuoto temporale.

Per questo motivo, ho iniziato il calcolo a ritroso partendo dai tempi di elaborazione. L’articolo 8, paragrafo 2 del Regolamento di Applicazione stabilisce che i tempi di elaborazione per i tipi “Ricerca e Sviluppo” e “Crescita Innovativa” sono di 45 giorni, con la possibilità di una singola proroga fino a 20 giorni in caso di necessità.

• Domanda presentata il 10 ottobre → con 45 giorni, la notifica avverrebbe intorno al 24 novembre
• Con una proroga, al massimo intorno al 14 dicembre
• Data di scadenza del certificato attuale: 17 dicembre

Se dovesse arrivare una richiesta di integrazione, i tempi si allungherebbero ulteriormente. Era necessario presentare la domanda entro la seconda settimana di ottobre per poter concludere tutto prima della scadenza, anche considerando eventuali proroghe. I giorni rimanenti erano meno di 10.

A quel punto, restava da decidere quale tipologia presentare. Il tipo “Investimento Venture” richiede che la somma degli investimenti di investitori qualificati sia di almeno 50 milioni di won e rappresenti almeno il 10% del capitale sociale, ma questa azienda non aveva mai ricevuto investimenti esterni. L’unica strada rimasta era l’articolo 2-2, paragrafo 1, punto 2, lettera c della Legge, ovvero il Tipo Crescita Innovativa. Si tratta di una categoria in cui l’ente di verifica valuta l’innovatività della tecnologia e il potenziale di crescita aziendale, e non prevede criteri basati sulla percentuale rispetto al fatturato.

5. La notifica di modifica del laboratorio di ricerca entro 30 giorni e i registri di notifica aziendali

Dopo aver stabilito la categoria e inviato l’elenco dei documenti, il rappresentante ha menzionato la questione del centro di ricerca. Ha riferito che un ricercatore si era dimesso lo scorso 22 agosto e che il successore avrebbe iniziato a lavorare alla fine di ottobre. La notifica relativa al centro di ricerca non era stata ancora effettuata.

Si trattava di una questione da gestire prioritariamente, indipendentemente dalla certificazione di venture. All’epoca, l’Articolo 5 del Reglemento di esecuzione della 「Legge sul sostegno alla ricerca di base e allo sviluppo tecnologico」 stabiliva che le variazioni del personale del centro di ricerca fossero oggetto di notifica di modifica, e che il modulo di notifica di modifica dovesse essere presentato entro 30 giorni dalla data della variazione. Poiché le dimissioni erano avvenute il 22 agosto, il termine era già scaduto il 21 settembre. A partire dal 1° febbraio 2026, la normativa è stata trasferita alla 「Legge sul sostegno alla ricerca e allo sviluppo dei centri di ricerca aziendali, ecc.」 e, tuttora, l’Articolo 5 del Regolamento di esecuzione stabilisce che il personale di ricerca e sviluppo sia oggetto di notifica di modifica, mentre l’Articolo 7, comma 2 del Decreto di esecuzione stabilisce l’obbligo di notifica entro 30 giorni.

Fortunatamente, il motivo per la revoca dell’autorizzazione è la mancata notifica entro un anno dalla data in cui si è verificata la causa di modifica (all’epoca l’Articolo 14-3, comma 1, n. 5 della Legge; l’attuale Articolo 8, comma 1, n. 5 della Legge). Se la notifica viene effettuata immediatamente, non rientra nei motivi di revoca. Anche nel caso in cui i requisiti di autorizzazione non vengano soddisfatti, viene emesso un ordine di integrazione e viene concesso un periodo di integrazione di un mese (l’attuale Articolo 7, comma 5 prevede un periodo di almeno un mese).

C’era un motivo specifico per aver effettuato prima la notifica di modifica. Nella valutazione della categoria di crescita innovativa, l’organizzazione di ricerca e il personale dell’azienda costituiscono i dati che spiegano l’eccellenza tecnologica. Se il personale di ricerca indicato nella domanda differisce dai contenuti della notifica del centro di ricerca, si crea un ulteriore punto da spiegare durante il processo di valutazione. Per questo motivo, abbiamo presentato per primi il modulo di notifica di modifica (Modello Allegato n. 8) che riflette le dimissioni e l’assunzione prevista, e abbiamo allineato lo stato del personale nella domanda di certificazione di venture con tali contenuti.

In quel momento ho scoperto anche il motivo per cui non era suonato l’avviso di scadenza. Il giorno in cui tre anni fa avevo ricevuto la conferma, un programmatore aveva creato un bot sulla chat aziendale chiamato “Avviso 90 giorni prima della scadenza”. Tuttavia, durante il trasloco del server aziendale avvenuto l’anno scorso, quel bot era scomparso, e la persona che lo aveva creato era proprio quel ricercatore che si era dimesso lo scorso agosto. Il rappresentante ha detto sorridendo: “Il prossimo avviso lo scriverò su un calendario cartaceo”.

6. Domanda per il tipo di crescita innovativa e organizzazione delle prove

I criteri di valutazione per il tipo di crescita innovativa sono delineati nel paragrafo 11 dell’articolo 2-3 del Decreto d’Esecuzione. Si basano su l’eccellenza della tecnologia, la competitività del prodotto/servizio e la dimensione e le prospettive del mercato. I criteri dettagliati sono stabiliti tramite avviso ufficiale, e l’ente di verifica valuta i dati attraverso la revisione dei documenti e l’ispezione sul campo.

Questa azienda aveva accumulato molti dati negli ultimi tre anni, ma erano dispersi. Mentre redigevamo la domanda, abbiamo riorganizzato le prove in base ai criteri di valutazione.

1. Eccellenza della tecnologia: 2 brevetti registrati e 1 domanda di brevetto, l’elenco dei progetti di ricerca del centro di ricerca, i risultati dei test dei prototipi. Abbiamo sintetizzato in un unico foglio come l’ambito delle rivendicazioni del brevetto si colleghi alle funzioni del prodotto effettivamente venduto.
2. Competitività del prodotto/servizio: Contratti di 11 fornitori e lo storico dei rinnovi. Abbiamo messo in primo piano la registrazione che mostra come la fabbrica che ha effettuato la prima fornitura abbia aumentato il numero di installazioni per il secondo anno consecutivo.
3. Dimensione e prospettive del mercato: L’analisi di mercato contenuta nel business plan scritto direttamente dal rappresentante. Abbiamo ristretto il campo ai settori industriali in cui l’azienda vende effettivamente, ricalibrando i dati numerici.

Il criterio per la selezione dei dati era uno solo: se il valutatore, leggendo solo i documenti, fosse in grado di seguire il ragionamento su “dove viene venduta la tecnologia di questa azienda”. I premi o le notizie sui media presenti nel materiale di presentazione dell’azienda, non essendo direttamente collegati ai criteri di valutazione, sono stati spostati come materiale di riferimento in fondo.

Abbiamo inviato una richiesta scritta riguardo ai fondi per le politiche industriali. Abbiamo chiesto se, nel caso in cui il nuovo certificato non fosse ancora stato emesso al momento della revisione per il rinnovo, fosse possibile sostituirlo con una ricevuta di presentazione della domanda, o se fosse possibile presentarlo dopo l’emissione. La risposta è stata: “Presentare un certificato valido alla data della revisione; se il certificato esistente è ancora valido, è possibile utilizzare quello”. Poiché il certificato esistente era valido fino al 17 dicembre, è stato sufficiente anticipare la programmazione per ricevere la revisione per il rinnovo prima di tale data. Dopo aver ricevuto questa risposta, il rappresentante ha riprogrammato la data della revisione con il responsabile dell’istituto finanziario per la prima settimana di dicembre.

La domanda è stata presentata il 10 ottobre tramite il sistema di certificazione delle startup (Venture Confirmation System).

7. Rilascio del certificato e cronoprogramma successivo

Tre settimane dopo la presentazione, l’ente di verifica ha fissato una data per l’ispezione sul campo. Il valutatore ha esaminato il video del sensore montato sull’impianto reale e lo schermo di analisi, chiedendo in quale parte del prodotto venisse integrata la tecnologia brevettata. Il rappresentante ha fornito spiegazioni seguendo la tabella di collegamento preparata nella domanda.

C’è stata una richiesta di integrazione. Poiché il contratto di uno dei fornitori era intestato al distributore, ci è stato richiesto materiale per verificare il luogo di installazione finale; abbiamo ottenuto la dichiarazione del distributore e l’abbiamo presentata in soli due giorni.

In questo caso, il certificato di impresa venture per la categoria di crescita innovativa è stato rilasciato il 27 novembre. Il periodo di validità del nuovo certificato è di 3 anni a partire dalla data di rilascio. La scadenza era 20 giorni prima della scadenza del certificato esistente, e l’esame per l’estensione dei fondi agevolati si è svolto come previsto nella prima settimana di dicembre.

Infine, ho creato un unico calendario con tutti i certificati e le certificazioni dell’azienda.

Il motivo per cui abbiamo fissato la riconsiderazione del certificato venture con 4 mesi di anticipo è dovuto al tempo di elaborazione massimo di 65 giorni, sommato al tempo necessario per organizzare i dati degli ultimi 4 trimestri e determinare la categoria. Poiché se la percentuale delle spese di ricerca e sviluppo dovesse superare nuovamente il 5% si potrebbe tornare alla categoria di ricerca e sviluppo, abbiamo deciso di calcolare entrambe le categorie in quel momento.

8. Contenuti del servizio dell’agente amministrativo e checklist di preparazione

Lo studio dell’agente amministrativo Hwang Yunsang si occupa della preparazione e della presentazione della domanda di certificazione di impresa venture e della notifica di modifica del centro di ricerca aziendale. Il servizio include la pianificazione della domanda calcolando a ritroso la data di scadenza della certificazione e i tempi di elaborazione, il calcolo dei criteri per tipologia, l’organizzazione delle prove in conformità con i criteri di valutazione e la gestione delle richieste di integrazione.

Documenti necessari per la ri-presentazione della certificazione di impresa venture

1. Domanda di certificazione per impresa venture (Modulo notificato dal Ministero delle PMI e delle Startup, richiesta elettronica tramite il sistema di certificazione venture)
2. Copia della precedente certificazione per impresa venture (per la verifica della validità)
3. Dati relativi al fatturato e alle spese di ricerca e sviluppo degli ultimi 4 trimestri (per la determinazione della categoria)
4. Certificato di riconoscimento del laboratorio di ricerca aziendale e dettagli delle recenti notifiche di modifica (per la descrizione della categoria di ricerca e sviluppo o dell’organizzazione di ricerca)
5. Prove tecnologiche come brevetti e certificazioni, dati relativi alle principali forniture e contratti
6. Business plan (descrizione del mercato e della crescita)

In queste situazioni, verifichi prima quanto segue

• ① La data di scadenza della certificazione è entro 4 mesi, ma non è ancora stato iniziato il processo di richiesta
• ② Al momento della prima certificazione l’azienda aveva meno di 3 anni dalla fondazione, ma ora sono passati più di 3 anni
• ③ Nel frattempo il fatturato è aumentato significativamente o il personale di ricerca è cambiato
• ④ È stata fissata una scadenza per la presentazione della certificazione nei documenti per fondi politici o programmi di supporto

Se la certificazione scade, sarà necessario ricominciare l’iter da capo, e l’intervallo di tempo risultante influenzerà anche le scadenze di altri documenti. Più che conoscere la data di scadenza, è più utile sapere quando e cosa iniziare partendo da quella data a ritroso. Poiché i criteri e le tempistiche di elaborazione variano a seconda del caso, è necessaria una verifica individuale.

Questo testo è stato rielaborato per facilitare la comprensione e non è correlato a persone o eventi specifici.

Siamo un ufficio di agente amministrativo situato a Songdo, Incheon (POSCO Tower Songdo). Ci occupiamo di ricorso amministrativo, assistenza per licenze/notifiche, immigrazione per stranieri (visti e soggiorni), certificazioni aziendali e gestione amministrativa regolare. Se la vostra azienda ha una scadenza imminente per la certificazione venture o deve riconsiderare la propria categoria, calcoleremo insieme le tempistiche. Se desiderate informazioni su situazioni simili, non esitate a contattarci.

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