[Avvio d'impresa] Procedure di regolarizzazione delle licenze e l'elenco delle denunce dopo il trasferimento di uno stabilimento — È sufficiente cambiare l'indirizzo nella registrazione dell'attività?

Riassunto in 3 punti

1. Anche se si cambia l’indirizzo della registrazione dell’attività e si effettua la trascrizione del trasferimento della sede principale, le licenze della vecchia fabbrica non scadono automaticamente.
2. L’approvazione per l’istituzione/registrazione (notifica di completamento) della nuova fabbrica e la chiusura della vecchia fabbrica (cancellazione, cessazione, successione nel titolo) sono procedure diverse e i rispettivi termini decorrono separatamente.
3. Prima di trasferirsi, è necessario creare un elenco delle licenze per settore e decidere se lasciare le strutture nel vecchio edificio o demolirle.

Indice

1. Il trasferimento della fabbrica non termina con la sola registrazione della nuova fabbrica
2. Caso studio: Un’azienda manifatturiera che si è trasferita da una fabbrica in affitto al Distretto Industriale Nazionale di Namdong
3. Procedura per la nuova fabbrica: Contratto di insediamento, registrazione della fabbrica, installazione degli impianti di produzione
4. Procedura per la vecchia fabbrica: Elenco di cessazione, cancellazione e successione nel titolo per settore
5. Casi di demolizione e casi di successione da parte di un successore
6. Come combinare il rimborso del deposito cauzionale con la regolarizzazione delle licenze
7. Risultato di questo caso e checklist pre-trasferimento

1. Il trasferimento della fabbrica non termina con la sola registrazione della nuova fabbrica

Sono un agente amministrativo con ufficio a Songdo, Yeonsu-gu, Incheon. Quando ricevo consulenze sul trasferimento di fabbriche, le domande convergono quasi tutte nella stessa direzione. Le domande su “come registrare la nuova fabbrica” arrivano già tre mesi prima del trasferimento, mentre le domande su “come regolarizzare la vecchia fabbrica” arrivano molto tempo dopo la fine del trasferimento. E spesso arrivano solo dopo che è stata inviata una notifica di ispezione al vecchio indirizzo.

Il motivo è semplice. La rettifica della registrazione dell’attività e la trascrizione del trasferimento della sede principale sono attività molto visibili e vengono incluse nel programma di trasferimento. Al contrario, poiché per la fabbrica sono state ottenute autorizzazioni, notifiche e registrazioni separate a seconda delle diverse leggi, il nome non cambia tutto in una volta. Questo articolo seguirà questa differenza attraverso un caso specifico. Abbiamo già riassunto le procedure di registrazione e modifica della fabbrica nei nostri articoli precedenti, quindi qui ci concentreremo sulle notifiche che derivano dal trasferimento.

2. Caso: Un’azienda manifatturiera che si è trasferita da un capannone in affitto al Parco Industriale Nazionale di Namdong

Questa è la storia di una giovane imprenditrice alla fine dei suoi anni venti, proprietaria di un’azienda che produce contenitori alimentari in plastica tramite termoformatura. Gestiva l’attività come seconda generazione, avendo ereditato la fabbrica dal padre, con un totale di 11 dipendenti. Per quasi 12 anni ha operato in un capannone in affitto di 640㎡ a Okryeon-dong, Yeonsu-gu, ma il proprietario dell’edificio aveva deciso di vendere, rendendo impossibile il rinnovo del contratto. Proprio in quel momento, la domanda per l’ingresso nel Parco Industriale Nazionale di Namdong è stata approvata, e alla fine di settembre è stato completato il trasferimento dei macchinari.

Il trasloco è stato regolare. L’indirizzo della sede nell’iscrizione dell’attività è stato aggiornato subito dopo il trasferimento e il nuovo indirizzo è stato inserito anche nelle bolle di consegna per i clienti. La proprietaria ha dichiarato di aver pensato: “Ora è finita”.

La consulenza è iniziata tramite e-mail a metà ottobre, sei settimane dopo il trasloco. Due comunicazioni erano arrivate al vecchio indirizzo, inviate dall’ex amministratore dell’edificio che ne aveva scattato delle foto. Una riguardava l’avviso per l’ispezione periodica antincendio, l’altra riguardava la scadenza per la segnalazione relativa ai rifiuti. Il proprietario dell’edificio richiedeva la “conferma della regolarizzazione amministrativa delle strutture” prima di restituire il deposito cauzionale.

Dopo aver letto questa e-mail, l’unica cosa da verificare era: quante autorizzazioni e licenze erano ancora attive a nome della vecchia fabbrica? Nemmeno la proprietaria lo sapeva con precisione, poiché il padre aveva ottenuto numerosi permessi all’inizio dell’attività della fabbrica.

3. Procedure per la nuova fabbrica: contratto di insediamento, registrazione della fabbrica, installazione degli impianti di produzione

Prima di esaminare la vecchia fabbrica, abbiamo iniziato analizzando la nuova fabbrica. Questo perché, se la parte relativa alla nuova struttura presenta delle incongruenze, la regolarizzazione della vecchia perderebbe di significato.

Se si trova all’interno di un complesso industriale, il contratto di insediamento funisce da approvazione per l’istituzione

All’interno di un complesso industriale, la stipula di un contratto di insediamento con l’ente gestore equivale all’ottenimento dell’approvazione per l’istituzione della fabbrica. Pertanto, non è necessario seguire procedure di approvazione separate presso l’ufficio distrettuale. Il rappresentante ha gestito correttamente questa fase. Se ci si sposta al di fuori del complesso, le fabbriche con una superficie edilizia superiore a 500 m² devono ottenere l’approvazione del sindaco, del governatore della contea o del capo del distretto, ai sensi dell’articolo 13 della 「Legge sulla promozione dell’integrazione industriale e sull’istituzione di fabbriche」.

La registrazione della fabbrica avviene tramite la dichiarazione di completamento dopo l’installazione

Se la dichiarazione di completamento viene presentata entro 2 mesi dalla data di conclusione dell’approvazione per l’uso dell’edificio e dell’installazione di macchinari e impianti, l’attività viene iscritta nel registro di registrazione della fabbrica (Articoli 15 e 16 della medesima legge, Decreto d’attuazione Articolo 20). In questo caso, poiché gli impianti sono stati installati alla fine di settembre, il termine era entro la fine di novembre. Verificando, la pratica era già stata presentata tramite l’ente gestore dell’insediamento.

Quando si inseriscono macchinari in un edificio esistente, si verifica l’approvazione per l’installazione degli impianti di produzione

Per avviare un’attività di produzione installando macchinari di fabbricazione in un edificio industriale esistente, in alcuni casi è necessaria l’approvazione per l’installazione di impianti di produzione ai sensi dell’Articolo 14-3. L’obbligo riguarda le fabbriche con una superficie pari o superiore a 500 m² e, l’installazione senza tale approvazione è soggetta a sanzioni penali, pertanto non va considerata una semplice questione di sanzioni amministrative. In questo caso specifico, la pratica è stata gestita durante la fase del contratto di insediamento, ma nel caso in cui si trasferisca l’attività in un edificio esistente al di fuori del distretto, è fondamentale consultarsi prima di procedere con il contratto.

In sintesi, per la nuova fabbrica il flusso è: Contratto di insediamento o approvazione della costituzione → Installazione → Notifica di completamento (2 mesi) → Registrazione della fabbrica. Questo processo non è collegato alla chiusura della vecchia fabbrica. La registrazione della nuova fabbrica non comporta la cancellazione automatica della registrazione della vecchia fabbrica.

4. Procedure per la vecchia fabbrica: Elenco di chiusura, cancellazione e successione di posizione per settore

Passiamo ora alla vecchia fabbrica. Avevo chiesto al rappresentante tramite e-mail di fare una cosa: raccogliere tutte le copie di licenze, notifiche e contratti utilizzati nella vecchia fabbrica, suddivise per settore. È stato possibile verificare tutto grazie alla scatola di documenti conservata da mio padre.

I settori in cui potrebbero essere rimasti nomi legati al vecchio indirizzo sono solitamente i seguenti:

Non tutti i settori vengono gestiti in un unico modo. In questo caso specifico, c’erano plastica da riciclare derivante dal processo di termoformatura e piccole quantità di inchiostro dal processo di stampa. Pertanto, sono stati coinvolti i settori “rifiuti” e “materiali pericolosi”, mentre per l’antincendio si sovrapponeva l’ispezione relativa all’edificio.

Poiché l’autorità competente varia per ogni settore, non è possibile gestire tutto in un unico ufficio. Inoltre, a seconda del settore, la modalità di gestione può non essere la chiusura o la cancellazione, ma la successione di posizione o il cambio di titolarità. Questa differenza sarà spiegata nel prossimo capitolo. Poiché i termini e i moduli variano a seconda del caso, abbiamo ricevuto i documenti del rappresentante e abbiamo verificato tutto contattando singolarmente gli uffici competenti per ogni settore.

5. In caso di demolizione o di continuità da parte del successore

Il metodo di gestione cambia a seconda che si proceda con la demolizione o che il successore continui l’attività.

In caso di rimozione delle strutture, la notifica di chiusura o cancellazione deve essere accompagnata dalla conferma dell’avvenuta rimozione. Se l’attività viene interrotta ma le strutture rimangono in loco, potrebbe essere richiesto il documento probatorio per lo smaltimento di sostanze chimiche residue e rifiuti.

Nel caso in cui il successore continui a utilizzare le strutture, in alcuni settori non si tratta di una chiusura, bensì di una successione nel titolo o di un cambio di intestazione. In questo caso, se si procede con la notifica di chiusura, il successore dovrebbe dover registrare nuovamente le strutture, creando un problema maggiore.

In questo caso specifico, il proprietario dell’edificio non sapeva ancora se l’acquirente fosse un’azienda dello stesso settore (lavorazione della plastica). Non era ancora stato deciso se demolire o lasciare le strutture. Ho chiesto per iscritto al proprietario due cose: la prima riguardava se il nuovo proprietario avesse intenzione di continuare a utilizzare gli impianti, la seconda riguardava se fosse corretto che il rappresentante avesse rimosso completamente gli impianti. La risposta è arrivata due giorni dopo: la rimozione degli impianti era stata completata al 100% e il nuovo proprietario aveva in programma di demolire l’edificio per ricostruirlo.

Solo con questa risposta è possibile stabilire se procedere con la chiusura o la cancellazione. Se si presenta la notifica prima che la direzione sia definita, si rischia di creare discrepanze, come ad esempio aver chiuso un settore ma dover negoziare la successione per un altro.

6. Come combinare la restituzione del deposito cauzionale e la chiusura delle licenze

Non è insolito che il proprietario dell’immobile richieda la “conferma della regolarizzazione amministrativa” come condizione per la restituzione del deposito cauzionale. Questo accade perché le notifiche di ispezione o di rendicontazione collegate all’indirizzo del vecchio edificio possono influire anche sui soggetti coinvolti nell’immobile.

Ho consigliato di raccogliere le copie delle ricevute di presentazione man mano che le pratiche venivano completate e di consegnarle progressivamente al proprietario. Se si aspetta che tutto sia completato contemporaneamente, la restituzione del deposito si ritarda e il capitale operativo del rappresentante rimane bloccato. In questo caso, abbiamo inviato prima le ricevute di presentazione e le foto del disimpegno per i settori già regolarizzati; dopo aver verificato il cronoprogramma per le restanti pratiche, il proprietario ha concordato di restituire preventivamente una parte del deposito.

C’è stato un passaggio particolarmente strano. Sul fondo della scatola è emerso un documento per la notifica di stoccaggio di piccole quantità di materiali pericolosi, che il padre del rappresentante aveva ottenuto al momento del trasloco, 12 anni fa; su un post-it c’era scritto: “Le chiavi del magazzino dell’inchiostro sono presso la portineria”. Le chiavi erano state consegnate all’amministratore dell’edificio durante il trasloco e il magazzino era già vuoto. Il rappresentante ha detto sorridendo: “Mio padre scrive sempre queste cose su un promemoria”. Grazie a quel foglietto, la verifica relativa ai materiali pericolosi è stata anticipata di un giorno.

7. Risultati di questo caso e checklist pre-trasferimento

In questo caso, la riorganizzazione per settore è stata completata circa 5 settimane dopo l’inizio della consulenza. Per quanto riguarda rifiuti, merci pericolose e atmosfera, la pratica si è conclusa con la segnalazione di chiusura o cessazione, mentre per elettricità e gas è stato completato il conguaglio di chiusura. Per quanto riguarda l’antincendio, la questione è stata risolta con l’ispezione da parte del responsabile dell’edificio, e non sono arrivate ulteriori notifiche di ispezione o segnalazione al vecchio indirizzo. In questo caso specifico, anche il deposito cauzionale è stato restituito senza alcun importo residuo. Tuttavia, questo risultato si riferisce alla combinazione di impianti e settore commerciale di questo specifico caso, e non tutti i trasferimenti richiedono lo stesso periodo di tempo. Poiché gli oggetti di notifica e le scadenze variano a seconda del settore, è necessaria una verifica individuale.

Se state per effettuare un trasferimento, verificate i seguenti punti:

1. Create innanzitutto un elenco delle licenze della vecchia fabbrica. Elencate per settore: registrazione della fabbrica, rifiuti, atmosfera/acqua/odori, antincendio, merci pericolose, elettricità e gas.
2. Stabilite per iscritto con il proprietario dell’edificio se lasciare o rimuovere gli impianti nel vecchio edificio.
3. Per la nuova fabbrica, pianificate separatamente il cronoprogramma: contratto di locazione o approvazione di costituzione → installazione → notifica di completamento (entro 2 mesi dalla data di fine installazione).
4. Stabilite in anticipo un metodo per inoltrare al nuovo indirizzo la posta in arrivo al vecchio indirizzo prima della data del trasferimento.
5. Conservate le ricevute di presentazione e le foto dello sgombero raggruppandole per settore. Saranno utili al momento della restituzione del deposito cauzionale.

Questo testo è stato ricostruito per facilitare la comprensione e non è correlato a persone o eventi specifici.

Siamo un ufficio di agente amministrativo situato a Songdo, Incheon (POSCO Tower Songdo). Ci occupiamo di ricorsi amministrativi, servizi di preparazione e presentazione di documenti per licenze/notifiche, immigrazione per stranieri (visti/soggiorno) e gestione amministrativa periodica. Offriamo assistenza dalla verifica dello stato attuale prima della presentazione fino alla registrazione e modifica della fabbrica e alle notifiche per settore che derivano dal trasferimento. Se vi trovate in una situazione simile, non esitate a inviarci una richiesta.

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