[各種証明書] 海外在住者の書類提出代行 委任状・印鑑証明の取り方——本人署名事実確認書は代理発給できません

3行要約

• 海外にいる人の書類には、国内の家族が代わりに取得できないものがあります。 本人署名事実確認書は本人しか発行できず、印鑑証明書は在外公館で確認された委任状がある場合に限り、代理発行が可能です。
• 提出順序： 公告文の提出書類確認 → 海外滞在者は在外公館で委任書・同意書の確認 → 国内代理人が印鑑証明書を発行 → 申請書提出 → 原本の補完。
• 期限： 支援事業は公告の締め切り日が基準です。海外郵便は2週間前後かかるため、締め切りの3〜4週間前には在外公館の予約から手配する必要があります。

目次

1. 同意書1枚がなぜ2回も戻ってきたのか
2. 華島の空き家とホーチミンの姉
3. 本人署名事実確認書は代理発行できません
4. 在外公館確認委任書で印鑑証明書を受け取る
5. 建築物台帳と実際の建物が異なっていた部分
6. 締め切り前の提出と原本の補完
7. 解体後の滅失申告まで
8. 海外滞在者の書類提出チェックリスト

1. 同意書1枚がなぜ2回も戻ってきたのか

同じ同意書がなぜ2回も郡庁から戻ってきたのでしょうか。書式も正しく、署名もあり、申請人の欄も漏れなく記入されていました。

仁川（Incheon）の延寿区（Yeonsu-gu）松島（Songdo）に事務所を構える行政士です。仕事の中で出会ったあるエピソードをご紹介します。行政機関に提出する書類を作成し、提出を代行する仕事は「行政士法」第2条に定められた行政士の基本業務です。その中でも最近問い合わせが増えているのが、海外にいる家族が国内の官公庁に書類を提出しなければならない場合です。書類自体は難しくありません。難しいのは、署名と証明を誰が、どこで、どのような方法で受けるかです。

この話の同意書もそうでした。内容には問題ありませんでした。戻ってきた理由は、同意書に添付されていなければならない証明書にありました。

2. 華島の空き家とホーチミンの姉

依頼人は仁川南東区に住む30代前半の男性でした。物流会社で働きながら、週末ごとに華島（Hwaseodo）にある祖母の家を見に行っていました。祖母が亡くなった後、父親が継承し、3年前に父親も亡くなったため、家と土地は依頼人と姉が半分ずつ相続しました。登記はその時すでに済ませていました。

家は10年以上空いていました。屋根のスレートが割れ、長雨のたびに隣の家の塀の方へ土が流れ落ちていました。近隣から何度か苦情が入ったため、郡庁からは空き家整備（撤去）支援事業の公告が出たので申請してみてはどうかという案内を受けました。撤去費用の大部分を支援してもらえるのです。支援なしで撤去すれば、依頼人が1年近くかけて貯めてきた結婚資金の大部分がかかってしまう状況でした。

問題は姉でした。姉はベトナムのホーチミンにある韓国企業の現地法人で駐在員として働いており、次の帰国は旧正月（ソル）の連休に予定されていました。公告の締め切りは10月末でした。

依頼人は一人でやろうとしました。郡庁の書式を受け取って姉にメールで送り、姉は署名した同意書をスキャンして送り返しました。依頼人はそのプリントアウトしたものを持って郡庁へ行きました。

3. 本人署名事実確認書は代理発行できません

郡庁担当者の回答は単純でした。公告によれば、建築物所有者全員の同意書の原本と、所有者本人の印鑑証明書または本人署名事実確認書が必要でした。スキャンしたプリントアウトは原本ではなく、証明書も欠けていたのです。

依頼人は翌日、住民センターへ行って姉の本人署名事実確認書を取ろうとしました。家族だからできるだろうと考えたのです。しかし、本人署名事実確認書は本人が直接出向かなければ発行されない書類です。代理発行は本来できません。印鑑証明書も代理発行は可能ですが、本人が作成した委任書が必要であり、本人が海外にいる場合は、その委任書を在外公館で確認してもらう必要があります。

二度目に郡庁へ行ったときは、姉が国際郵便で送った同意書の原本を持って行きました。今回は原本でしたが、依然として証明書がありませんでした。同意書は再び戻ってきました。

依頼人が事務所に相談を予約したのは、その週の金曜日でした。事前にメールで公告と却下された同意書の写真を送ってもらっていたため、会う前に何が不足しているかは概ね把握できていました。公告の締め切りまで残された日は23日でした。

4. 在外公館の確認委任状で印鑑証明書を受け取る

まず、どのような方法で書類を受け取るかを決めました。姉が帰国せずに済む方法は2つありました。

1. 在外公館で印鑑証明書発行用の委任書を確認（領事確認）してもらい、送付。国内で依頼人が姉の印感証明書を代理で発行してもらう方法
2. 同意書自体を在外公館で確認（公証）してもらって送る方法

2番目の方法の方が簡単に見えましたが、公告文には「在外公館確認の同意書を印鑑証明書の代わりに受け取る」という文言がありませんでした。担当者に電話で確認したところ、「おそらく大丈夫だと思います」という回答でした。締め切りがある案件において、「おそらく」という言葉で動くことはできません。そのため、1番目の方法を基本とし、2番目の方法は郡庁の書面回答を得てから対応することにしました。郡庁に照会書を送り、「在外公感の確認を受けた同意書で印鑑証明書の添付を代用できるか」を文書で問いました。書面で問う理由は、担当者が変わったり、受付窓口で異なることを言われた際に根拠として使えるためです。

姉には、やるべきことを1枚にまとめて送りました。

• ホーチミン総領事館の訪問予約（オンライン予約、パスポート持参）
• 印鑑証明書発行委任状の作成後、領事確認を受ける。委任を受ける人（依頼人）の氏名と住民登録番号、印鑑証明書の使用目的を正確に記載
• 同じ日に同意書にも領事確認を受けておくこと（郡庁の回答次第で使用するための予備）
• 2つの書類を国際特送で依頼人の住所へ発送

ここでさらに一つ確認しました。姉は出国前に印鑑を登録済みの状態でした。もし印鑑の登録がされていなければ、在外公館を通じて印鑑の登録から行う必要があり、それだけ時間がかかっていたはずです。海外滞在者の書類において、まず確認すべきことは国内に印鑑が登録されているかです。

姉は予約が最も早い日である火曜日の午前中に総領事館へ行き、書類はその週の金曜日に到着しました。依頼人は翌週の月曜日に住民センターで姉の印鑑証明書を発行してもらいました。

5. 建築物台帳と実際の建物が異なっていた部分

署名の問題が解決する間、別の問題が一つ発生しました。支援事業の申請書には、撤去対象となる建築物の面積を記入する欄がありました。建築物台帳には、住宅1棟、面積52㎡のみが載っていました。しかし、依頼人が送ってきた現場の写真には、住宅の隣にブロックで造られた倉庫と伝統的なトイレが別にありました。

依頼人は倉庫も一緒に撤去してほしいと書くつもりでした。しかし、そのように書くと申請面積と台帳の面積が一致せず、補完要求が出る可能性が高かったのです。台帳にない附属建築物を支援範囲に入れることができるかどうかは、公告文だけでは判断できませんでした。

申請書には、台帳に基づき住宅52㎡のみを記載しました。代わりに別紙に現場写真6枚と配置図を添付し、台帳にない倉庫・トイレが同じ地番にあることを明らかにし、支援範囲に含まれるか検討を依頼しました。郡庁が判断するための資料を先に提示しておけば、現場確認の際に別の話が出たとしても、申請自体が揺らぐことはありません。

その頃、依頼人が事務所に立ち寄る際、祖母の家の庭の柿の木から採れた柿を1袋持ってきてくれました。まだ十分に熟していないので、1週間ほど窓際に置いてから食べるようにと言われました。実際に1週間後に食べたところ、とても甘かったのです。

6. 締め切り前の受付と原本の補完

郡庁からの書面回答は、締め切りの9日前に届きました。在外公館の確認を受けた同意書も認めるという内容でした。すでに印鑑証明書も受け取っていた状態だったので、両方提出することにしました。書類が余る方が、足りないよりもマシだからです。

提出書類は以下のように整理しました。

受付は締め切りの7日前に完了しました。受付当日、担当者は発行日が古い土地台帳の1枚を新しく取り直してほしいと言いました。依頼人が最初に郡庁へ行った際に発行されたものだったため、日付が古くなっていました。その場で無人民願発行機で新しく取り直して差し替えました。書類を最初にまとめた日が古ければ古いほど、このようなことが起こります。締め切りがある申請では、発行日の基準を公告文で事前に確認しておくのが望ましいです。

7. 解体後の滅失申告まで

選定結果は11月中旬に出ました。住宅は支援対象に入り、倉庫とトイレは現場確認を経て同じ工事範囲に含まれました。別紙として事前に提出した写真と略図が、そのまま現場確認の資料として使われました。

解体は12月初旬に終わりました。残ったことは滅失申告でした。「建築物管理法（建築物管理法）」第34条は、建築物の管理者が滅失した日から30日以内に滅失申告書を提出するように定めています。建築物台帳から家を取り除く手続きです。同条の但し書きに従い、全面解体後に解体工事完了申告を行っていれば滅失申告をしたものとみなされますが、支援事業で解体したからといって、その申告まで自動的に済んでいるのかは別途確認が必要でした。この申告にも共同所有者2人の委任が必要でしたが、最初に姉から受け取った委任状に解体後の滅失申告まで含めておいたため、再度海外と書類をやり取りする必要はありませんでした。

海外滞在者の案件は、書類が一度海を渡るたびに2週間かかります。最初に委任書を受け取る際、今後必要な手続きまで委任範囲に入れておけば、往復の回数を減らすことができます。

連休に帰国した姉は、空き地になった庭にカシワの木だけが残っているのを見て帰ったそうです。依頼人は春にその土地に小さな菜園を作る計画だと言いました。

8. 海外滞在者の書類提出チェックリスト

海外にいる家族と一緒に国内の官公庁に書類を提出しなければならない場合は、まず以下を確認してください。

1. 公告文・案内文の提出書類に、印鑑証明書、本人署名事実確認書、原本の有無がどのように記載されているか
2. 海外滞在者が国内に印鑑を登録しているか（なければ在外公館を通じた印鑑申告から）
3. 在外公館の訪問予約日と国際郵便の期間を合わせて、締め切り日から逆算
4. 委任状に後の手続き（申告・補完・受領）までの委任範囲を入れたか
5. 書類ごとに発行日基準があるか

要件と認められる書類は機関や事業ごとに異なるため、事案ごとに個別の確認が必要です。

理解を助けるために構成した物語です。