Sou um agente administrativo com escritório em Songdo, Yeonsu-gu, Incheon. Apresento um episódio que encontrei no meu trabalho.
O documento de verificação mais simples demorou mais tempo.
Inicialmente, a empresa queria apenas uma certificação. Um dos itens de bónus listados no anúncio de licitação de uma agência governamental. O representante escreveu o nome num bloco de notas do telemóvel e mostrou-me. Inoviz.
Três meses depois, a empresa recebeu um documento de verificação com um nome diferente. E o que tinha de ser feito primeiro para obter esse documento de verificação era uma construção de divisórias de escritório que aparentemente não tinha nada a ver com a certificação.
## Uma linha de bónus no anúncio de licitação
O representante tinha meia dúzia e poucos anos. Ele estava a administrar uma empresa que desenvolve software para agências governamentais num espaço de centro industrial de conhecimento em Songdo. Havia sete funcionários, quatro dos quais eram desenvolvedores. A empresa tinha pouco mais de dois anos de existência.
Até agora, a empresa tem gerado receita através de desenvolvimento externo para empresas privadas. A partir deste ano, o objetivo era fornecer produtos para agências governamentais. Um produto foi concluído e algumas agências propuseram um uso piloto.
O problema era a licitação. Cada anúncio tinha itens de bónus e a elegibilidade de certificação estava incluída. A diferença de pontos era pequena, mas a maioria das licitações era decidida por pequenas diferenças. Havia itens de bónus semelhantes nos pedidos de fundos governamentais.
O representante estava com pressa. Havia dois anúncios de interesse programados para o próximo trimestre. Os salários de quatro desenvolvedores estavam a ser suportados pelas receitas externas, mas aumentar o trabalho externo interromperia o desenvolvimento do produto e o desenvolvimento do produto reduziria o trabalho externo. A entrega pública era uma forma de acabar com esta luta de força.
Portanto, ele escreveu o nome de uma certificação. Disse que era o nome que mais via na internet.
No dia anterior à consulta, o representante enviou-me por e-mail os textos completos dos dois anúncios de licitação de seu interesse. Os anúncios tinham mais de trinta páginas cada. O representante circulou apenas a tabela de bónus com um marcador.
Li os anúncios inteiros. Porque havia coisas para verificar além da tabela de bónus. Elegibilidade para participação, documentos a serem apresentados e por quanto tempo a certificação deve ser mantida para receber os pontos de bónus. Mesmo que o nome da certificação esteja na tabela de bónus, se não a tiver na data limite para apresentação, não receberá pontos.
Ambos os anúncios tinham a data limite como a data limite para apresentação. Havia dois anos e meio até o prazo do primeiro anúncio e quatro meses até o prazo do segundo. Esta data tornou-se o ponto final de todo o cronograma.
## Começamos por organizar o nome da certificação
A primeira coisa que fizemos na primeira consulta foi organizar os nomes. Existem muitos tipos de verificações e certificações que uma empresa pode receber, e eles são frequentemente confundidos devido aos nomes semelhantes.
Expliquei-os em dois grupos principais.
Um é o Sistema de Verificação Empresarial. Inclui coisas como verificação de empresas iniciantes, verificação de pequenas e médias empresas e verificação de empresas femininas e empresas de pessoas com deficiência. É para verificar a qual categoria a empresa pertence e os requisitos são relativamente objetivos.
O outro é o Sistema de Certificação Empresarial. Inclui certificações como empresas de capital de risco, Inoviz (PME de inovação tecnológica) e Mainviz (PME de inovação de gestão), certificação de empresas sociais e certificação de empresas amigas da família. É para avaliar a tecnologia, o sistema de gestão e o propósito social da empresa, e requer muito mais evidências preparatórias.
Então, relei os itens de bónus no anúncio de licitação. Não havia apenas uma certificação elegível para bónus. Inoviz, empresas de capital de risco e alguns outros estavam listados lado a lado. O representante só tinha visto o primeiro nome.
Esta descoberta foi o primeiro ponto de viragem neste caso. O objetivo não era Inoviz. Era o bónus.
A diferença entre os dois grupos também se reflete no período de preparação. A verificação empresarial é relativamente rápida porque os documentos são concluídos assim que os requisitos objetivos são cumpridos. A certificação empresarial leva meses para a avaliação e preparação. E a maioria das certificações tem um período de validade, portanto, não é uma questão de recebê-la uma vez e terminar, mas de ser reconfirmada periodicamente.
E deixei claro uma coisa no primeiro dia. Que não podemos garantir que qualquer certificação seja concedida. A agência de avaliação faz a avaliação e os resultados podem variar dependendo das diretrizes no momento do pedido, mesmo que os mesmos documentos sejam apresentados. O que podemos dizer é se a candidatura é provável com base nos dados atualmente detidos e se é necessário complementação.
O representante disse que ficou mais aliviado ao ouvir isso. Disse que estava mais nervoso porque os anúncios que viu na internet diziam todos que seria concedido.
## Foi depois de ter aberto duas vezes a tela de inscrição sozinho.
## Primeiro, o auto-diagnóstico online Inoviz
Estava a preencher os campos quando bloqueei no requisito de antiguidade. A empresa, que tinha sido criada há cerca de dois anos, ainda não cumpria o requisito de antiguidade. A tela mostrava uma mensagem de que não era um candidato elegível.
Em segundo lugar, estava a tela de inscrição para a certificação de empresa de capital de risco. Parei na fase de seleção do tipo. Havia vários tipos de certificação, e cada tipo tinha seus próprios requisitos e documentos. Não conseguia decidir qual tipo era adequado para a empresa.
Em ambas as ocasiões, o representante não fez nada de errado. No entanto, em ambas as ocasiões, a empresa abriu a tela de inscrição sem saber o que possuía atualmente.
A certificação é julgada por evidências, não por um pedido de inscrição. A tela de inscrição é a última a ser aberta.
O representante disse que tinha sido contactado por duas empresas de intermediação de certificação antes da consulta. Uma disse que garantiria a certificação e a outra ofereceu-se para escrever o plano de negócios.
Ambas as opções devem ser tratadas com cautela. Ninguém pode garantir a certificação. E, independentemente de quem redigir o plano de negócios, o conteúdo deve refletir o que a empresa está realmente a fazer. Se chegará o momento em que o representante terá de explicar diretamente o processo de análise, o plano de negócios escrito por outra pessoa ficará instável na boca do representante.
Portanto, dividimos as responsabilidades. Cabe a nós diagnosticar a situação atual da empresa, projetar a ordem em que as evidências serão apresentadas, preparar e organizar os documentos de apresentação. Quanto ao conteúdo do plano, ou seja, o que a empresa está a fazer e o que pretende fazer, cabe ao representante expressar isso. Nós anotamos o que ele disse, adicionamos evidências e organizamos a ordem.
## Pré-diagnóstico — O que a empresa possui atualmente?
No trabalho prático de certificação empresarial, o essencial não é preencher o formulário de inscrição, mas sim o pré-diagnóstico e o design de evidências. Por isso, a segunda reunião foi dedicada ao diagnóstico.
Pedimos ao representante quatro documentos: demonstrações financeiras dos últimos dois anos, lista de funcionários e histórico de registro do seguro social, lista de propriedade intelectual patenteada ou solicitada e lista de contratos que mostram a estrutura de vendas.
Ao analisar os documentos, a forma da empresa tornou-se visível.
A maior parte das vendas veio do desenvolvimento terceirizado. Ainda não havia vendas de produtos próprios. Havia um pedido de patente e ainda estava em processo de registro. Todos os quatro desenvolvedores eram funcionários em tempo integral e estavam inscritos no seguro social. No entanto, não havia documentos que mostrassem o que essas pessoas estavam a fazer. Não havia organograma nem divisão de tarefas. Sete pessoas estavam a fazer tudo juntas num único espaço.
Tornou-se claro que o maior ativo da empresa era a força de trabalho e a tecnologia de desenvolvimento. No entanto, esse ativo não era visível nos documentos.
A certificação baseada em tecnologia exige que a empresa demonstre que está a realizar atividades de pesquisa e desenvolvimento. E para demonstrar isso, deve haver documentos que revelem onde e por quem a pesquisa e o desenvolvimento estão a ser realizados.
Um ponto adicional surgiu no diagnóstico: os gastos com pesquisa e desenvolvimento não estavam a ser geridos separadamente. Os salários dos desenvolvedores e os custos de compra de equipamentos estavam a ser contabilizados como despesas gerais. Embora uma parte significativa dos gastos da empresa estivesse a ser destinada à pesquisa e desenvolvimento, esse facto não era visível nos livros.
O representante telefonou ao contabilista na semana seguinte e concordou em dividir as contas a partir do mês seguinte.
Não alterámos os registos anteriores. É difícil explicar números retroativos. Em vez disso, decidimos excluir esta parte do centro das evidências nesta certificação e usá-la como material para certificações futuras.
## Reorganizamos a ordem
Com base nos resultados do diagnóstico, reorganizámos a ordem. Tinha quatro etapas.
Primeiro, verificação de pequena e média empresa. Esta é a verificação mais básica. É frequentemente solicitada ao solicitar outras certificações e é frequentemente usada em licitações públicas. É a mais rápida a ser concluída porque os requisitos são objetivos.
Segundo, instalação de um departamento de pesquisa e desenvolvimento. Este é um mecanismo que demonstra as atividades de pesquisa e desenvolvimento da empresa por escrito. É necessário para que a próxima etapa de evidência seja possível.
Terceiro, certificação de empresa de capital de risco. Não é elegível para o requisito de antiguidade e está na lista de pontos extras. Uma gama mais ampla de opções de tipo pode ser escolhida quando um departamento de pesquisa e desenvolvimento é estabelecido.
Quarto, Inoviz. É solicitado quando a antiguidade é cumprida. Nesse momento, o histórico de pesquisa e desenvolvimento acumulado serve como evidência.
O representante sorriu ao perceber que esta era o objetivo original. Parece que vamos conseguir, afinal, só a ordem é diferente.
Sim. A certificação é, na maioria das vezes, não sobre receber o que se deseja de uma vez, mas sim sobre organizar a sequência de eventos para que o que vem antes sirva de comprovação para o que vem depois.
A primeira etapa, a verificação de microempresa, também não foi trivial. A elegibilidade para microempresa não depende apenas de critérios de tamanho, como receita ou ativos, mas também das relações de participação acionária com outras empresas. Se houver empresas relacionadas, o tamanho delas pode ser agregado.
Perguntei ao representante. Ele tinha alguma participação em outra empresa ou outra empresa tinha participação nesta? O representante pensou por um momento e disse que havia investido uma pequena quantia na empresa de um conhecido no início da empresa.
Verificando a porcentagem de participação, percebemos que não era um nível que influenciasse a decisão de empresa relacionada. No entanto, se ele tivesse se candidatado sem saber este fato e, posteriormente, fosse solicitado a fornecer comprovação, teria que procurar os documentos com urgência. Guardamos uma cópia do contrato de investimento em uma pasta de documentos.
Mesmo na verificação mais simples, há uma pergunta escondida.
## Motivo para a construção de divisórias
Para ter um departamento de pesquisa e desenvolvimento dedicado, existem condições. Os dois pontos principais são: deve haver pessoal dedicado à pesquisa e desenvolvimento e o espaço onde esses funcionários trabalham deve ser separado de outros departamentos.
Tínhamos pessoal. Quatro desenvolvedores. O problema era o espaço. Sete pessoas estavam trabalhando em um único espaço sem divisórias. A mesa do representante ficava ao lado da mesa dos desenvolvedores, e a mesa do departamento de vendas ficava ao lado.
Então, construímos. Construímos divisórias em um lado do escritório e mudamos as mesas de quatro desenvolvedores para dentro. Não foi uma construção grandiosa. Demorou dois dias e o custo foi baixo. Primeiramente, notificamos o escritório de administração do centro industrial.
A reação dos funcionários foi mista. Os desenvolvedores disseram que estava mais silencioso e bom, e o departamento de vendas reclamou que agora teria que bater na porta para perguntar algo aos desenvolvedores.
A próxima etapa foi a documentação. Criamos um novo organograma e criamos uma descrição do trabalho para o pessoal dedicado à pesquisa e desenvolvimento. Cada um dos quatro funcionários escreveu meio parágrafo sobre o que cada um está pesquisando e como essa pesquisa está conectada a qual produto da empresa.
Este documento se tornou a espinha dorsal de todas as comprovações subsequentes.
## Desajuste entre o histórico de contribuições para o INSS e a descrição do trabalho
Ao criar os documentos, surgiu um desajuste.
Um dos quatro desenvolvedores estava registrado com uma função diferente no histórico de contribuições para o INSS. Ele havia sido contratado para suporte de vendas e depois transferido para desenvolvimento. A função mudou, mas o registro permaneceu o mesmo.
Esses desajustes retornam como perguntas durante a análise. Se você diz que é pessoal dedicado à pesquisa e desenvolvimento, mas outros registros apontam para outras funções, eles perguntam qual versão você deve acreditar.
Então, definimos a ordem. Primeiro, reunimos os documentos para confirmar a data real da mudança de função do funcionário. Registros de atribuição de projetos no messenger interno, histórico de trabalho no repositório de código, etc. E orientamos a empresa a relatar as correções necessárias aos órgãos competentes.
O que fizemos foi identificar o desajuste e organizar o que deve ser ajustado em que ordem. Projetar comprovações é, em última análise, fazer com que diferentes documentos contem a mesma história.
## Verificação de empresa de risco – Critérios para escolher o tipo
Preparamos a verificação de empresa de risco após a criação do departamento dedicado à pesquisa e desenvolvimento.
Existem vários tipos de verificação de empresa de risco. Existem tipos baseados em histórico de investimentos, tipos baseados em investimentos em pesquisa e desenvolvimento e tipos que avaliam a tecnologia e o crescimento. Este foi o local onde o representante parou na segunda tentativa.
O critério para escolher o tipo era simples: o que esta empresa pode mostrar melhor.
Não recebemos investimentos externos. O investimento em pesquisa e desenvolvimento era na maior parte dos casos gasto em folha de pagamento e, portanto, não podíamos mostrar em números porque não havíamos gerenciado como despesa de pesquisa e desenvolvimento até então. O que restava era ser avaliado em termos de tecnologia e crescimento.
Portanto, escolhemos esse tipo. E fixamos o centro da comprovação em três coisas: manual técnico do produto próprio, conteúdo do pedido de patente e documentos trocados com as instituições que propuseram o uso piloto.
O terceiro foi importante. Ainda não tínhamos receita, mas havia interesse externo no produto. Se esse interesse permanecesse em documentos, seria uma base para o potencial de crescimento. Demorou um dia para encontrar os documentos na caixa de entrada do representante.
## Projeto de Plano de Negócios Conciso, Evidências Numeradas
O plano de negócios foi o que demorou mais tempo. O rascunho inicial escrito pelo representante tinha vinte páginas. Visão da empresa, tamanho do mercado, análise da concorrência, plano de vendas para os próximos cinco anos.
Eu disse para reduzir o rascunho pela metade. O que o avaliador quer saber não é a visão, mas a evidência. Qual é essa tecnologia, quem a está criando, quem demonstrou interesse e quais documentos comprovam cada um desses pontos.
Portanto, adicionei um número de anexo a cada frase do plano de negócios. Ao lado da descrição da tecnologia, o número do pedido de patente; ao lado da descrição da força de trabalho, o número do documento de alocação de tarefas; ao lado da reação do mercado, o número do documento da agência. Frases sem evidências foram removidas.
O plano de vendas para cinco anos também foi removido. Números sem evidências, uma vez que são questionados, abalam todos os outros números. Em vez disso, escrevi as metas específicas para o próximo ano e a qual anúncio essas metas estão vinculadas.
A versão final tinha nove páginas. O representante ficou apreensivo com o número reduzido de páginas. Você acha que isso é suficiente? Eu disse que era curto o suficiente para ser lido.
Antes da submissão, preparei mais uma coisa. Foram perguntas previstas para o caso de o representante ter que explicar pessoalmente durante o processo de avaliação.
Selecionei cinco. Qual a diferença entre esta tecnologia e os produtos existentes? O que acontece se o pessoal de desenvolvimento perder um membro fundamental? A receita ainda é baseada em terceirização, quando você espera começar a receita de produtos próprios? Qual a conexão entre o conteúdo do pedido de patente e qual função do produto? Qual foi a reação específica das agências de teste piloto?
As respostas foram escritas pelo próprio representante. Adicionei o número de anexo correspondente a cada resposta. Para garantir que a resposta verbal correspondesse aos documentos.
Quando o representante estava escrevendo a resposta para a quarta pergunta, ele parou. Ele disse que era difícil explicar a conexão entre o conteúdo do pedido de patente e a função do produto em uma única frase. Decidimos complementar essa parte com uma ilustração no manual técnico. Foi exatamente nesse ponto que recebemos um pedido de complementação durante a avaliação. Graças a isso, o documento de complementação foi enviado em um dia.
## Confusão com Quinhentos Cartões de Visita
Houve um pequeno incidente neste trabalho.
No dia em que o certificado de empresa de risco emergente foi emitido, o representante me enviou uma foto. E três dias depois, outra foto chegou. Eram novos cartões de visita. O certificado de empresa de risco emergente estava impresso no verso do cartão.
Mas essa marca era uma imagem encontrada na internet. As marcas de certificação geralmente têm um método de uso definido. Eu disse para verificar.
O representante me ligou depois de verificar. Ele disse que precisava reimprimir quinhentos cartões. Havia riso em sua voz.
Esses quinhentos cartões de visita estão agora na prateleira do armário do escritório. O representante deixou um pacote para serem usados como bloco de notas.
## Resultados
O período total foi de cerca de três meses. Duas semanas para a verificação de pequenas e médias empresas, um mês para a preparação do departamento de pesquisa e desenvolvimento e a construção de divisórias, um mês e meio para a preparação e avaliação da certificação de empresa de risco emergente. Houve um pedido de complementação durante a avaliação. Para explicar um pouco mais a conexão entre o conteúdo do pedido de patente e a função do produto. Adicionamos uma página ao manual técnico.
Recebemos a certificação de empresa de risco emergente. Aplicamos um bônus a um dos dois anúncios do próximo trimestre. Não escrevo os resultados aqui. O lance não é decidido apenas por um bônus, mas depende da avaliação de cada agência.
No entanto, há algo que vale a pena registrar. O organograma, a alocação de tarefas e os registros relacionados à pesquisa e desenvolvimento criados neste processo servirão como base para a comprovação ao solicitar o Inovbiz no futuro. O representante marcou no calendário a data em que cumprirá os requisitos de antiguidade. E criou um formulário para registrar as atividades de pesquisa e desenvolvimento para que os desenvolvedores o preencham todas as sextas-feiras.
A certificação tem um prazo de validade e precisa ser renovada antes que esse prazo termine. O período de manutenção é mais longo do que o de obtenção. Portanto, os registros após a certificação são tão importantes quanto a preparação antes da certificação.
O que parecia ser o formulário de verificação mais simples acabou resultando em uma mudança na forma da empresa. Uma divisória, um organograma, uma divisão de tarefas. Coisas que não existiam antes.
O presidente disse durante a última ligação que, ao se preparar para a certificação, foi a primeira vez que escreveu por escrito o que a empresa faz.
A documentação administrativa muitas vezes faz com que você perceba o que já está fazendo pela primeira vez.
## Alguns pontos para deixar registrado
Se você está se preparando para a certificação empresarial, siga esta ordem.
① O objetivo não é o nome da certificação, mas sim os pontos extras ou os requisitos de elegibilidade. Ao ler atentamente os itens de pontos extras do edital, você frequentemente encontrará outros certificados que você pode obter agora.
② A pré-análise vem antes do formulário de inscrição. Espalhe os balanços, a lista de funcionários e os registros de seguro de saúde, os direitos de propriedade intelectual e a estrutura de vendas e verifique o que a empresa pode mostrar.
③ Verifique os requisitos de tempo de operação primeiro. Os requisitos de tempo de operação variam de acordo com a certificação. Se você não atender aos requisitos, é melhor começar a acumular as verificações ou certificações nas etapas anteriores.
④ Faça com que documentos diferentes contem a mesma história. Se o organograma, a divisão de tarefas e os registros de seguro de saúde forem inconsistentes, eles retornarão como perguntas na avaliação.
⑤ Projete os registros após a certificação. Há um prazo de validade e a evidência para a próxima etapa de certificação começa a ser acumulada agora.
Os requisitos e procedimentos para a verificação e certificação empresarial variam de acordo com o sistema e podem mudar dependendo do julgamento da agência de avaliação e das diretrizes no momento da inscrição. Os requisitos podem variar de caso a caso, portanto, é necessário confirmar individualmente com a agência competente.
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Este é um escritório de agente administrativo localizado em Incheon Songdo (Posco Tower Songdo). Lida com revisões administrativas, licenças/declarações, entrada e saída de estrangeiros (vistos/residência) e gerenciamento administrativo regular. A certificação empresarial muitas vezes é determinada pela ordem das evidências, mais do que pelo formulário de inscrição, e nosso escritório trabalha para projetar essa ordem junto com você. Sinta-se à vontade para entrar em contato conosco se você tiver uma situação semelhante.
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※ Este é um caso fictício reconstruído para fins de ilustração.
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