3 linhas resumo
- Se as informações do registro da fábrica (nome da empresa, representante, área da fábrica, área de instalações auxiliares, tipos de negócios detalhados, etc.) mudarem, você deve solicitar o registro de alteração dentro de 2 meses a partir da data da mudança. Atrasos ou omissões estão sujeitos a multas.
- Mesmo se você começar a usar o espaço do inquilino vizinho que saiu, isso também é um registro de alteração da área da fábrica. Você deve corresponder os documentos com a autoridade de uso do novo espaço, o propósito do cadastro do imóvel e o layout real do equipamento.
- Comparar o local com os documentos antes do envio reduzirá os pedidos de complementação. Em geral, as alterações comuns são notificadas dentro de 7 dias após o envio, portanto, se você apenas enviar dentro do prazo, poderá ajustar o cronograma do seu cliente.
Índice
- Contando a partir do dia em que passou na auditoria do cliente principal
- Fábrica maior, certificado de registro da fábrica inalterado
- 2 meses a partir da data do evento de alteração, restam 16 dias
- Um armazém ainda permanecia no cadastro do imóvel
- O registro da empresa que saiu ainda está no lugar
- Adição de tipos de negócios detalhados e redesenho do processo de fabricação
- 7 dias após o envio e, em seguida, nova auditoria do cliente principal
- Conteúdo do trabalho do agente administrativo e lista de verificação
1. Contando a partir do dia em que passou na auditoria do cliente principal
Sou um agente administrativo com escritório em Songdo, Incheon. Aqui está uma história que experimentei ao lidar com documentos de licenças e permissões para empresas, começando com o resultado.
Na terceira semana de outubro, recebi uma curta mensagem do gerente de uma empresa de usinagem de metais: “Aprovado na auditoria do cliente principal para um novo item. A produção em massa começará no próximo mês.” A foto anexada mostrava um novo certificado de registro da fábrica. O número na seção de área da fábrica era diferente do mês anterior.
Há apenas um mês, esse número estava atrasando a aprovação do novo item. A fábrica já havia sido ampliada e as máquinas já estavam instaladas. Apenas os documentos permaneciam os mesmos.
Expandir uma fábrica geralmente termina com obras e instalações. O registro de alteração da fábrica é algo que segue depois, então é fácil esquecer. Foi o mesmo com este caso.
2. Fábrica maior, certificado de registro da fábrica inalterado
A empresa cliente era uma empresa que usinava suportes de alumínio para peças automotivas em um terreno de fábrica individual em Seogu, Incheon. Há 14 funcionários. O representante, que trabalhou como torneiro por mais de 20 anos, abriu a empresa e, desde 3 anos atrás, a filha do representante tem sido gerente da equipe de gerenciamento, responsável por responder ao cliente principal e lidar com os documentos.
A empresa estava alugando o primeiro andar de um prédio de dois andares. A outra metade estava sendo usada por outra empresa que montava móveis de madeira maciça. Em meados de agosto deste ano, essa empresa se mudou para a província de Gyeonggi, deixando o espaço vago. O representante conversou com o proprietário do prédio e decidiu usar também esse espaço, adiando a instalação de duas máquinas de usinagem CNC e uma máquina de limpeza de peças.
O motivo para aumentar os equipamentos era claro. O cliente principal, um fornecedor de primeiro nível, ofereceu um novo volume de suportes para veículos elétricos, e não foi possível cumprir o prazo com os equipamentos existentes. O volume do novo item representava quase 30% da receita anual da empresa. O representante planejava contratar dois funcionários adicionais para o turno noturno se recebesse esse volume.
Na terceira semana de setembro, a equipe de qualidade do cliente principal visitou a fábrica para uma auditoria de aprovação de novos itens. O certificado de registro da fábrica estava incluído nos documentos da auditoria. O inspetor da equipe de qualidade olhou para o certificado e perguntou: “A área da fábrica no certificado é diferente da linha de produção que vejo hoje. Você está registrando uma alteração?”
O gerente da equipe de gerenciamento não respondeu imediatamente à pergunta. O cliente principal “pediu que os documentos fossem re-submetidos após alinhar as informações do registro da fábrica com a situação atual” e suspendeu a aprovação.
3. 2 meses a partir da data do evento de alteração, restam 16 dias
O primeiro contato foi por e-mail, enviado pelo gerente de instalações. Estavam anexados o certificado de registro da fábrica, a planta do edifício, o contrato de arrendamento existente e fotos das máquinas recém-adquiridas. Compareceram na terça-feira à tarde, conforme agendado, o representante e o gerente de instalações.
Primeiramente, verificamos a data. A Lei nº 11498 (Lei de Promoção da Concentração Industrial e da Construção de Fábricas) artigo 16, estabelece que, quando certas informações do registro da fábrica são alteradas, é necessário realizar o registro de alteração. Os itens sujeitos a registro de alteração, conforme definido no regulamento, incluem o nome da empresa, o representante, a área do terreno da fábrica e a área de construção da fábrica (diminuição ou aumento devido à saída do inquilino), a área das instalações auxiliares, os detalhes do ramo de atividade e a forma de ocupação. O prazo para inscrição é dentro de 2 meses a partir da data em que a causa de alteração ocorreu. Alterar as informações registradas sem o registro de alteração pode resultar em uma multa de até 2 milhões de won.
Neste caso, a causa de alteração foi o dia em que a empresa vizinha saiu e eles receberam o espaço. Verificando as mensagens trocadas com o proprietário do edifício e a data de mudança da empresa vizinha, foi por volta de 18 de agosto. A data da consulta foi 2 de outubro. Restavam 16 dias para o prazo.
O representante disse: “Achei que contava a partir da data em que as máquinas foram instaladas”. Como as máquinas chegaram no início de setembro, ele pensou que tinha mais tempo. Se tivessemos planejado com base em uma data de início mais tardia, poderíamos ter perdido o prazo. Eu usei a data da aquisição do espaço como referência e planejei o cronograma a partir daí. Defini a meta de envio para 13 de outubro, 5 dias antes do prazo. Isso para deixar margem para responder dentro do prazo, mesmo que houvesse um pedido de complementação.
4. Um armazém ainda permanecia no cadastro do imóvel
Na manhã seguinte, fomos inspecionar a fábrica pessoalmente. O registro de alteração da fábrica não é apenas uma questão de alterar documentos. Os departamentos responsáveis verificam se o formulário de inscrição, o plano de negócios, o diagrama do processo de fabricação e a lista de máquinas correspondem à realidade do local. Inspecionar o local com antecedência reduz significativamente os pedidos de complementação.
Caminhamos pelo primeiro andar com o cadastro do imóvel em mãos. Tanto o espaço existente quanto o espaço recém-adquirido estavam registrados como uso industrial. No entanto, uma pequena área em um canto do novo espaço era de uso armazém. Era onde a empresa vizinha guardava materiais para móveis.
O problema era que havia uma máquina de limpeza de peças naquele espaço de armazém. Eles a colocaram lá porque era um local conveniente para a instalação de tubulações. A máquina de limpeza é um equipamento de fabricação que faz parte do processo de produção. Havia uma alta probabilidade de que um pedido de complementação fosse emitido alegando que o uso não correspondia, pois uma instalação de fabricação estava localizada em um espaço de armazém e a área era declarada como área de fábrica.
Havia duas opções. Alterar o uso do espaço de armazém ou mover a máquina de limpeza para uma área de fábrica com uso industrial. A alteração de uso levaria mais tempo e procedimentos e seria difícil de concluir em 16 dias. Eu recomendei mover a máquina de limpeza para a área de fábrica com uso CNC, ao lado, e manter apenas matérias-primas no espaço de armazém. A extensão da tubulação levaria dois dias. Dividi a área do espaço de armazém em instalações de fabricação e instalações auxiliares.
Desta forma, a área a ser inscrita no formulário ficou clara. Criei uma tabela dividindo a área do terreno da fábrica, as instalações de fabricação e as instalações auxiliares por andar e por compartimento. Porque o responsável não perguntaria: “Todo o edifício é uma fábrica?”, mas sim: “Até onde realmente usam para fins de fabricação?”.
5. O registro da empresa que saiu ainda está no lugar
Na tarde em que visitamos o local, fizemos uma consulta prévia ao departamento de registro de fábricas da prefeitura. Enquanto explicávamos as alterações e verificávamos os documentos necessários, o responsável apontou um detalhe: “Ainda existe o registro de fábrica de outra empresa nesse endereço.”
A empresa de móveis que se mudou para Gyeonggi-do não organizou o registro da fábrica no endereço antigo antes de se mudar. No sistema, metade do primeiro andar do edifício ainda estava registrada como área de fábrica dessa empresa. Não é possível registrar a área de fábrica de duas empresas no mesmo espaço simultaneamente. Se tivéssemos apresentado o pedido nesse estado, ele poderia ter sido interrompido devido à sobreposição de áreas.
Não era algo que a empresa cliente pudesse fazer. O pedido para organizar o registro antigo só poderia ser feito pela própria empresa. O representante pareceu desconfortável. Eles tiveram um bom relacionamento quando eram vizinhos, mas não tiveram contato depois que a empresa se mudou.
Obtivemos o contato do representante da empresa através do proprietário do edifício e o gerente de instalações fez a primeira ligação. Preparamos um resumo breve do que precisava ser solicitado: ① o motivo pelo qual o registro da fábrica no endereço antigo precisava ser organizado ② o departamento da prefeitura e os documentos necessários ③ o fato de que, se não fosse organizado, a empresa também ficaria com uma situação em que o registro não corresponderia à realidade. Era inconveniente para a empresa que pretendia registrar a fábrica em seu novo local ter o registro antigo ainda em vigor.
O representante da empresa ouviu a explicação e agiu imediatamente. O pedido para organizar o registro da fábrica no endereço antigo foi recebido três dias depois. No dia em que ele veio carimbar os documentos, ele levou dois cadeiras de madeira que estavam guardadas no canto do armazém. O gerente de instalações disse que estavam usando essas cadeiras na sala de descanso há dois meses. As cadeiras foram embora e novas cadeiras chegaram na sala de descanso no dia seguinte.
6. Adição de tipos de negócios detalhados e redesenho do processo de fabricação
Depois de resolver o problema da área, a próxima etapa foi a classificação das atividades. A classificação de atividades detalhada do registro de fábrica existente era apenas a fabricação de peças automotivas. É fácil pensar que, como os novos produtos também são peças automotivas, a classificação é a mesma. No entanto, ao verificar as especificações exigidas pelo cliente, a empresa planeja receber trabalhos terceirizados de usinagem de metais para outras empresas, além de peças automotivas. Isso é para não desperdiçar a nova máquina CNC.
Na Classificação Padrão da Indústria (KSIC), as duas classificações são de subcategorias diferentes. Se a empresa começar a terceirizar a usinagem, terá que solicitar uma nova alteração de registro na época. Era melhor adicionar a classificação de atividades detalhada durante esta alteração. No entanto, para adicionar uma classificação de atividades, é preciso primeiro verificar se a atividade é permitida no terreno. Verificamos a zona de uso do solo através do Certificado de Verificação do Plano de Uso do Solo e também perguntamos ao departamento responsável durante a consulta prévia sobre a possibilidade de adicionar a classificação de atividades.
O fluxo de produção também foi redesenhado. O fluxo de produção existente era recebimento de matérias-primas, corte, torneamento, inspeção e embalagem. A linha real incluía os processos de usinagem CNC e limpeza, e a máquina de limpeza também havia mudado de local. Caminhamos ao longo da linha com o gerente da fábrica, verificamos a sequência do processo e comparamos o modelo e a quantidade de cada máquina na lista de equipamentos com as placas afixadas. Uma tornearia localizada no primeiro andar estava inoperante devido a uma falha e estava programada para ser vendida, então foi removida da lista. Se as máquinas listadas no formulário não estiverem funcionando no local, a explicação será longa durante a inspeção no local.
Verificamos também o tratamento de efluentes da máquina de limpeza. Todo o líquido de limpeza estava sendo removido por uma empresa especializada e havia um contrato de terceirização de tratamento. Verificamos separadamente com o departamento ambiental competente se estava sujeito a relatórios ambientais e anotamos a resposta em uma linha no plano de negócios.
7. 7 dias após o envio e, em seguida, nova auditoria do cliente principal
Os documentos apresentados foram os seguintes:
- Formulário de Solicitação de Alteração do Registro de Fábrica: Indicação das alterações na área e nos detalhes da atividade.
- Plano de Negócios: Reflexo de equipamentos adicionais, itens de produção e método de tratamento de efluentes.
- Fluxograma de Fabricação e Lista de Máquinas e Equipamentos: Versão mais recente, após comparação no local.
- Planta Baixa (Planta do Edifício): Indicação da divisão e área das instalações de produção e instalações auxiliares.
- Novo Contrato de Locação: Especificação da área e período, incluindo o novo espaço.
- Matrícula do Edifício: Para confirmação do uso de cada divisão.
Também foi necessário alterar o contrato de locação. O representante e o proprietário do edifício apenas prometeram verbalmente o uso do novo espaço e mantiveram a área especificada no contrato existente. Sem a confirmação documental do direito de usar o novo espaço, seria difícil obter o reconhecimento da área como área de fábrica. Solicitei ao proprietário um contrato alterado que refletisse a área e o aluguel, e o recebi em dois dias.
A apresentação foi concluída um dia antes do prazo, em 12 de outubro. Em geral, o princípio é informar o resultado do registro de alteração dentro de 7 dias a partir da data de recebimento do pedido. Se houver itens delegados que envolvam o processamento de outras licenças, pode levar até o dia 20. Este caso não teve itens delegados.
A divisão responsável realizou uma inspeção no local. Compararam a planta baixa com a localização real, a lista de máquinas com as placas de identificação e confirmaram que a área de armazenamento continha apenas matérias-primas. Não houve solicitação de complementação. O registro de alteração foi processado 5 dias após a apresentação, e o gerente da equipe de gestão emitiu um novo certificado de registro de fábrica e o enviou para a empresa contratante.
A reanálise da empresa contratante foi concluída apenas com a verificação de documentos. A mensagem de que mencionei no capítulo 1 chegou naquele dia.
8. Conteúdo do Trabalho do Escritório de Agente Administrativo e Lista de Verificação
A alteração do registro de fábrica é um procedimento que segue silenciosamente após grandes investimentos em equipamentos ou mudanças de localização. Para a empresa, como a construção e o cronograma são prioridades, é fácil deixá-lo para depois. Muitas vezes, é somente quando o certificado de registro de fábrica precisa ser apresentado para licitações, financiamento de políticas ou registro de compras que a empresa descobre que os documentos e o local físico não correspondem.
Nesse caso, verifique o seguinte:
- A área da fábrica aumentou ou diminuiu? Mesmo que a área tenha sido ampliada ao receber um inquilino anterior, é necessário registrar a alteração. O prazo é de 2 meses a partir do dia em que a área foi recebida.
- O nome da empresa ou o representante legal mudou? Mesmo que o registro da empresa tenha sido alterado, é necessário realizar uma alteração separada no registro de fábrica.
- Você verificou o uso do edifício do novo espaço? Se as divisões de armazém ou uso residencial estiverem classificadas como instalações de fabricação, poderá haver uma solicitação de complementação.
- Ainda existem registros de fábrica de empresas anteriores no mesmo endereço? Verificar isso antecipadamente pode evitar que o processamento seja interrompido após a apresentação.
- Você incluiu as atividades futuras também? Se você planeja adicionar detalhes da atividade, é mais eficiente verificar a viabilidade da localização e solicitar a alteração simultaneamente.
O Escritório de Agente Administrativo Hwang Yunsang elabora e submete formulários de solicitação de aprovação de construção de fábrica, registro de fábrica, registro de alteração e planos de negócios e fluxogramas de fabricação. Antes da apresentação, comparamos o edifício, a lista de máquinas e a planta baixa com a fábrica real para organizar quaisquer itens a serem complementados e também realizamos consultas prévias à divisão responsável e respondemos às solicitações de complementação. Os requisitos e métodos de processamento variam de acordo com a região e o caso, sendo necessária uma verificação individual.
Um único dígito na área da fábrica foi o que prendeu um novo contrato. Na primeira semana de novembro, a fábrica contratou duas novas pessoas para o turno noturno.
Esta é uma história criada para facilitar a compreensão.
