3 linhas resumo
- A designação de produto inovador é um ponto de partida. As agências de demanda decidem se farão uso experimental ou compra com base nas informações e documentos anexos listados no mercado de inovação, portanto, se essas informações estiverem vazias, mesmo um produto designado terá dificuldade em ser selecionado.
- 4 documentos a serem preparados antes da pesquisa de demanda: ① Correspondência entre o certificado de designação e as informações do registro do mercado (nome do modelo, escopo da designação) ② Base de cálculo de preços ③ Condições de instalação e quantidade disponível para entrega ④ Certificado de manutenção e pós-venda.
- Prazo: O cronograma de pesquisa de demanda varia a cada ano e a cada anúncio. É comum ficar atrasado se você fizer alterações após o anúncio, então é mais seguro verificar as informações do mercado 2 a 3 semanas antes do anúncio.
Índice
- Mudanças nas consultas de aquisição à medida que outubro se aproxima
- O motivo pelo qual não houve pedidos por 3 meses após receber o certificado
- Como a designação de produto inovador e a pesquisa de demanda se conectam
- 4 documentos de preparação a serem preparados antes da pesquisa de demanda
- Uma linha de discrepância entre o certificado e as informações do mercado
- Materiais reescritos para permitir que o responsável da agência de demanda envie para aprovação
- Prazo de inscrição e resultados subsequentes
- Conteúdo do trabalho do escritório de agente administrativo e lista de verificação prática
1. Mudanças nas consultas de aquisição à medida que outubro se aproxima
Sou um agente administrativo com um escritório em Songdo, Incheon. Compartilho um incidente que encontrei durante o trabalho.
No final de setembro, a natureza das consultas relacionadas à aquisição muda um pouco. Na primavera e no verão, há muitas perguntas introdutórias como “Como me registro no mercado nacional?” e “Quando devo receber a confirmação de produção direta?”. Ao entrar no outono, a pergunta “Eu já fui designado, mas por que não recebi nenhuma ligação?” aumenta. Isso ocorre porque coincide com o período em que as agências públicas elaboram seus orçamentos do próximo ano e planos de uso experimental.
Um e-mail recebido na terceira semana de setembro daquele ano continha esse tipo de conteúdo. Era uma empresa de equipamentos eletrônicos com nove funcionários localizada na área industrial do sul de Incheon. A representante era uma mulher na casa dos 30 e poucos anos, que havia deixado um laboratório de grande empresa para projetar sensores e havia fundado a empresa há 5 anos. O principal produto era um sensor de detecção de inundação instalado em túneis subterrâneos e calçadas à beira do rio. É um equipamento que envia um sinal para o administrador quando a água atinge uma certa altura e acende luzes de alerta no local.
Esta empresa refinou o produto por 3 anos por meio de um projeto de pesquisa e desenvolvimento do governo e recebeu a designação de produto inovador em junho daquele ano. Parte do financiamento recebido durante o período do projeto era um empréstimo e o reembolso estava programado para começar naquele inverno. Com nove funcionários, a data do primeiro fornecimento público após a designação determinava a programação geral da empresa.
A última linha do e-mail foi curta. “Eu esperava que a instituição entrasse em contato depois de ser designado. Não há nenhum pedido há 3 meses.”
2. O Motivo pelo Qual Não Houve Pedidos Durante 3 Meses Mesmo Tendo Recebido a Autorização
Na quinta-feira agendada, o representante trouxe cópias da autorização, capturas de tela do mercado de inovação e e-mails trocados com os funcionários dos governos locais.
Após as fortes chuvas de verão, três órgãos demonstraram interesse. Dois eram departamentos de segurança para desastres da prefeitura e um era um parque industrial que gerencia instalações públicas. Todos os três disseram que tiveram uma boa reação na primeira ligação. No entanto, algumas semanas depois, as respostas foram semelhantes.
- “É difícil obter aprovação devido à falta de materiais para revisão interna.”
- “Não está claro se o preço listado no mercado inclui os custos de instalação.”
- “Veremos novamente na pesquisa de demanda de outubro.”
O representante estava aceitando essas respostas como rejeições. Eu, ao reler os e-mails, vi de forma diferente. Nenhuma das três agências disse que não gostava do produto. Era uma questão de que faltavam documentos para fazer uma avaliação.
Os funcionários de órgãos públicos não são quem compra o produto diretamente, mas sim quem deve explicar por escrito por que este produto deve ser usado a este preço para obter aprovação. Produtos inovadores têm um caminho de compra diferente do processo de licitação geral, mas para usar esse caminho, os funcionários precisam de documentos justificativos. A tela do mercado não estava desempenhando esse papel.
Naquele dia, eu disse ao representante que verificaria três coisas primeiro: o escopo do produto indicado na autorização, as informações registradas no mercado e o cronograma da pesquisa de demanda deste outono.
3. Como o designação de produto inovador e a pesquisa de demanda se conectam?
Aqui, vamos esclarecer um equívoco comum. Muitas pessoas pensam que, ao ser designado como produto inovador, o Departamento de Compras Públicas automaticamente o vende. A designação é um procedimento que abre a porta para que as instituições públicas comprem este produto através do caminho de compra de produtos inovadores. Abrir a porta não significa que a instituição entre.
O processo de produto inovador geralmente é conduzido em quatro etapas.
- Designação: Produtos de pesquisa e desenvolvimento governamentais, concursos de produtos inovadores da Agência de Aquisições Públicas, produtos de desenvolvimento tecnológico, entre outros caminhos, são designados como produtos inovadores de acordo com os requisitos de cada caminho. O tipo de designação e o período de validade variam.
- Registo na Praça da Inovação: A informação do produto designado é publicada na Praça da Inovação. Os responsáveis pelas agências de procura utilizam principalmente este ecrã e documentos anexos para comparar os produtos.
- Inquérito de Procura: Um procedimento para as agências solicitarem o uso experimental de produtos inovadores é aberto durante um período determinado. Durante este período, as agências devem escolher os nossos produtos para avançar para a próxima fase.
- Correspondência e Compra: Após o pedido e a avaliação da agência de procura, é determinada a agência de uso experimental, seguida da entrega, utilização e avaliação dos resultados da utilização.
Este cliente pensou que tinha concluído a etapa 1 e que a etapa 2 estava completa. Na realidade, a etapa 2 estava apenas a meio e o cronograma da etapa 3 estava a aproximar-se.
O período de inquérito de procura varia de ano para ano e de projeto para projeto. Neste caso, o anúncio verificado começou a receber pedidos das agências de procura a meio de outubro e esteve aberto durante cerca de 3 semanas. Os responsáveis das agências devem concluir o processo de aprovação interna dentro deste período, pelo que os materiais da empresa devem estar preparados com antecedência. Restam cerca de 3 semanas.
A base para o apoio à compra de produtos inovadores está na Lei sobre Aquisições Públicas e nos regulamentos relacionados, e os critérios detalhados são frequentemente alterados. É necessário verificar individualmente cada caso.
4. Preparação de Documentos 4 Necessários Antes da Pesquisa de Demanda
Após comparar as informações do mercado e o conteúdo do e-mail, dividi os materiais a serem complementados desta vez em quatro grupos. Estabeleci o critério de que eles devem estar em um formato que os responsáveis da agência possam anexar aos documentos de aprovação.
① Verificação de Correspondência entre Termo de Designação e Informações de Registro no Mercado
- Verificar se o modelo, as especificações e os componentes correspondem à redação do termo de designação
- Verificar se há itens fora do escopo da designação agrupados juntos
② Documento de Justificativa de Preço
- Indicar separadamente o preço unitário do corpo principal, custos de instalação, custos de comunicação e custos de manutenção
- Fornecer evidências que possam explicar por meio da comparação com o desempenho de entrega privada ou orçamentos
③ Condições de Instalação e Quantidade Disponível para Entrega
- Ambiente de energia e comunicação, requisitos por local de instalação
- Quantidade mensal de produção possível e prazo de entrega
④ Documento de Verificação de Manutenção e Gerenciamento Pós-Venda
- Período de garantia gratuita, tempo de resposta a falhas, período de fornecimento de peças
- Método de verificação do desempenho durante o período de teste
Todos os quatro são mais como uma tarefa de reagrupar o conteúdo espalhado dentro da empresa na ordem em que a agência o lerá. No entanto, surgiu um problema inesperado no item ①.
5. Uma Linha em que as Informações da Autorização e do Mercado Divergem
Estava lendo a autorização linha por linha e parei na seção de escopo do produto. O que estava especificado era “corpo do sensor de detecção de nível e software de gerenciamento”. No entanto, as fotos e descrições do produto listadas no mercado incluíam um alarme automático de bloqueio de entrada para a entrada do túnel como um conjunto, e apenas um preço para o conjunto estava listado.
Perguntei ao representante. O alarme de bloqueio era um resultado do projeto de pesquisa e desenvolvimento? A resposta foi não. O bloqueador foi importado de uma empresa colaboradora e apenas integrado, e a empresa disse que era mais fácil mostrar em conjunto ao criar materiais de vendas.
Esta foi uma das razões pelas quais os funcionários da agência hesitaram. O caminho de compra para produtos inovadores é aberto apenas para produtos especificados. É difícil para o funcionário determinar até que ponto deve considerar o conjunto com equipamentos misturados fora do escopo especificado como um produto inovador para aprovação. O funcionário evitou uma estrutura que poderia ser um problema na auditoria.
Outra coisa era o nome do modelo. O certificado de teste e a autorização listavam o nome do protótipo no momento do projeto, e o mercado e o catálogo usavam o nome de vendas anexado após o lançamento. A empresa sabe que é o mesmo produto, mas um funcionário que o vê pela primeira vez não saberá.
Três direções foram definidas.
- Corrigir as informações do mercado com foco no corpo do sensor e no software, e indicar separadamente o alarme de bloqueio como equipamento compatível para compra separada.
- Criar uma tabela de comparação de nomes de modelo que mostre que os nomes do protótipo e do produto vendido são os mesmos, e anexar um certificado da empresa de que a configuração do circuito e a versão do firmware são as mesmas.
- Solicitar por escrito à divisão responsável da Agência de Aquisições Públicas se a modificação das informações do mercado constitui uma alteração na autorização. Escolhemos um método que deixa um registro, pois as respostas por telefone podem variar de pessoa para pessoa.
A resposta à consulta chegou 6 dias depois. Informou que corrigir as informações de registro dentro do escopo designado pode ser tratado como uma correção de informações, e que seria necessário um procedimento separado para expandir o escopo designado. Graças a esta resposta, ficou claro o escopo a ser corrigido.
6. Material reescrito para permitir que o responsável da agência aprove a solicitação
O seguinte é a justificativa de preços. O preço existente no mercado só tinha um preço unitário para o conjunto e não indicava se incluía custos de instalação e comunicação. O responsável disse que não sabia se incluía os custos de instalação por este motivo.
Retirei onze orçamentos de entrega em locais privados nos últimos dois anos com o responsável do departamento financeiro da empresa. Escolhi cinco deles com ambientes de instalação semelhantes aos edifícios públicos e os reescrevi em quatro categorias: corpo principal, instalação, comunicação e manutenção. Ao calcular a média e comparar com o preço do mercado, o preço do corpo principal não era muito diferente do preço de entrega privada. O motivo pelo qual o responsável achou caro era porque os custos de disjuntor e instalação estavam misturados em um único número.
A especificação de instalação foi feita principalmente com base em fotos do local. Dividi em dois tipos: tipo túnel subterrâneo e tipo calçadão fluvial, e organizei os métodos de obtenção de energia, os métodos de comunicação e o tempo necessário para a instalação, um por um. O responsável deveria conseguir ler enquanto imaginava o local.
Na terça-feira daquela semana, o representante trouxe sensores de demonstração para o escritório. Ao explicar a altura da instalação, mergulhei levemente a ponta do sensor em um copo de água sobre a mesa e, naquele instante, as luzes de emergência se acenderam e recebi uma mensagem de alerta no meu celular. A pessoa do escritório ao lado bateu na porta para perguntar o que estava acontecendo. O representante sorriu e disse: “Parece que a velocidade de resposta foi comprovada com isso” e essa tela de mensagem realmente entrou como uma foto de exemplo de notificação no plano de uso piloto.
Por último, anexei o rascunho do plano de uso piloto. É um documento que sugere quais indicadores usar para verificar o desempenho quando a agência solicitar o uso piloto, por exemplo, precisão de detecção e tempo de transmissão de alerta, número de ocorrências de falhas. Se o responsável não precisar criar os critérios desde o início, a velocidade de aprovação mudará.
7. Prazo de Submissão e Resultados Posteriores
As alterações nas informações do mercado foram refletidas 9 dias antes do início da pesquisa de demanda. O representante consolidou a tela revisada e quatro conjuntos de documentos em um único PDF e reenviou para os responsáveis de três agências com quem ele havia contatado no verão. Desta vez, em vez de “por favor, revise”, foi um e-mail que descrevia em três linhas quais partes foram alteradas, juntamente com o cronograma da pesquisa de demanda.
Os resultados variaram de agência para agência.
- Uma prefeitura entrou em contato informando que havia submetido o pedido de uso piloto na segunda semana do período de pesquisa de demanda.
- A agência industrial informou que havia concluído a revisão interna, mas que não poderia se inscrever na pesquisa de demanda do ano seguinte devido a conflitos com outros projetos e orçamento este ano.
- A outra prefeitura não se inscreveu desta vez porque a negociação do local de instalação não foi finalizada.
Pode-se sentir que um é pouco. Mas para a empresa que não teve nenhum pedido por 3 meses, foi a primeira inscrição em uma agência pública. Posteriormente, soubemos, no final daquele ano, que eles haviam sido combinados como uma agência de uso piloto após a avaliação. A instalação foi agendada para antes da estação chuvosa do ano seguinte, e o representante reestruturou o plano de produção para corresponder a esse cronograma.
Olhando para trás, o que resolveu o problema foi a leitura precisa de uma única linha de designação, e não os novos documentos. Ao remover os equipamentos fora do escopo designado, os preços foram organizados, e ao organizar os preços, o responsável conseguiu escrever o documento de aprovação. A documentação de aquisição é mais difícil de submeter de forma consistente do que de submeter em grande quantidade.
8. Conteúdo do Trabalho e Lista de Verificação Prática do Escritório de Agente Administrativo
No trabalho relacionado a produtos inovadores ou aquisições públicas, o escritório de agente administrativo Hwang Yunsang realiza as seguintes tarefas:
- Revisão e comparação da consistência entre o certificado de produto inovador, as informações de registro no mercado de inovação e os relatórios de teste, e elaboração de uma tabela de comparação
- Elaboração de documentos a serem submetidos, como justificativa de preços, condições de instalação, certificado de manutenção, plano de uso piloto, etc.
- Elaboração de questionários escritos a serem enviados à Agência de Aquisições Públicas e às instituições demandantes e revisão do conteúdo das respostas
- Elaboração e submissão de documentos para registro de participação em licitações competitivas no Mercado Nacional e solicitação de confirmação de produção direta, e serviço de agência
Se você recebeu a designação de produto inovador, mas não há resposta de uma instituição pública, verifique os seguintes itens a partir de baixo:
- O âmbito do produto da designação e os componentes listados no mercado são os mesmos?
- Os nomes dos modelos no certificado de teste, designação e catálogo são os mesmos? Se forem diferentes, existe uma tabela de comparação?
- Os custos de instalação, comunicação e manutenção estão incluídos no preço do mercado e foram listados separadamente?
- A agência requisitante propôs indicadores de uso piloto para verificar o desempenho antecipadamente?
- O cronograma do anúncio de pesquisa de demanda deste ano foi verificado e os materiais foram preparados 2 a 3 semanas antes?
Se você está tendo problemas com aquisições ou produtos inovadores em Incheon e Songdo, recomendamos que você prepare os documentos antes que o anúncio seja publicado.
Esta é uma história criada para ajudar na compreensão.
Este é o escritório de agente administrativo localizado em Songdo (Posco Tower Songdo), Incheon. Lida com recurso administrativo, licenciamento/registro, imigração de estrangeiros (visto/residência), registro de documentos de aquisição pública e gerenciamento administrativo regular. Também analisa informações de mercado e preparação de documentos para pesquisa de demanda após a designação de produtos inovadores. Sinta-se à vontade para perguntar se você tiver uma situação semelhante.
- Endereço: 165, Consia-daero, Yeonsu-gu, Incheon, Posco Tower Songdo, 2697
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