[Documentos de Reclamação] Procuração para serviço de preparação e entrega de documentos por residentes no exterior e métodos de Certificado de Assinatura Pessoal — O Certificado de Assinatura Pessoal não pode ser emitido por procuração

Resumo em 3 linhas

• Existem documentos de pessoas que estão no exterior que os familiares no país não podem obter em seu lugar. O Certificado de Verificação de Assinatura Pessoal só pode ser emitido pelo próprio interessado, e o Certificado de Selo de Registro (In-gam) só pode ser emitido por um representante se houver uma procuração validada por uma repartição diplomática no exterior.
• Ordem de submissão: Verificação dos documentos exigidos no edital → Residentes no exterior validam a procuração/termo de consentimento na repartição diplomática → Representante no país emite o Certificado de Selo de Registro → Recebimento da solicitação → Complementação de documentos originais.
• Prazo: O prazo de referência é a data de encerramento do edital do projeto de apoio. Como o correio internacional leva cerca de 2 semanas, é necessário agendar na repartição diplomática com 3 a 4 semanas de antecedência ao encerramento.

Índice

1. Por que um único termo de consentimento voltou duas vezes?
2. A casa vazia em Ganghwa e a irmã em Ho Chi Minh
3. O Certificado de Verificação de Assinatura Pessoal não pode ser emitido por procuração
4. Como obter o Certificado de Selo de Registro com uma procuração validada por repartição diplomática
5. A parte em que o registro de edícula era diferente do edifício real
6. Submissão antes do prazo e complementação de originais
7. Da demolição até a notificação de extinção
8. Checklist de submissão de documentos para residentes no exterior

1. Por que um único termo de consentimento voltou duas vezes?

Por que o mesmo termo de consentimento voltou duas vezes da prefeitura? O formulário estava correto, havia assinatura e todos os campos do requerente estavam preenchidos sem falta.

Sou um agente administrativo com escritório em Songdo, Yeonsu-gu, Incheon. Vou apresentar um episódio que encontrei durante o meu trabalho. A elaboração e o serviço de submissão de documentos para órgãos administrativos é a tarefa básica do agente administrativo conforme estabelecido no Artigo 2 da 「Lei dos Agentes Administrativos」. Entre essas tarefas, o que tem aumentado as consultas ultimamente são os casos em que familiares que estão no exterior precisam apresentar documentos em órgãos públicos no país. Os documentos em si não são difíceis. O difícil é quem, onde e de que forma se obtém a assinatura e a comprovação.

O termo de consentimento desta história também foi assim. O conteúdo não tinha problemas. O motivo do retorno estava no certificado que deveria estar anexado ao termo de consentimento.

2. A casa vazia em Ganghwa e a irmã em Ho Chi Minh

O cliente era um homem na faixa dos 30 anos que morava em Namdong-gu, Incheon. Ele trabalhava em uma empresa de logística e, todos os fins de semana, ia visitar a casa de sua avó em Ganghwa-do. Após o falecimento da avó, o pai herdou a propriedade e, com o falecimento do pai há três anos, a casa e o terreno foram herdados em partes iguais pelo cliente e sua irmã. O registro de propriedade já havia sido concluído naquela época.

A casa estava vazia há mais de 10 anos. As telhas de amianto estavam quebradas e, a cada temporada de chuvas, a terra escorria em direção ao muro da casa vizinha. Várias reclamações foram feitas pelos vizinhos e a prefeitura enviou um aviso informando que o anúncio para o projeto de apoio à manutenção (demolição) de casas vazias estava aberto, sugerindo que fizessem a inscrição. Era possível receber o apoio para uma parte considerável dos custos de demolição. Se a demolição fosse feita sem esse apoio, o cliente teria que arcar com uma quantia equivalente ao que ele havia economizado por quase um ano para o seu fundo de casamento.

O problema era a irmã. Ela trabalhava como expatriada na subsidiária local de uma empresa coreana em Ho Chi Minh, no Vietnã, e sua próxima viagem de retorno estava programada para o feriado do Ano Novo Lunar. O prazo para a inscrição terminava no final de outubro.

O cliente tentou resolver tudo sozinho. Ele obteve o formulário da prefeitura, enviou por e-mail para a irmã, e ela escaneou e devolveu o termo de consentimento assinado. O cliente levou a cópia impressa até a prefeitura.

3. A Certificação de Assinatura Pessoal não pode ser emitida por procuração

A resposta do responsável da prefeitura foi simples. De acordo com o edital, eram necessários os originais dos termos de consentimento de todos os proprietários do edifício e o certificado de selo pessoal ou a Certificação de Assinatura Pessoal do próprio proprietário. A cópia digitalizada não era o original e o certificado também estava faltando.

No dia seguinte, o cliente foi ao centro comunitário para tentar obter a Certificação de Assinatura Pessoal de sua irmã. Ele pensou que, por serem familiares, seria possível. No entanto, a Certificação de Assinatura Pessoal é um documento que só pode ser emitido mediante a presença física do próprio titular. Por regra, a emissão por procuração não é permitida. Embora o certificado de selo pessoal possa ser emitido por procuração, é necessário apresentar uma procuração assinada pelo titular e, caso o titular esteja no exterior, essa procuração deve ser validada por uma repartição diplomática no país de residência.

Na segunda vez que foi à prefeitura, ele levou o original do termo de consentimento que sua irmã enviou por correio internacional. Desta vez, era o original, mas o certificado ainda estava faltando. O termo de consentimento foi devolvido.

O cliente agendou uma consulta no escritório naquela sexta-feira. Como ele já havia enviado o edital e as fotos do termo de consentimento rejeitado por e-mail, já era possível ver, de forma geral, o que estava faltando antes mesmo do encontro. Faltavam 23 dias para o encerramento do prazo do edital.

4. Como obter o Certificado de Registro de Selo (In-gam) por meio de uma Procuração de Confirmação de Embaixada/Consulado

Primeiro, decidimos qual método seria usado para receber os documentos. Havia duas maneiras para minha irmã utilizar sem precisar retornar ao país.

1. Como enviar uma procuração para emissão de Certificado de Registro de Selo (In-gam) validada pela representação diplomática no exterior e como o cliente pode obter o certificado da irmã por procuração na Coreia
2. Como validar (notarizar) o próprio termo de consentimento na representação diplomática no exterior e enviá-lo

O segundo método parecia mais simples, mas o aviso oficial não mencionava que o termo de consentimento validado pela representação diplomática poderia substituir o Certificado de Registro de Selo. Ao perguntar ao responsável por telefone, a resposta foi “provavelmente sim”. Não era possível agir com base em um “provavelmente” em um assunto com prazo de entrega. Por isso, decidi usar o primeiro método como base e deixar o segundo método para ser confirmado através de uma resposta por escrito da prefeitura. Enviei um questionário à prefeitura perguntando formalmente “se o termo de consentimento validado pela representação diplomática pode substituir a anexação do Certificado de Registro de Selo”. O motivo de perguntar por escrito é que isso serve como prova caso o responsável mude ou se informações diferentes forem dadas no balcão de atendimento.

Resumi as tarefas para a irmã em uma única página:

• Reserva de visita ao Consulado Geral em Ho Chi Minh (reserva online, levar o passaporte)
• Elaboração da procuração para emissão do Certificado de Registro de Selo e obtenção da validação consular. Preencher corretamente o nome, o número de registro de residente e a finalidade do uso do certificado da pessoa designada (cliente).
• Obter também a validação consular no termo de consentimento no mesmo dia (como reserva, dependendo da resposta da prefeitura).
• Enviar os dois documentos via correio internacional expresso para o endereço do cliente.

Verifiquei também um detalhe adicional. A irmã já havia registrado o seu selo (In-gam) antes de sair do país. Se o registro do selo não tivesse sido feito, ela teria que realizar o registro do selo através da representação diplomática primeiro, o que levaria mais tempo. A primeira coisa a se perguntar em relação a documentos de residentes no exterior é se o selo já está registrado na Coreia.

A irmã foi ao Consulado Geral na manhã de terça-feira, que era a data de reserva mais próxima, e os documentos chegaram na sexta-feira daquela mesma semana. O cliente obteve o Certificado de Registro de Selo da irmã no centro comunitário (Jumin Center) na segunda-feira seguinte.

5. Diferenças entre o Registro de Edificações e o Edifício Real

Enquanto o problema da assinatura era resolvido, surgiu outro problema. No formulário de inscrição para o projeto de apoio, havia um campo para registrar a área do edifício sujeito à demolição. No Registro de Edificações, constava apenas uma casa com uma área de 52㎡. No entanto, nas fotos do local enviadas pelo cliente, havia um armazém construído com blocos e um banheiro rudimentar ao lado da casa.

O cliente pretendia solicitar a demolição do armazém também. Se escrevêssemos dessa forma, haveria uma grande probabilidade de uma solicitação de complementação de informações, pois a área solicitada não coincidiria com a área registrada. Não era possível saber apenas pelo edital se edifícios anexos não registrados poderiam ser incluídos no escopo do apoio.

No formulário de inscrição, registramos apenas a casa de 52㎡ com base no registro oficial. Em vez disso, anexamos 6 fotos do local e um esboço de layout como documentos suplementares para esclarecer que o armazém e o banheiro, que não constam no registro, estão no mesmo lote, solicitando uma análise sobre a inclusão deles no escopo do apoio. Ao apresentar primeiro os dados para que a prefeitura possa julgar, a própria inscrição não será abalada mesmo que surjam divergências durante a inspeção no local.

Naquela época, o cliente passou no escritório e trouxe um saco de caquis colhidos do caieiro da casa de sua avó. Como ainda não estavam maduros, eu disse para deixá-los na janela por cerca de uma semana antes de comer. De fato, comi uma semana depois, e estavam bem doces.

6. Protocolo antes do prazo e complementação de originais

A resposta por escrito do condado chegou 9 dias antes do prazo final. O conteúdo informava que o termo de consentimento com a confirmação da representação diplomática no exterior também seria aceito. Como já tínhamos obtido o certificado de registro de selo (In-gam), decidimos apresentar ambos. É melhor sobrar documentos do que faltar.

Organizei os documentos para submissão da seguinte forma:

Concluímos o protocolo 7 dias antes do prazo final. No dia da submissão, o responsável solicitou a emissão de uma nova cópia do Registro de Terreno, pois a anterior estava com a data de emissão muito antiga. Como o cliente havia obtido o documento na primeira visita ao condado, a data já havia expirado. Emiti um novo documento na hora, através de um quiosque de autoatendimento, e o substituí. Quanto mais tempo passa desde a coleta inicial dos documentos, mais chances há de ocorrerem situações como esta. Para solicitações com prazo determinado, é recomendável verificar primeiro o critério de data de emissão no edital.

7. Da demolição até a notificação de extinção

O resultado da seleção saiu em meados de novembro. A casa foi incluída no grupo de apoio, e o armazém e o banheiro foram incluídos no mesmo escopo de construção após a inspeção no local. As fotos e o mapa enviados previamente como anexos foram utilizados como materiais de inspeção no local.

A demolição foi concluída no início de dezembro. O que restava era a notificação de extinção. O Artigo 34 da 「Lei de Gestão de Edificações」 estabelece que o gestor de uma edificação deve apresentar a notificação de extinção dentro de 30 dias a partir da data da extinção. É o procedimento para remover a casa do registro de edificações. De acordo com a ressalva do mesmo artigo, se a notificação de conclusão de obras de demolição foi feita após a demolição total, considera-se que a notificação de extinção foi realizada; no entanto, mesmo que a demolição tenha sido feita através de um projeto de apoio, era necessário verificar separadamente se essa notificação também havia sido feita automaticamente. Para esta notificação, também era necessária a procuração dos dois coproprietários, mas como a procuração recebida inicialmente da irmã já incluía a notificação de extinção após a demolição, não foi necessário enviar documentos para o exterior novamente.

No caso de residentes no exterior, cada vez que um documento atravessa o oceano, leva-se duas semanas. Ao incluir os procedimentos futuros no escopo da procuração ao receber a procuração pela primeira vez, é possível reduzir o número de viagens de ida e volta dos documentos.

A irmã, que retornou ao país durante o feriado do Ano Novo Lunar, disse que viu apenas a árvore de caqui restando no quintal que agora é um terreno vazio. O cliente mencionou que planeja criar uma pequena horta naquele terreno na primavera.

8. Checklist de Submissão de Documentos para Residentes no Exterior

Se você precisa submeter documentos a órgãos públicos na Coreia do Sul junto com familiares que estão no exterior, verifique primeiro o seguinte:

1. Como o certificado de selo pessoal (In-gam), o certificado de confirmação de assinatura pessoal e a exigência de documentos originais estão descritos no aviso ou guia de submissão.
2. Se o residente no exterior já registrou o seu selo pessoal (In-gam) na Coreia (se não, deve começar pelo registro do selo através de uma representação diplomática no exterior).
3. Calcule o prazo final de trás para frente, somando a data de agendamento para visita à representação diplomática e o tempo de trânsito do correio internacional.
4. Se o escopo da delegação na procuração inclui os procedimentos subsequentes (notificação, complementação, retirada).
5. Se cada documento possui um critério de data de emissão.

Como os requisitos e os documentos aceitos variam de acordo com a instituição e o tipo de negócio, é necessária uma verificação individual para cada caso.

Esta é uma história elaborada para facilitar a compreensão.

Somos um escritório de agente administrativo localizado em Songdo, Incheon (POSCO Tower Songdo). Atuamos com recursos administrativos, licenciamento/notificação, imigração de estrangeiros (vistos/estadia) e gestão administrativa periódica. O escritório do agente administrativo Hwang Yunsang orienta na preparação de procurações para proprietários ou requerentes que estão no exterior, e realiza o serviço de preparação e submissão de formulários de requerimento e documentos anexos junto aos órgãos administrativos. Se você estiver em uma situação semelhante, sinta-se à vontade para entrar em contato.

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