3条摘要
- 被指定为创新产品只是起点。 由于需求机构是根据创新市场上的信息和附件资料，通过内部审批来决定是否进行试用或采购，因此如果这些信息不全，即使是获选产品也难以被选中。
- 在需求调查前需准备好的4类文件：① 证书内容与市场注册信息（型号、指定范围）一致 ② 价格核算依据 ③ 安装条件·可供货数量 ④ 维护·售后管理确认书。
- 期限：需求调查的日程每年、每次公告都不同。在公告发布后才去修改往往会错过了时间，因此在公告发布前2-3周先检查市场信息会更稳妥。
目录
- 随着10月临近而变化的采购咨询
- 拿到证书后为何3个月都没有订单
- 创新产品指定与需求调查是如何衔接的
- 在需求调查前需准备的4类文件
- 证书与市场信息不符的一行字
- 为了让需求机构负责人能提交审批而重新编写的资料
- 提交截止日期及之后的成果
- 行政士事务所的工作内容与实务检查清单
1. 随着10月临近而变化的采购咨询
我是在仁川松岛设有办公室的行政士。在此分享一个我在工作中遇到的案例。
到了9月下旬，采购相关咨询的性质会发生一些变化。在春季和夏季，多为“如何注册在国家综合电子采购系统（KONEPS）”、“什么时候能拿到直接生产确认”等入门类问题。到了秋季，这类问题变多：“明明已经获得了指定，为什么一直没有联系？”这是因为这一时期正值公共机构制定次年预算和试用计划的时期。
在当年9月第三周收到的一封邮件也是此类内容。那是一家在仁川南洞产业园区拥有9名员工的电子设备公司。代表是一位30多岁的女性，在大型企业研究所从事传感器设计后离职，创业至今已满5年。其主打产品是安装在地下通道和河流边步道上的淹没感应传感器。该设备在水位达到一定高度时，会向管理人员发送信号并开启现场警示灯。
该公司通过政府研发课题在3年内完善了产品，并于同年6月被指定为创新产品。在课题期间获得的资金中有一部分是贷款，计划从今年冬天开始偿还。考虑到9名员工的工资，在获选后何时能有第一笔公共机构订单，决定了公司的整体日程。
邮件的最后一行很短：“我以为获得指定后，机构就会主动联系。结果已经3个月了，一件都没有。”
2. 拿到证书后为何3个月都没有订单
在预约的周四下午，代表带来了证书副本、创新市场页面的截图，以及此前与地方政府相关负责人往来的邮件打印件。
在夏季强降雨后，有三个机构表现出了兴趣。其中两个是区政府的防灾安全部门，一个是管理公共设施的公团。据称，这三个机构在最初通话时反应都很不错。然而，几周后得到的回复却大同小异。
- “由于内部审查资料不足，难以提交审批。”
- “无法确认市场上的价格是否包含安装费。”
- “到10月的需求调查时再看看。”
代表将这些回答视为拒绝。而我重新阅读邮件后，却有了不同的看法。这三个机构都没有说过“不喜欢产品”。 而是因为“没有足够的资料来进行判断”。
公共机构的负责人并不是直接购买产品的人，而是需要通过文件说明“为什么要以这个价格使用这个产品”来获取审批的人。虽然创新产品拥有与普通招标不同的采购路径，但要使用该路径，负责人手中必须有依据性文件。当时的市场页面信息未能起到那个作用。
那天，我告诉代表，我将首先确认三件事：证书上记载的产品范围、在市场注册的信息，以及今年秋季的需求调查日程。
3. 创新产品指定与需求调查是如何衔接的？
在这里，我要先澄清一个常见的误区。很多人认为只要被指定为“创新产品”，采购厅就会主动帮他们销售。 实际上，指定只是一个让公共机构能够通过“创新产品采购路径”来购买该产品的程序。门打开了，并不意味着机构会自动走进来。
创新产品的流程通常分为四个阶段：
- 指定：根据政府研发成果、采购厅创新试制品征集、技术开发产品等不同路径的要件，被指定为创新产品。不同类型的指定，其有效期和要求各不相同。
- 创新市场（Innovator Market）注册：被指定产品的相关信息会被发布在创新市场。需求机构的负责人通常会根据此页面及随附文件来对比产品。
- 需求调查：类似于采购厅的试用采购项目，在规定期限内，机构会申请想要试用哪些创新产品。机构必须在这一期间选出我们的产品，才能进入下一个阶段。
- 匹配与采购：经过需求机构的申请和审核后，确定试用机构，随后进行供货、使用以及使用结果评估。
这位委托人以为已经完成了第1阶段，并且第2阶段也已经结束了。实际上，第2阶段仅完成了一半，而第3阶段的日程已经临近。
需求调查的期限每年、每个项目都不同。在本次案件中确认的公告是，从10月中旬开始接受需求机构申请，开放时间约为3周。由于机构负责人必须在这一期间内完成内部审批，因此企业方面的资料必须提前准备齐全。当时仅剩不到3周的时间。
关于创新产品购买支持的依据在于《采购事业法》及相关公告，具体标准变动频繁。每个案件都需要分别确认。
4. 在需求调查前需准备的4类证明文件
在对比了市场信息和邮件内容后，我将本次需要补充的资料分成了四类。我设立的标准是：这些资料必须是机构负责人可以直接附在审批文件中的形式。
① 确认指定书与市场注册信息一致
- 型号、规格、配件是否与指定书中的措辞一致
- 是否包含了超出指定范围的项目
② 价格核算依据书
- 将主机单价、安装费、通信费、维护费分开标注
- 能够与民间供货业绩或报价单进行对比说明的依据
③ 安装条件书与可供货数量
- 电源、通信环境、按安装位置划分的各项要求
- 每月的生产能力及交货期
④ 维护及售后管理确认书
- 免费保修期、故障响应时间、零件供应期限
- 试用期间内性能确认的方法
这四类文件并非全部重新制作，而是将散布在公司内部的内容，按照机构阅读的顺序重新整合。然而，在第①项中出现了一个意料之外的问题。
(长篇文章的第3部分，共4部分。请将此部分全部翻译成自然的简体中文。)
5. 与市场信息不符的一行内容
在逐行阅读指定书时，我停在了“产品范围”一栏。其中指定的范围是“水位感应传感器主体及管理软件”。然而，在平台上发布的商品照片和说明中，却包含了用于地下通道入口的自动进入阻断警报器作为一个整体，且价格也只标注了一个套装价格。
我询问了代表：阻断警报器是否为研发课题的成果？得到的回答是否定的。他解释说，阻断器是向合作伙伴采购并仅进行联动连接的设备，但在制作销售资料时，为了方便理解，将其作为套装一起展示并上传了。
这就是机构负责人犹豫的原因之一。创新产品的采购路径是针对指定产品开放的。面对包含在范围之外的设备且混合了套装价格的情况，负责人很难判断到哪一部分属于创新产品从而提交审批。可以说，负责人是提前避开了可能在审计中产生问题的结构。
另一个问题是型号名称。在测试报告和指定书中，写的是课题当时的原型机名称；而在市场平台和目录中，使用的是发布后使用的销售用名称。虽然公司知道这是同一个产品，但初次接触的负责人却无法辨认。
我确定了三个应对方向：
- 将市场信息修改为以“传感器主体和软件”为中心，并将阻断警报器标注为“可联动设备”，明确其为单独的采购对象。
- 制作一份型号对照表，证明原型机名称与销售名称是同一个产品，并附上公司确认书，说明电路构成和固件版本一致。
- 书面咨询采购厅相关部门，确认修改市场信息是否属于变更指定内容。由于电话回复可能因人而异，我选择了有记录可查的书面方式。
咨询回复在6日后送达。内容是：在指定范围内修正注册信息可作为“信息修改”处理，若要扩大指定范围则需要额外程序。有了这份回复，修改的范围变得清晰明了。
6. 为了让需求机构负责人能够提交审批而重写的资料
接下来是价格依据。原先的平台价格只有一个套装单价，且未注明是否包含安装费和通信费。这也是负责人说“无法判断是否包含安装费”的原因。
我与公司的财务负责人一起，调取了过去两年中在民用现场交付的11份报价单。从中挑选出5份安装环境与公共设施相似的案例，将其拆分为主体、安装、通信、维护四个栏目重新列出。计算平均值后与平台价格进行对比，发现本体价格与民用交付价格并无显著差异。负责人之所以觉得贵，是因为阻断器和安装费被混在了一个数字里。
安装条件书则以现场照片为主。将其分为“地下通道型”和“河岸散步道型”两种，分别整理出获取电源的方法、通信方式以及安装所需的时间。必须确保负责人在阅读时能联想到实际现场。
就在那个周二，代表曾把演示用的传感器带到办公室。在讲解安装高度时，他将传感器的末端轻轻浸入桌上的水杯中，那一瞬间，警示灯亮起，我的手机也收到了警报短信。隔壁办公室有人敲门问发生了什么事。代表笑着说：“反应速度看来用这个证明了。”那个短信界面后来真的被放入了试用计划书的通知示例照片中。
最后，附上了试用计划书草案。这是一份在机构申请试用时，提前提议可以从哪些指标来确认性能的文档，例如感测准确度、警报传输时间、故障发生次数等项目。如果负责人不需要从头开始建立标准，审批速度就会大幅提升。
7. 提交截止与后续结果
市场信息修改在需求调查开始前 9 天已完成。代表将修改后的界面与四份文件的合集制作成一个 PDF 文件，再次发送给在夏天联系过的三个机构的负责人。这一次，邮件不再是“请查阅”，而是包含需求调查日程，并用三行文字简述了修改了哪些部分的邮件。
结果因机构而异。
- 其中一个区政府在需求调查期间的第二周通知称，已提交试用申请书。
- 机构（公团）虽然完成了内部审查，但回复称由于今年与其他项目预算重叠，将于明年的需求调查时申请。
- 剩下的一个区政府由于安装地点的协商尚未完成，这次没有申请。
可能会觉得只有一个地方就很少。但对于在 3 个月内没有任何成交的单位来说，这是他们首次获得公共机构的申请。随后，在经过审查后被匹配为试用机构的消息，是在那年年底收到的。决定在次年雨季前进行安装，代表也根据该日程重新制定了生产计划。
回想起来，解决问题的不是新的文件，而是准确阅读了指定书中的一行字。将范围外的设备剔除后，价格变得清晰，价格清晰后，负责人才能撰写审批文件。在采购文件方面，确保各项内容不互相矛盾，比提交大量文件更难。
8. 行政士事务所业务内容与实务检查清单
在创新产品或公共采购相关业务中，黄允相（Hwang Yunsang）行政士事务所执行以下业务：
- 创新产品指定书、创新市场注册信息、测试报告的一致性审查与对照表制作
- 价格核算依据书、安装条件书、维护确认书、试用计划书等提交文件撰写
- 向采购厅、需求机构发送的书面质询书撰写及回复内容审核
- 国家招标（Narajangter）竞争入札资格登记、直接生产确认申请等采购注册文件撰写与提交代理
如果获得了创新产品认定但公共机构没有反应，请从以下项目开始检查：
- 指定书中的产品范围与上传到市场的组件是否一致？
- 测试报告、指定书、目录中的型号名称是否一致？若不一致，是否有对照表？
- 市场价格中是否包含了安装费、通信费、维护费，并进行了分类标注？
- 是否预先提出了需求机构用于确认性能的试用指标？
- 是否确认了今年的需求调查公告日程，并在比该日期提前 2-3 周准备好资料？
如果您是在 仁川、松岛 地区因采购或创新产品问题而苦恼的人士，建议在公告发布前先核对一遍文件。
以上内容是为了便于理解而构思的故事。
