[民事证明文件] 海外居住者委托提交文件：委托书与印鉴证明的办理方法——本人签名事实确认书不能代办

3句摘要

• 身在海外的人员，有些文件国内家属无法代为办理。 本人签名事实确认书仅限本人领取，而印章证明书必须持有在海外公馆确认过的委托书才能办理代领。
• 提交顺序： 确认公告中的提交文件 → 海外滞留者在海外公馆确认委托书·同意书 → 国内代理人领取印章证明书 → 提交申请书 → 补齐原件。
• 期限： 支持项目的基准是公告截止日期。由于海外邮寄大约需要2周左右，因此必须在截止日期前3-4周就开始预约海外公馆。

目录

1. 一份同意书为什么被退回了两次
2. 康化的空屋与胡志明市的姐姐
3. 本人签名事实确认书无法代领
4. 使用海外公馆确认的委托书获取印章证明书
5. 建筑物登记簿与实际建筑不符的部分
6. 截止前提交与原件补齐
7. 从拆除到灭失申报
8. 海外滞留者文件提交清单

1. 一份同意书为什么被退回了两次

为什么同一份同意书会被郡政府退回两次呢？格式正确，有签名，申请人栏位也填写的完整。

我是在仁川Yeonsu-gu Songdo设有办公室的行政士。在此分享一个在工作中遇到的案例。撰写并代办提交给行政机构的文件的业务，是《行政士法》第2条所规定的行政士的基本业务。其中，最近咨询量增加的是家属身在海外，但需要向国内公家机构提交文件的情况。文件本身并不难，难的是谁、在哪里、以何种方式获取签名和证明。

这个案例中的同意书也是如此。内容上没有问题。被退回的原因在于同意书应当附带的证明文件。

2. 江华的空屋与胡志明市的姐姐

委托人是一位居住在仁川南东区的30岁出头的男性。他在物流公司工作，每到周末都会去查看位于康华岛的奶奶家。在奶奶去世后，房子由父亲继承，3年前父亲也去世，房子和土地由委托人与姐姐平分继承。房产登记当时已经完成。

房子已经空置了10年以上。屋顶的石棉瓦破裂，每到雨季，泥土就会流向隔壁的墙。邻居曾多次投诉，郡政府通知称有空屋整备（拆除）支持项目的公告，建议申请。可以获得大部分拆除费用的支持。如果不申请支持直接拆除，将耗费掉委托人近一年来攒下的大部分结婚资金。

问题出在姐姐身上。姐姐在越南胡志明市的一家韩国企业当地法人机构担任驻外人员，下次回国计划定在春节假期。公告截止日期是10月底。

委托人本想独自处理。他拿到了郡政府的表格发给姐姐，姐姐将签署的同意书扫描后发回给他。委托人拿着那份打印件去了郡政府。

3. 本人签名事实确认书无法代领

郡政府负责人的回答很简单。根据公告，需要所有建筑所有人的同意书原件，以及所有者本人的印章证明书或本人签名事实确认书。扫描打印件不是原件，且缺少证明文件。

第二天，委托人去社区中心试图去开取姐姐的本人签名事实确认书。他认为既然是家人，应该可以办到。然而，本人签名事实确认书是必须由本人亲自到场才能发放的材料。原本就不支持代领。印章证明书虽然可以代领，但必须有本人填写的委托书，且如果本人在海外，该委托书必须在海外公馆获得确认。

第二次去郡政府时，他带去了姐姐通过国际邮件寄来的同意书原件。这次是原件，但依然没有证明文件。同意书再次被退回。

委托人预约到我办公室咨询是在那一周的周五。由于他提前通过邮件发送了公告内容和被退回的同意书照片，在见面之前，我就大致看出缺漏了什么。距离公告截止日期还剩23天。

4. 通过领事馆确认的委托书获取印章证明书

首先，我们确定了获取文件的具体方式。对于姐姐无法回国的情况，有两种可行的方案：

1. 由姐姐在海外领事馆确认“用于发放印章证明书的委托书”并寄回，由委托人（委托人）在国内代为领取姐姐的印章证明书。
2. 直接在海外领事馆对“同意书”本身进行确认（公证）后寄回。

虽然第二种方法看起来更简单，但公告中并没有明确提到“接受经领事馆确认的同意书来代替印章证明书”。我致电相关负责人询问时，得到的回复是“大概可以”。但在有截止日期的事务中，不能仅凭“大概”来行动。因此，我们以第一种方法为基础，并决定就第二种方法获取郡政府的书面答复。我们向郡政府提交了询问书，书面询问“是否可以用经过领事馆确认的同意书来代替提交印章证明书”。之所以要求书面回复，是为了在负责人变动或在受理窗口听到不同说法时，有据可查。

我将需要做的事情整理成一页纸发给姐姐。

• 预约胡志明总领事馆（在线预约，携带护照）
• 填写“印章证明书发放委托书”并由领事确认。准确填写受托人（委托人）的姓名、居民登记号码以及印章证明书的使用用途。
• 在同一天对“同意书”也进行领事确认（作为根据郡政府答复而使用的备选方案）。
• 将这两份文件通过国际快递寄送至委托人的地址。

这里我还确认了一点。姐姐在出国前已经申报了印章。如果未申报印章，则必须先通过领事馆办理印章申报，这将耗费更多时间。在处理海外居住者的相关文件时，最先要确认的是国内是否已申报印章。

姐姐在预约最早的周二上午前往了总领事馆，文件于该周周五送达。委托人于下周一在居民中心领取到了姐姐的印章证明书。

5. 建筑物登记簿与实际建筑不符的部分

在解决签名问题的同时，出现了另一个问题。在支持项目申请书中，有一个填写拆除目标建筑面积的栏目。在建筑物登记簿上，仅登记了一栋房屋，面积为 52㎡。然而，委托人提供的现场照片显示，在房屋旁边还有一个用砖块建造的仓库和一个传统式厕所。

委托人原本打算写上“也请一并拆除仓库”。如果这样写，申请面积与登记簿面积不符，极有可能被要求补充材料。仅凭公告内容，无法判断是否可以将不在登记簿上的附属建筑纳入支持范围。

在申请书中，我们按照登记簿标准仅填写了 52㎡ 的房屋。作为替代，我们在附件中附上 6 张现场照片和布置平面图，明确说明不在登记簿上的仓库和厕所位于同一地块，并请求核实是否包含在支持范围内。如果先提供让郡政府做出判断的资料，那么即使在现场确认时出现不同意见，申请本身也不会动摇。

就在那时，委托人来到办公室时，带了一袋从奶奶家院子里的柿子树上摘下来的柿子。她让我先放在窗边放一周再吃。实际上，我在一周后吃了，味道非常甜。

6. 截止前的提交与原件补充

郡政府的书面答复在截止日期前 9 天送达。内容是确认接受经过领事馆确认的同意书。由于当时已经拿到了印章证明书，我们决定两个都提交。多备一份文件总比缺少文件要好。

提交的材料整理如下：

申请于截止日期前 7 天完成提交。在提交当天，负责人要求重新提供一份发放日期较久的土地登记簿。因为那是委托人最初去郡政府时领取的，日期已经过期。我们在现场通过无人民愿发放机重新打印并更换。最初收集文件的日期越久，就越容易发生此类情况。对于有截止日期的申请，最好先在公告中确认“发放日期”的标准。

7. 从拆除到灭失申报

选定结果于11月中旬公布。房屋被纳入支持范围，仓库和厕所在经过现场确认后，也被纳入到相同的工程范围内。此前提交的附页照片和略图被直接作为现场确认资料使用。

拆除工作于12月初完成。剩下的工作是灭失申报。根据《建筑物管理法》（건축물관리법）第34条，建筑物管理人必须在建筑物灭失之日起30日内提交灭失申报书。这是从建筑物登记簿中删除房屋的程序。根据同一条款的补充规定，如果进行了全面拆除并提交了拆除工程完成申报，则视为已完成灭失申报；但由于是作为支持项目进行的拆除，是否自动完成了该申报，仍需单独确认。这项申报也需要两位共同所有人的委托，由于最初从姐姐那里获得的委托书中已包含了拆除后的灭实申报，因此无需再次往海外发送和接收文件。

对于在海外居住者的事务，每当文件跨越海洋一次，就需要耗时两周。在最初获取委托书时，如果将未来所需的程序也纳入委托范围，就可以减少往返次数。

姐姐在春节假期回国后，表示看到空旷的院子里只剩下柿子树就离开了。委托人表示计划在春天在那块土地上建立一个小菜园。

8. 海外滞留者文件提交检查清单

如果需要与身在海外的家人共同向国内政府机构提交文件，请先确认以下事项：

1. 公告或指南中的提交文件中，如何标注印章证明书、本人签名事实确认书以及是否为原件。
2. 海外滞留者是否已在韩国申报印章（若未申报，则需先通过驻外公馆进行印章申报）。
3. 驻外公馆预约日期与国际邮件运输时间相加，从截止日期倒推计算。
4. 委托书中是否包含了后续程序（申报、补正、领取）的委托范围。
5. 每份文件是否有基于签发日期的有效期要求。

由于各项要求和认可的证明文件因机构和项目而异，因此需要针对每个案件进行个别确认。

以上内容是为便于理解而构建的故事。