[Bisnis & Startup] Prosedur dan Dokumen Perubahan Registrasi Pabrik di Korea — Memperluas Area Pabrik? Ajukan dalam 2 Bulan

3 Baris Ringkasan

• Jika informasi pendaftaran pabrik (nama perusahaan, nama perwakilan, luas pabrik, luas fasilitas pendukung, jenis usaha rinci, dll.) berubah, Anda harus mengajukan permohonan pendaftaran perubahan dalam waktu 2 bulan sejak tanggal perubahan. Keterlambatan atau kelalaian akan dikenakan denda.
• Bahkan jika penyewa di sebelah keluar dan Anda mulai menggunakan ruang mereka, ini juga merupakan pendaftaran perubahan luas pabrik. Anda harus menyesuaikan hak penggunaan ruang baru, tujuan di catatan bangunan, dan tata letak peralatan yang sebenarnya dalam dokumen.
• Membandingkan lapangan dan dokumen sebelum pengajuan akan mengurangi permintaan pelengkap. Pada prinsipnya, perubahan umum diberitahukan dalam waktu 7 hari setelah penerimaan, jadi jika Anda hanya mengajukan permohonan dalam batas waktu, Anda dapat menyesuaikan jadwal klien Anda.

Daftar Isi

1. Mundur dari tanggal lulus audit utama
2. Luas pabrik bertambah, tetapi sertifikat pendaftaran pabrik tetap sama
3. 2 bulan sejak tanggal terjadinya alasan perubahan, waktu tersisa 16 hari
4. Gudang yang masih ada di catatan bangunan
5. Pendaftaran perusahaan yang keluar masih di tempat itu
6. Penambahan jenis usaha rinci dan menggambar ulang proses manufaktur
7. 7 hari setelah penerimaan, dan audit ulang utama
8. Isi pekerjaan dan daftar periksa kantor agen administrasi

1. Mundur dari tanggal lulus audit utama

Saya adalah agen administrasi yang berkantor di Yeonsu-gu, Incheon. Saya akan memperkenalkan satu kejadian yang saya alami saat menangani dokumen izin dan perizinan perusahaan, dimulai dengan hasilnya.

Pada minggu ketiga bulan Oktober, saya menerima pesan singkat dari manajer tim manajemen sebuah perusahaan pengolahan logam. “Audit item baru dari perusahaan utama telah lulus. Produksi massal akan dimulai bulan depan.” Foto terlampir berisi sertifikat pendaftaran pabrik yang baru dikeluarkan. Angka di kolom luas pabrik berbeda dari sebulan sebelumnya.

Hanya sebulan sebelumnya, angka ini menjadi penyebab penangguhan persetujuan item baru. Pabrik sudah diperluas dan mesin sudah masuk. Hanya dokumen yang masih lama.

Memperluas pabrik sebagian besar berakhir dengan cerita tentang konstruksi dan peralatan. Pendaftaran perubahan pabrik adalah hal yang mengikuti setelahnya, jadi mudah untuk dilewatkan. Kasus ini juga demikian.

2. Luas pabrik bertambah, tetapi sertifikat pendaftaran pabrik tetap sama

Perusahaan yang meminta bantuan adalah perusahaan yang mengolah braket aluminium untuk suku cadang mobil di lahan pabrik terpisah di Yeonsu, Incheon. Ada 14 karyawan. Perwakilan berusia 50-an tahun yang telah bekerja sebagai teknisi bubut selama lebih dari 20 tahun mendirikan perusahaan, dan putri perwakilan telah menjabat sebagai manajer tim sejak 3 tahun lalu, menangani tanggapan perusahaan utama dan dokumen.

Perusahaan menyewa setengah dari lantai pertama bangunan dua lantai. Perusahaan lain yang merakit furnitur kayu solid menyewa setengah lainnya. Pada pertengahan Agustus tahun ini, perusahaan tersebut pindah ke Gyeonggi, sehingga ruang menjadi kosong. Perwakilan berbicara dengan pemilik gedung dan memutuskan untuk menggunakan ruang tersebut, dan kemudian memasukkan 2 mesin pemesinan CNC dan 1 mesin pembersih komponen yang telah ditunda.

Alasan untuk meningkatkan peralatan sudah jelas. Perusahaan utama, yang merupakan pemasok tingkat pertama, menawarkan volume braket baru untuk kendaraan listrik, dan tidak mungkin memenuhi tenggat waktu dengan peralatan yang ada. Volume item baru adalah sekitar 30% dari pendapatan tahunan perusahaan. Perwakilan berencana untuk mempekerjakan 2 karyawan tambahan untuk shift malam jika mereka menerima volume ini.

Pada minggu ketiga bulan September, tim kualitas perusahaan utama mengunjungi pabrik untuk audit persetujuan item baru. Sertifikat pendaftaran pabrik dimasukkan ke dalam dokumen audit. Staf tim kualitas bertanya sambil melihat sertifikat, “Luas pabrik pada sertifikat berbeda dengan jalur produksi yang saya lihat hari ini, apakah Anda sedang mendaftarkan perubahan?”

Manajer tim tidak dapat menjawab pertanyaan itu segera. Perusahaan utama “meminta Anda untuk menyesuaikan dokumen dengan kondisi saat ini dan menyerahkan kembali” dan menangguhkan persetujuan.

3. 2 bulan sejak tanggal terjadinya alasan perubahan, waktu tersisa 16 hari

Yang pertama dikirim oleh manajer adalah surel. Ada lampiran berupa salinan akta pendirian pabrik, denah bangunan, perjanjian sewa yang ada, dan foto mesin yang baru dibeli. Seperti yang sudah dijadwalkan, pada hari Selasa sore, perwakilan dan manajer datang bersama.

Pertama, kami memeriksa tanggalnya. Undang-Undang Aktivasi Konsentrasi Industri dan Pendirian Pabrik (Undang-Undang Aktivasi Konsentrasi Industri dan Pendirian Pabrik) Pasal 16 mengatur bahwa perubahan registrasi pabrik harus dilakukan jika ada perubahan pada sejumlah hal dalam registrasi pabrik. Daftar perubahan registrasi yang ditentukan dalam peraturan pelaksanaannya mencakup nama perusahaan, direktur, luas lahan pabrik dan luas bangunan pabrik (peningkatan karena pengosongan penyewa), luas fasilitas pendukung, sub-jenis usaha, bentuk hunian, dan lain-lain. Batas waktu pengajuan adalah dalam waktu 2 bulan sejak tanggal terjadinya alasan perubahan. Jika mengubah registrasi tanpa perubahan registrasi, Anda akan dikenakan denda hingga 2 juta won.

Alasan perubahan perusahaan ini adalah ketika perusahaan sebelah pergi dan mereka menerima ruang tersebut. Berdasarkan pesan teks yang dikirim dengan pemilik gedung dan tanggal kepindahan perusahaan sebelah, diketahui bahwa itu terjadi sekitar 18 Agustus. Tanggal konsultasi adalah 2 Oktober. Masih ada 16 hari tersisa hingga batas waktu.

Perwakilan mengatakan, “Saya kira dihitung dari tanggal mesin dipindahkan.” Karena mesin dipindahkan pada awal September, mereka pikir masih ada waktu luang. Jika mereka merencanakan berdasarkan tanggal yang lebih lambat, mereka bisa melewati batas waktu. Saya menggunakan tanggal penerimaan ruang sebagai titik awal dan menyusun jadwal dari sana. Target penerimaan ditetapkan pada 13 Oktober, yaitu 5 hari sebelum batas waktu. Ini untuk menyisakan waktu yang cukup untuk menanggapi permintaan perbaikan jika ada permintaan perbaikan.

4. Satu ruangan gudang yang masih terdaftar di buku bangunan

Keesokan paginya, kami pergi untuk melihat pabrik secara langsung. Perubahan registrasi pabrik bukanlah sekadar mengubah dokumen. Departemen yang bertanggung jawab memeriksa apakah aplikasi, rencana bisnis, diagram proses produksi, dan daftar mesin sesuai dengan kondisi aktual di lapangan. Melihat lokasi sebelum pengajuan dapat secara signifikan mengurangi permintaan perbaikan.

Kami membawa buku bangunan dan berjalan di lantai dasar. Ruang yang ada dan ruang yang baru diterima semuanya terdaftar sebagai penggunaan pabrik. Namun, di sudut ruangan baru, terdapat satu area kecil yang terdaftar sebagai penggunaan gudang. Di sinilah perusahaan sebelah menyimpan bahan baku furnitur.

Masalahnya adalah bahwa mesin pembersih suku cadang berada di area gudang tersebut. Mereka menempatkannya di sana karena lebih mudah untuk melakukan pekerjaan pipa. Mesin pembersih adalah fasilitas manufaktur yang digunakan dalam proses produksi. Jika fasilitas manufaktur ditempatkan di area yang digunakan sebagai gudang dan luasnya dicantumkan sebagai luas pabrik, kemungkinan besar akan ada permintaan perbaikan karena tidak sesuai dengan penggunaan.

Ada dua pilihan. Mengubah penggunaan area gudang atau memindahkan mesin pembersih ke area pabrik. Perubahan penggunaan membutuhkan lebih banyak prosedur dan waktu, dan tidak mungkin diselesaikan dalam 16 hari. Saya menyarankan untuk memindahkan mesin pembersih ke area pabrik di sebelah CNC dan hanya menyimpan bahan baku di area gudang. Pekerjaan perpanjangan pipa bisa diselesaikan dalam dua hari. Luas area gudang dicantumkan sebagai fasilitas pendukung, bukan fasilitas manufaktur.

Dengan cara ini, luas yang akan dicantumkan dalam aplikasi menjadi jelas. Kami membuat tabel yang membagi luas lahan pabrik, fasilitas manufaktur, dan fasilitas pendukung berdasarkan lantai dan area. Karena petugas yang bertanggung jawab tidak akan bertanya, “Apakah seluruh bangunan ini pabrik?” melainkan “Sejauh mana area yang benar-benar digunakan untuk fasilitas manufaktur?”

5. Pendaftaran Perusahaan yang Keluar Belum Dihapus

Sore hari saat melihat lokasi, kami mengajukan pertanyaan sebelumnya ke bagian pendaftaran pabrik di kantor distrik. Saat menjelaskan perubahan dan memeriksa dokumen yang diperlukan, petugas menyebutkan satu hal. “Pendaftaran pabrik lain masih ada di alamat tersebut.”

Perusahaan mebel yang pindah ke Gyeonggi-do telah pindah tanpa menyelesaikan pendaftaran pabrik di alamat lama. Secara sistem, setengah lantai satu gedung tersebut masih terdaftar sebagai area pabrik perusahaan tersebut. Kita tidak bisa mendaftarkan area pabrik untuk dua perusahaan secara bersamaan. Jika kami menerima pendaftaran dengan kondisi ini, prosesnya bisa terhenti karena tumpang tindih area.

Ini bukan sesuatu yang bisa dilakukan oleh perusahaan klien kami. Permohonan untuk menyelesaikan pendaftaran lama harus diajukan langsung oleh perusahaan tersebut. Perwakilan perusahaan tampak kesulitan. Hubungan mereka tidak buruk saat tinggal bertetangga, tetapi setelah pindah, tidak ada lagi urusan kontak.

Saya mendapatkan informasi kontak perwakilan perusahaan tersebut melalui pemilik gedung, dan manajer tim meminta manajer untuk menelepon terlebih dahulu. Saya meringkas poin-poin yang perlu diminta: ① alasan mengapa pendaftaran pabrik di alamat lama harus diselesaikan ② bagian yang bertanggung jawab di kantor distrik dan dokumen yang diperlukan ③ jika tidak diselesaikan, perusahaan tersebut akan memiliki ketidaksesuaian antara pendaftaran dan kondisi sebenarnya. Keberadaan pendaftaran lama bagi perusahaan tersebut yang ingin mendaftarkan pabrik baru di lokasi baru juga merupakan hal yang merepotkan.

Perwakilan perusahaan tersebut langsung bertindak setelah mendengar penjelasan tersebut. Permohonan penyelesaian pendaftaran pabrik di alamat lama diajukan tiga hari kemudian. Pada hari perwakilan perusahaan tersebut datang untuk mencap dokumen, ia membawa dua kursi kayu yang telah ditinggalkan di sudut gudang ke dalam truk. Manajer tim mengatakan bahwa mereka telah menggunakan kursi-kursi tersebut di ruang istirahat selama dua bulan. Kursi-kursi tersebut telah dibawa kembali, dan kursi baru tiba di ruang istirahat keesokan harinya.

6. Penambahan Sub-Jenis Usaha dan Pembuatan Ulang Diagram Proses Produksi

Setelah masalah area diselesaikan, giliran jenis usaha. Jenis usaha yang terdaftar pada pendaftaran pabrik yang ada adalah pembuatan suku cadang mobil. Mudah untuk berasumsi bahwa jenis usaha sama karena produk baru juga suku cadang mobil. Namun, setelah melihat spesifikasi yang diminta oleh perusahaan utama, perusahaan ini berencana untuk menerima pesanan subkontrak pemesinan logam dari perusahaan lain selain suku cadang mobil. Hal ini untuk menghindari mesin CNC yang baru dibeli menjadi tidak terpakai.

Menurut Klasifikasi Industri Standar, dua jenis usaha tersebut memiliki sub-klasifikasi yang berbeda. Jika memulai subkontrak setelah jenis usaha ditambahkan, perubahan pendaftaran harus dilakukan lagi pada saat itu. Lebih baik menambahkan sub-jenis usaha bersamaan dengan perubahan kali ini. Namun, untuk menambahkan jenis usaha, pertama-tama harus dipastikan apakah jenis usaha tersebut dapat ditempatkan di lahan tersebut. Kami memeriksa zona penggunaan melalui Sertifikat Konfirmasi Perencanaan Penggunaan Lahan, dan juga bertanya kepada bagian yang bertanggung jawab saat mengajukan pertanyaan sebelumnya untuk memastikan kelayakan penempatan jenis usaha tambahan.

Diagram proses produksi juga dibuat ulang. Diagram proses yang ada adalah penerimaan bahan baku, pemotongan, permesinan bubut, inspeksi, dan pengemasan. Jalur aktual telah ditambahkan dengan proses CNC dan pencucian, dan mesin pencuci sekarang bahkan telah dipindahkan lokasinya. Saya berjalan menyusuri jalur bersama kepala pabrik, memeriksa urutan proses, dan membandingkan model dan jumlah mesin dalam daftar dengan pelat nama satu per satu. Satu mesin bubut yang berada di lantai satu tidak beroperasi karena rusak dan akan dijual, sehingga dikeluarkan dari daftar. Jika mesin yang terdaftar dalam aplikasi tidak berfungsi di lapangan, penjelasannya akan menjadi panjang saat inspeksi lapangan.

Kami juga memeriksa penanganan air limbah dari mesin pencuci. Seluruh air limbah pencuci dibawa pergi oleh perusahaan pengangkut, dan ada kontrak pengolahan perwakilan. Kami secara terpisah bertanya kepada bagian lingkungan yang berwenang untuk memastikan apakah itu termasuk dalam laporan lingkungan, dan mencatat jawaban tersebut dalam satu baris dalam rencana bisnis.

7. Penerimaan Dokumen, 7 Hari, dan Peninjauan Kembali oleh Klien Utama

Dokumen yang diserahkan terdiri dari:

• Formulir Permohonan Perubahan Pendaftaran Pabrik: Mencantumkan perubahan luas area dan jenis usaha rinci
• Rencana Bisnis: Mencerminkan penambahan peralatan, jenis produk yang diproduksi, dan metode penanganan limbah
• Diagram Proses Produksi dan Daftar Mesin/Peralatan: Versi terbaru yang telah dibandingkan dengan kondisi di lapangan
• Gambar Denah Pabrik (Tata Letak): Menunjukkan pembagian dan luas area fasilitas produksi dan fasilitas pendukung
• Perjanjian Sewa yang Diubah: Menyebutkan luas area dan jangka waktu yang mencakup ruang baru
• Keterangan Bangunan: Digunakan untuk memastikan fungsi setiap area

Perjanjian sewa juga perlu diperbaiki. Perwakilan perusahaan dan pemilik gedung hanya berjanji secara lisan untuk menggunakan ruang baru, dan luas area yang tertera pada perjanjian yang ada tetap sama. Jika hak untuk menggunakan ruang baru tidak dapat dikonfirmasi secara tertulis, akan sulit untuk mendapatkan pengakuan atas luas area tersebut sebagai luas pabrik. Kami meminta pemilik gedung untuk memberikan perjanjian yang diubah yang mencerminkan luas area dan biaya sewa, dan kami menerimanya dalam waktu dua hari.

Penerimaan dokumen selesai sehari lebih awal dari target, yaitu pada 12 Oktober. Pada prinsipnya, untuk perubahan pendaftaran umum, hasil pemrosesan harus diberitahukan dalam waktu 7 hari sejak tanggal penerimaan aplikasi. Jika ada hal-hal yang diproses secara bersamaan (agenda) dengan izin lainnya, prosesnya bisa memakan waktu hingga tanggal 20. Dalam kasus ini, tidak ada agenda.

Departemen terkait datang untuk melakukan pemeriksaan di lapangan. Mereka membandingkan denah dengan lokasi sebenarnya, daftar mesin dengan plakat nama, dan memastikan bahwa gudang hanya berisi bahan baku. Tidak ada permintaan perbaikan. Perubahan pendaftaran diproses 5 hari setelah penerimaan, dan kepala tim manajemen menerbitkan sertifikat pendaftaran pabrik yang baru dan mengirimkannya ke klien utama.

Peninjauan kembali oleh klien utama selesai hanya dengan pemeriksaan dokumen. Pesan yang disebutkan di bab 1 tiba pada hari itu.

8. Isi Pekerjaan Kantor Agen Administrasi dan Daftar Periksa

Perubahan pendaftaran pabrik adalah prosedur yang secara tenang menyusul setelah investasi peralatan atau relokasi yang besar. Bagi perusahaan, pekerjaan konstruksi dan jadwal penyelesaian proyek biasanya menjadi prioritas, sehingga prosedur ini seringkali tertunda. Seringkali, perusahaan baru mengetahui bahwa dokumen dan kondisi di lapangan berbeda ketika momen untuk menyerahkan sertifikat pendaftaran pabrik tiba, seperti untuk penilaian klien utama, aplikasi dana kebijakan, atau pendaftaran pengadaan.

Jika Anda berada dalam situasi seperti ini, periksa hal-hal berikut:

• Apakah luas area pabrik bertambah atau berkurang? Bahkan jika Anda memperluas area dengan penyewa yang keluar, ini juga merupakan subjek perubahan pendaftaran. Batas waktunya adalah 2 bulan sejak tanggal perubahan alasan, seperti tanggal Anda menerima ruang tersebut.
• Apakah nama perusahaan atau direktur telah berubah? Bahkan jika Anda telah mengubah pendaftaran perusahaan, Anda masih perlu melakukan perubahan pendaftaran pabrik secara terpisah.
• Apakah Anda telah memeriksa fungsi bangunan untuk ruang baru? Jika fasilitas produksi ditempatkan di area gudang atau fasilitas tempat tinggal, Anda mungkin akan menerima permintaan perbaikan.
• Apakah pendaftaran pabrik perusahaan sebelumnya masih terdaftar di alamat yang sama? Memeriksa ini sebelumnya dapat mencegah proses berhenti setelah penerimaan dokumen.
• Apakah Anda juga memasukkan jenis usaha di masa mendatang? Jika Anda berencana untuk menambahkan jenis usaha rinci, akan lebih efisien untuk memeriksa kelayakan lokasi dan mengajukan permohonan perubahan ini bersamaan.

Kantor Agen Administrasi Hwang Yunsang menyiapkan dan menyerahkan aplikasi persetujuan pendirian pabrik, pendaftaran pabrik, dan permohonan perubahan pendaftaran, serta rencana bisnis dan diagram proses produksi. Sebelum penerimaan, kami membandingkan gambar denah, daftar mesin, dan tata letak dengan pabrik yang sebenarnya untuk menyusun perbaikan, dan kami juga melakukan konsultasi awal dengan departemen terkait dan menanggapi permintaan perbaikan. Persyaratan dan metode pemrosesan berbeda-beda tergantung wilayah dan kasusnya, sehingga diperlukan pemeriksaan individual.

Satu angka luas area pabrik menahan penawaran volume baru selama sebulan. Pada minggu pertama bulan November, pabrik tersebut mempekerjakan dua orang tambahan untuk shift malam.

Ini adalah cerita yang dibuat untuk membantu pemahaman.