[Dokumen Pengaduan] Prosedur Pengurusan Dokumen Warga Negara Asing – Surat Kuasa dan Bukti Keabsahan Cap Tidak Dapat Diwakilkan · Formulir Konfirmasi Fakta Tanda Tangan Tidak Dapat Dikeluarkan Secara Perwakilan

Ringkasan 3 Baris

• Ada beberapa dokumen yang tidak dapat diambil oleh keluarga di Korea atas nama orang yang berada di luar negeri. Surat Keterangan Fakta Tanda Tangan Pribadi hanya dapat dikeluarkan oleh orang yang bersangkutan, dan Sertifikat Sidik Jari hanya dapat diwakilkan dengan surat kuasa yang dikonfirmasi oleh perwakilan luar negeri.
• Urutan Pengajuan: Periksa dokumen yang diserahkan dalam pengumuman → Orang yang tinggal di luar negeri mendapatkan surat kuasa dan formulir persetujuan yang dikonfirmasi oleh perwakilan luar negeri → Perwakilan domestik menerbitkan Sertifikat Sidik Jari → Pengajuan aplikasi → Melengkapi dokumen asli.
• Batas Waktu: Untuk proyek dukungan, tanggal jatuh tempo pengumuman adalah acuan. Surat pos luar negeri membutuhkan waktu 2 minggu atau lebih, jadi Anda harus membuat reservasi di perwakilan luar negeri 3~4 minggu sebelum tenggat waktu.

Daftar Isi

1. Mengapa Formulir Persetujuan Datang Kembali Dua Kali?
2. Rumah Kosong di Ganghwa dan Kakak Perempuan di Ho Chi Minh
3. Surat Keterangan Fakta Tanda Tangan Pribadi Tidak Dapat Diwakilkan
4. Mendapatkan Sertifikat Sidik Jari dengan Surat Kuasa yang Dikonfirmasi oleh Perwakilan Luar Negeri
5. Perbedaan antara Daftar Bangunan dan Bangunan Aktual
6. Pengajuan Sebelum Tenggat Waktu dan Melengkapi Dokumen Asli
7. Dari Pembongkaran hingga Pelaporan Penghapusan
8. Daftar Periksa Pengajuan Dokumen untuk Orang yang Tinggal di Luar Negeri

1. Mengapa Formulir Persetujuan Datang Kembali Dua Kali?

Mengapa formulir persetujuan yang sama datang kembali dari kantor kabupaten dua kali? Formatnya sudah benar, ada tanda tangan, dan semua bagian yang diperlukan diisi dengan lengkap.

Saya adalah agen administrasi yang berkantor di Yeonsu-gu, Songdo, Incheon. Saya akan memperkenalkan satu anekdot yang saya alami saat bekerja. Menyiapkan dan menyerahkan dokumen ke instansi pemerintah adalah tugas dasar agen administrasi sebagaimana diatur dalam Pasal 2 Undang-Undang Agen Administrasi. Diantaranya, yang semakin banyak ditanyakan adalah ketika anggota keluarga yang berada di luar negeri harus menyerahkan dokumen ke kantor pemerintah di Korea. Dokumen itu sendiri tidak sulit. Yang sulit adalah siapa, di mana, dan bagaimana mendapatkan tanda tangan dan bukti.

Formulir persetujuan dalam cerita ini juga demikian. Tidak ada masalah dengan isinya. Alasan mengapa itu dikembalikan adalah karena bukti yang seharusnya terlampir pada formulir persetujuan tidak ada.

2. Rumah Kosong yang Perlu Diperbaiki dan Kakak Perempuan di Ho Chi Minh

Klien adalah seorang pria berusia awal 30-an yang tinggal di Namdong-gu, Incheon. Ia bekerja di perusahaan logistik dan setiap akhir pekan mengunjungi rumah neneknya di Pulau Ganghwado. Setelah neneknya meninggal, rumah itu diwariskan kepada ayahnya, dan 3 tahun lalu setelah ayahnya juga meninggal, rumah dan tanah itu diwariskan kepada klien dan kakak perempuannya masing-masing setengah bagian. Proses balik nama sudah diselesaikan saat itu.

Rumah itu sudah kosong selama lebih dari 10 tahun. Genteng atap pecah, dan setiap musim hujan, tanah mengalir ke pagar rumah sebelah. Beberapa keluhan telah diajukan oleh tetangga, dan klien menerima arahan dari kantor pemerintah daerah untuk mengajukan permohonan ke Program Bantuan Perapihan (Pembongkaran) Rumah Kosong yang telah diumumkan. Ia dapat menerima sebagian besar biaya pembongkaran sebagai dukungan. Jika tidak ada dukungan, klien akan mengeluarkan sebagian besar tabungan pernikahannya yang telah ia kumpulkan selama hampir setahun.

Masalahnya adalah kakak perempuannya. Kakak perempuan itu bekerja sebagai staf di kantor cabang perusahaan Korea di Ho Chi Minh, Vietnam, dan kepulangannya berikutnya dijadwalkan pada libur Seollal. Batas waktu pengumuman adalah akhir Oktober.

Klien mencoba menyelesaikannya sendiri. Ia menerima formulir dari kantor pemerintah daerah dan mengirimkannya kepada kakak perempuannya melalui email, dan kakak perempuannya mengembalikan salinan dokumen persetujuan yang telah ditandatangani. Klien membawa salinan cetak tersebut ke kantor pemerintah daerah.

3. Surat Keterangan Fakta Tanda Tangan Sendiri Tidak Dapat Dikeluarkan Secara Perwakilan

Jawaban dari petugas pemerintah daerah itu sederhana. Menurut pengumuman, dibutuhkan asli surat persetujuan dari seluruh pemilik bangunan, beserta sertifikat tanda tangan asli pemilik atau Surat Keterangan Fakta Tanda Tangan Sendiri. Hasil cetak pindaian bukanlah asli, dan sertifikat juga tidak ada.

Klien mencoba untuk mendapatkan Surat Keterangan Fakta Tanda Tangan Sendiri dari pusat layanan masyarakat keesokan harinya. Dia berpikir itu akan berhasil karena dia adalah keluarga. Namun, Surat Keterangan Fakta Tanda Tangan Sendiri adalah dokumen yang hanya dapat dikeluarkan dengan kehadiran langsung yang bersangkutan. Pengeluaran secara perwakilan tidak diperbolehkan. Sertifikat tanda tangan juga dapat dikeluarkan secara perwakilan, tetapi harus ada surat kuasa yang ditulis oleh yang bersangkutan, dan jika yang bersangkutan berada di luar negeri, surat kuasa tersebut harus dikonfirmasi oleh perwakilan kedutaan.

Saat pergi ke pemerintah daerah untuk kedua kalinya, dia membawa asli surat persetujuan yang dikirim oleh saudara perempuannya melalui pos internasional. Kali ini itu asli, tetapi sertifikat masih belum ada. Surat persetujuan dikembalikan lagi.

Klien menjadwalkan konsultasi di kantor kami pada hari Jumat minggu itu. Dia mengirimkan pengumuman dan foto surat persetujuan yang ditolak melalui email sebelumnya, sehingga kami dapat melihat secara kasar apa yang kurang sebelum bertemu. Tersisa 23 hari hingga tenggat waktu pengumuman.

4. Mendapatkan Sertifikat Bukti Cap dengan Surat Kuasa Konfirmasi Misi Diplomatik di Luar Negeri

Pertama, kami menentukan cara menerima dokumen. Ada dua cara bagi kakak perempuan untuk bisa menggunakannya tanpa kembali ke negara ini.

1. Cara Mendapatkan Salinan Sertifikat Sidik Jari Secara Kuasa dari Kedutaan Besar dan Mengirimkannya, serta Cara Meminta Salinan Sertifikat Sidik Jari Kakak Perempuan Anda Sebagai Perwakilan di Korea
2. Cara Mengirimkan Formulir Persetujuan yang Telah Diverifikasi (Disahkan) oleh Kedutaan Besar

Metode kedua tampak lebih sederhana, tetapi tidak ada pernyataan dalam pengumuman yang menyatakan bahwa formulir persetujuan yang diverifikasi oleh kedutaan besar dapat menggantikan salinan sertifikat sidik jari. Ketika saya menelepon petugas, jawabannya adalah “Sepertinya bisa.” Saya tidak bisa bertindak berdasarkan “sepertinya” dalam hal tenggat waktu. Oleh karena itu, saya menjadikan metode pertama sebagai dasar dan memutuskan untuk menerima tanggapan tertulis dari pemerintah daerah untuk metode kedua. Saya mengirimkan pertanyaan kepada pemerintah daerah untuk meminta secara tertulis, “Apakah formulir persetujuan yang telah diverifikasi oleh kedutaan besar dapat menggantikan lampiran salinan sertifikat sidik jari?” Alasan untuk bertanya secara tertulis adalah untuk memiliki dasar jika petugas berubah atau jika saya menerima pernyataan yang berbeda di tempat penerimaan.

Saya mengirimkan daftar tugas yang diringkas dalam satu lembar kepada kakak perempuan saya.

• Membuat Janji Kunjungan ke Konsulat Jenderal Ho Chi Minh (pemesanan online, bawa paspor)
• Membuat Surat Kuasa untuk Penerbitan Salinan Sertifikat Sidik Jari dan mendapatkan verifikasi konsuler. Tuliskan nama dan nomor registrasi penduduk orang yang diberi kuasa (klien) dan tujuan penggunaan salinan sertifikat sidik jari dengan benar.
• Pada hari yang sama, dapatkan juga verifikasi konsuler pada Formulir Persetujuan (sebagai cadangan berdasarkan jawaban pemerintah daerah)
• Kirimkan kedua dokumen tersebut melalui pengiriman internasional ke alamat klien

Saya mengonfirmasi satu hal lagi. Kakak perempuan saya telah mendaftarkan sidik jarinya sebelum keberangkatannya. Jika sidik jarinya belum terdaftar, dia harus mendaftarkan sidik jarinya melalui kedutaan besar terlebih dahulu, dan itu akan memakan waktu lebih lama. Hal pertama yang harus ditanyakan tentang dokumen warga negara yang tinggal di luar negeri adalah apakah sidik jari telah terdaftar di Korea.

Kakak perempuan saya mengunjungi konsulat jenderal pada hari Selasa pagi, waktu yang paling cepat untuk membuat janji, dan dokumen tiba pada hari Jumat minggu itu. Klien menerima salinan sertifikat sidik jari kakak perempuan pada hari Senin minggu berikutnya di pusat komunitas.

5. Perbedaan Antara Daftar Bangunan dan Bangunan Sebenarnya

Sambil masalah tanda tangan terselesaikan, muncul masalah lain. Dalam formulir aplikasi bantuan, ada kolom untuk menuliskan luas bangunan yang akan dibongkar. Dalam daftar bangunan, hanya tertera satu rumah, luas 52㎡. Namun, dalam foto lokasi yang dikirimkan klien, terdapat gudang yang dibangun dari blok dan toilet tradisional yang terpisah dari rumah.

Klien bermaksud untuk menyertakan gudang dalam pembongkaran. Jika ditulis demikian, kemungkinan besar akan ada permintaan pelengkap karena luas yang diajukan dan luas di daftar tidak sesuai. Tidak dapat diketahui dari pengumuman apakah bangunan tambahan yang tidak ada di daftar dapat dimasukkan dalam cakupan bantuan.

Formulir aplikasi mencantumkan hanya rumah 52㎡ berdasarkan daftar. Sebagai gantinya, 6 foto lokasi dan denah lokasi dilampirkan sebagai lampiran untuk mengungkapkan fakta bahwa gudang dan toilet yang tidak ada di daftar berada di bidang yang sama, dan meminta pertimbangan apakah akan dimasukkan dalam cakupan bantuan. Dengan menyerahkan materi yang akan digunakan pemerintah daerah untuk penilaian terlebih dahulu, aplikasi tidak akan goyah meskipun ada pernyataan lain saat pemeriksaan lokasi.

Pada saat itu, klien datang ke kantor sambil membawa sekantong buah persik yang dipetik dari pohon buah di halaman rumah neneknya. Dia bilang buahnya belum matang, jadi simpan di dekat jendela selama seminggu sebelum dimakan. Setelah seminggu, saya benar-benar memakannya, dan rasanya cukup manis.

6. Penerimaan Sebelum Batas Waktu dan Pelengkapan Dokumen Asli

Jawaban tertulis dari balai kota datang 9 hari sebelum batas waktu. Isinya menyatakan bahwa formulir persetujuan yang telah diverifikasi oleh perwakilan konsuler juga dapat diterima. Karena saya sudah memiliki salinan akta notaris, saya memutuskan untuk menyerahkan keduanya. Lebih baik memiliki dokumen berlebih daripada kurang.

Dokumen yang diserahkan telah saya susun sebagai berikut:

Penerimaan dilakukan 7 hari sebelum batas waktu. Pada hari penerimaan, petugas meminta untuk menerbitkan ulang Buku Catat Lahan yang tanggal penerbitannya sudah lama. Itu karena dokumen tersebut diterbitkan ketika klien pertama kali pergi ke balai kota, dan tanggalnya sudah lewat. Saya menerbitkannya kembali di mesin penerbitan mandiri dan menggantinya di tempat. Kejadian seperti ini sering terjadi semakin lama dokumen pertama kali dikumpulkan. Untuk pengajuan dengan batas waktu, sebaiknya periksa terlebih dahulu kriteria tanggal penerbitan di pengumuman.

7. Pembongkaran Setelah Hingga Laporan Penghapusan

Hasil seleksi keluar pada pertengahan November. Rumah termasuk dalam daftar penerima bantuan, dan gudang serta toilet termasuk dalam cakupan pekerjaan yang sama setelah verifikasi di tempat. Foto dan denah yang diajukan terpisah sebelumnya digunakan sebagai bahan verifikasi di tempat.

Pembongkaran selesai pada awal Desember. Yang tersisa adalah laporan penghapusan. Pasal 34 Undang-Undang Pengelolaan Bangunan menyatakan bahwa pengelola bangunan harus mengajukan laporan penghapusan dalam waktu 30 hari sejak tanggal bangunan tersebut hilang. Ini adalah prosedur untuk menghapus rumah dari buku besar bangunan. Menurut klausul yang sama, jika laporan penyelesaian pekerjaan pembongkaran telah diajukan setelah pembongkaran total, penghapusan dianggap telah dilakukan, tetapi perlu dipastikan secara terpisah apakah pembongkaran karena proyek bantuan secara otomatis memicu pelaporan tersebut. Laporan ini juga memerlukan otorisasi dari dua pemilik bersama, tetapi karena otorisasi awal yang diterima dari kakak perempuan mencakup pembongkaran hingga laporan penghapusan, tidak perlu lagi mengirim dan menerima dokumen dari luar negeri.

Pekerjaan untuk warga negara yang tinggal di luar negeri membutuhkan waktu 2 minggu setiap kali dokumen melintasi laut. Jika Anda memasukkan prosedur yang diperlukan di masa mendatang ke dalam cakupan otorisasi saat menerima otorisasi awal, Anda dapat mengurangi jumlah perjalanan pulang pergi.

Kakak perempuan yang kembali ke negara asal selama libur Tahun Baru Imlek mengatakan bahwa dia melihat hanya pohon buah-buahan yang tersisa di halaman yang menjadi kosong. Klien mengatakan bahwa dia berencana untuk membuat kebun kecil di tanah itu pada musim semi.

8. Daftar Periksa Pengajuan Dokumen untuk Warga Negara yang Tinggal di Luar Negeri

Jika Anda perlu menyerahkan dokumen ke instansi pemerintah Korea bersama dengan keluarga Anda yang tinggal di luar negeri, periksa hal-hal berikut terlebih dahulu.

1. Periksa bagaimanaakta takaran, surat konfirmasi fakta tanda tangan sendiri, dan apakah dokumen asli diperlukan atau tidak, tercantum dalam pengumuman dan panduan pengajuan.
2. Pastikanwarga negara yang tinggal di luar negeri telah mendaftarkan cap mereka di Korea (jika tidak, mulailah dengan pendaftaran cap melalui perwakilan luar negeri).
3. Hitung mundur dari tanggal akhirdengan menggabungkan tanggal janji temu kunjungan ke perwakilan luar negeridan periode pos internasional.
4. Pastikanruang lingkup kuasa mencakup prosedur selanjutnya (pelaporan, pelengkapan, penerimaan).
5. Periksa apakahsetiap dokumen memiliki dasar tanggal penerbitan.

Persyaratan dan dokumen yang diterima berbeda-beda tergantung pada instansi dan bisnis, sehingga verifikasi individual diperlukan untuk setiap kasus.

Ini adalah cerita yang disusun untuk membantu pemahaman.

Ini adalah kantor agen administrasi yang terletak di Songdo, Incheon (Posco Tower Songdo). Kami menangani banding administratif, perizinan/pelaporan, masuk dan keluar imigrasi orang asing, dan manajemen administrasi rutin. Kantor agen administrasi Hwang Yunsang memberikan panduan untuk persiapan surat kuasa bagi pemilik/pemohon yang tinggal di luar negeri, dan mengurus persiapan dan pengajuan aplikasi dan dokumen lampiran ke instansi pemerintah. Jika Anda memiliki situasi serupa, jangan ragu untuk bertanya.

━━━━━━━━━━ Kantor Agen Administrasi Hwang Yunsang 📍 Yeonsu-gu, Incheon, 165 Conventionia-daero, Posco Tower Songdo 2697 📞 010-3374-2687 🌐 www.hwangadmin.com ━━━━━━━━━━