[Administrasi Sipil] Pencatatan Perkawinan Internasional di Korea: Dokumen dan Cara — Sudah Menikah di Luar Negeri, Lewat 3 Bulan Masih Bisa?

3 Ringkasan Singkat

• Jika Anda sudah menikah dengan cara yang diakui di negara asing, Anda tidak perlu mendaftarkan pernikahan Anda lagi di Korea. Anda perlu menyerahkan salinan akta pernikahan yang diterbitkan di negara tersebut beserta terjemahannya untuk dicatat dalam daftar hubungan keluarga.
• Prosedur: Mendapatkan akta pernikahan asli dari luar negeri → Membuat terjemahan → Mengisi formulir pendaftaran pernikahan (mencantumkan tanggal pernikahan sesuai dengan hukum asing) → Menyerahkan ke kantor distrik tempat tinggal atau perwakilan konsuler → Memverifikasi catatan dengan surat keterangan hubungan pernikahan.
• Batas Waktu: Dalam waktu 3 bulan sejak tanggal akta diterbitkan (tanggal pernikahan). Meskipun melewati batas waktu, pendaftaran tetap dapat diterima, dan denda tidak lebih dari 50.000 won.

Daftar Isi

1. Pasangan yang Sudah Menikah 2 Tahun, Nama Pasangan Tidak Ada di Surat Keterangan Hubungan Pernikahan
2. Alasan Pendaftaran Pernikahan di Jepang Tidak Tercatat di Korea
3. Alasan Mengapa Tidak Perlu Mendaftarkan Pernikahan Lagi di Korea
4. Apakah Pendaftaran Tetap Dapat Diterima Jika Melewati Batas Waktu 3 Bulan dan Besaran Dendanya
5. Persiapan Surat Keterangan Penerimaan Pendaftaran Pernikahan Jepang dan Terjemahan
6. Pengisian Formulir Pendaftaran Pernikahan: Tanggal Pernikahan dan Pencantuman Nama
7. Penerimaan di Kantor Distrik dan Penerbitan Surat Keterangan Hubungan Pernikahan
8. Daftar Periksa Dokumen Pendaftaran Pernikahan Pernikahan Internasional

1. Pasangan yang Sudah Menikah 2 Tahun, Nama Pasangan Tidak Ada di Surat Keterangan Hubungan Pernikahan

Kolom nama pasangan di surat keterangan hubungan pernikahan kosong. Pemilik surat keterangan tersebut sudah menikah selama 2 tahun.

Saya adalah seorang agen administrasi yang berkantor di Yeonsu-gu, Songdo, Incheon. Saya akan berbagi satu pengalaman yang saya temui saat bekerja. Saat membantu mengisi formulir pendaftaran hubungan keluarga dan menyerahkannya ke kantor distrik, saya sering melihat pemandangan yang sama dalam pendaftaran pernikahan pernikahan internasional. Mereka telah mengadakan upacara pernikahan di luar negeri dan juga telah mendaftarkan pernikahan mereka di kantor pemerintah negara tersebut, tetapi di dokumen Korea, mereka masih terdaftar sebagai belum menikah.

Pasangan ini juga mengalami hal serupa. Pernikahan mereka tidak salah. Hanya saja ada satu prosedur yang terlewatkan untuk memberitahukan hal tersebut ke Korea.

2. Alasan Pendaftaran Pernikahan di Jepang Tidak Tercatat di Korea

Klien saya adalah seorang wanita berusia akhir 20-an. Dia telah bekerja di sebuah perusahaan desain di Tokyo selama 4 tahun dan pada September 2024, dia mendaftarkan pernikahannya dengan suaminya yang berkewarganegaraan Jepang di kantor distrik setempat. Suaminya dipindahkan ke cabang Korea di Songdo oleh perusahaannya musim panas ini, dan pasangan tersebut pindah ke Incheon bersama.

Masalah muncul saat mencari rumah sewaan. Mereka perlu meminjam sebagian uang muka, dan klien saya, yang baru memulai pekerjaan lepas setelah kembali ke Korea, tidak memiliki cukup data penghasilan untuk memenuhi persyaratan penilaian. Bank meminta surat keterangan hubungan pernikahan sebagai produk yang dapat dinilai bersama sebagai pasangan. Tim SDM perusahaan suami juga meminta dokumen yang sama untuk permohonan tunjangan keluarga.

Klien saya mengambil surat keterangan dari mesin penerbitan mandiri. Kolom nama pasangan kosong.

Pendaftaran pernikahan yang dilakukan di Jepang hanya dicatat dalam register keluarga Jepang. Kantor distrik Jepang tidak memberi tahu Korea. Pasal 35 Undang-Undang Pendaftaran Hubungan Keluarga menetapkan bahwa salinan akta harus diserahkan dalam waktu 3 bulan setelah akta untuk peristiwa pendaftaran seperti pernikahan yang dibuat oleh warga negara Indonesia di luar negeri. Memasukkan pernikahan yang dilakukan di luar negeri ke dalam register Korea adalah tanggung jawab pihak yang bersangkutan.

Klien saya tidak mengetahui prosedur ini. Dia mengatakan bahwa selama tinggal di Jepang, dia tidak perlu menggunakan dokumen Korea, dan dia mengira kedua negara saling memberi tahu. Ini bukan kesalahpahaman yang jarang terjadi.

Tinggal 12 hari hingga batas waktu penyerahan dokumen yang ditentukan oleh bank, dan 26 hari hingga tanggal pembayaran uang muka sewa. Dia berada dalam situasi di mana uang muka bisa hilang jika pembayaran tidak dilakukan tepat waktu.

3. Alasan Mengapa Tidak Boleh Melakukan Pendaftaran Pernikahan Baru di Korea

Klien menghubungi kantor kami setelah mengunjungi kantor kelurahan sebanyak dua kali.

Pada kunjungan pertama, beliau membawa formulir pendaftaran pernikahan bergaya Korea yang baru ditulis. Beliau bahkan mendapatkan tanda tangan saksi dari dua teman kuliahnya. Petugas yang bertugas memeriksa formulir dan bertanya apakah beliau sudah pernah mendaftarkan pernikahan di Jepang, dan karena beliau menjawab ya, formulir tersebut dikembalikan. Penjelasan yang diberikan adalah bahwa pernikahan yang sudah terwujud tidak perlu didaftarkan kembali, melainkan cukup menyerahkan salinan akta nikah yang diperoleh di luar negeri. Penjelasan petugas tersebut sangat tepat.

Pada kunjungan kedua, beliau membawa hasil cetak foto sertifikat yang disimpan di ponselnya. Karena belum sempat membongkar semua barang bawaan, beliau tidak dapat menemukan akta asli, dan mengira foto akan diterima. Namun, karena bukan akta asli dan tidak ada terjemahan, pendaftaran tidak dapat dilakukan.

Pada minggu yang sama, klien membuat janji konsultasi melalui telepon dan mengirimkan formulir pendaftaran yang dikembalikan oleh kelurahan serta foto sertifikat melalui email.

Pertanyaan pertama yang diajukan klien saat konsultasi adalah ini: apakah lebih cepat jika pergi ke kelurahan lain dan tidak menyebutkan tentang Jepang, lalu mendaftarkan pernikahan baru? Saya menjawab bahwa hal itu tidak boleh dilakukan. Alasannya ada dua:

1. Tanggal pernikahan akan tercatat berbeda. Pendaftaran pernikahan di Korea berlaku efektif pada tanggal pendaftaran (Pasal 812 Undang-Undang Perdata). Pernikahan yang sudah terwujud pada bulan September 2024 akan didaftarkan sebagai terwujud pada tahun 2026. Tanggal pernikahan di buku catatan keluarga Jepang dan buku catatan di Korea akan berbeda 2 tahun.
2. Perbaikan di kemudian hari akan jauh lebih sulit. Untuk memperbaiki buku catatan yang sudah tercatat, seringkali diperlukan prosedur koreksi yang harus mendapatkan izin dari pengadilan. Pekerjaan yang seharusnya bisa diselesaikan dengan menyerahkan satu dokumen, bisa berubah menjadi pekerjaan yang memakan waktu beberapa bulan.

Perbedaan antara kedua cara tersebut adalah sebagai berikut:

4. Apa yang Terjadi Jika Batas Waktu Terlewati dan Denda

Kekhawatiran kedua klien adalah tentang batas waktu. Beliau bertanya apakah karena sudah hampir 2 tahun tidak menyerahkan dokumen yang seharusnya diserahkan dalam waktu 3 bulan, pendaftaran akan ditolak atau ada denda besar.

Tidak ada yang perlu dikhawatirkan.

• Pendaftaran tetap diterima meskipun melewati batas waktu. Pasal 40 undang-undang yang sama mengatur bahwa pendaftaran yang dilakukan setelah lewatnya periode pelaporan tetap dapat diterima.
• Denda maksimal 50.000 won. Pasal 122 undang-undang yang sama mengatur bahwa orang yang tidak melaporkan dalam jangka waktu yang ditentukan tanpa alasan yang sah dapat dikenakan denda maksimal 50.000 won.

Hal ini juga tidak memengaruhi validitas pernikahan. Pernikahan sudah terwujud sejak pendaftaran diterima di Jepang, dan dokumen yang diserahkan ke Korea hanya untuk memberitahukan hal tersebut.

Kami memutuskan untuk tidak mempermasalahkan denda tersebut. Alasan keterlambatan hanya karena kurangnya pengetahuan tentang sistem, yang tidak dianggap sebagai alasan yang sah. Sesuai Pasal 18 Undang-Undang Pengaturan Pelanggaran Ketertiban, Anda dapat menerima pengurangan jika menerima pemberitahuan terlebih dahulu dan membayar secara sukarela dalam batas waktu yang ditentukan untuk menyampaikan pendapat, jadi kami memutuskan untuk segera membayar jika pemberitahuan tersebut diterima. Lebih baik membayar denda daripada menghabiskan beberapa hari untuk menulis surat keberatan.

5. Persiapan Surat Keterangan Penerimaan Pernikahan dan Surat Terjemahan dari Jepang

Pertama-tama, kami mencari dokumen aslinya. Klien telah menerima beberapa salinan surat keterangan penerimaan pernikahan dari kantor kelurahan Jepang pada saat pendaftaran pernikahan. Setelah diberikan kepada perusahaan dan instansi pemerintah, tersisa satu salinan, yang ditemukan di dalam berkas dokumen pindahan setelah konsultasi.

Selanjutnya adalah konfirmasi ke kantor kelurahan. Karena kami sudah dua kali datang dan tidak berhasil, kunjungan ketiga harus berakhir dengan proses penerimaan. Kami menanyakan empat hal melalui telepon kepada petugas keluarga dan pendaftaran di kantor kelurahan tempat tinggal klien.

1. Apakah surat keterangan yang diterbitkan 2 tahun lalu dapat diterima? Jawabannya adalah tanggal penerbitan tidak menjadi masalah karena merupakan surat yang membuktikan bahwa pernikahan telah diselenggarakan.
2. Apakah klien dapat menulis sendiri surat terjemahan? Dikatakan bahwa nama penerjemah dapat dicantumkan.
3. Apakah diperlukan konfirmasi tambahan seperti apostila? Dalam kasus ini, tidak diperlukan.
4. Bagaimana cara membuktikan kewarganegaraan suami? Dikatakan bahwa salinan paspor sudah cukup.

Hal-hal seperti ini dapat menghasilkan jawaban yang berbeda tergantung pada dokumen dan tempat penerimaan, jadi lebih aman untuk bertanya sebelum menyerahkan.

Surat terjemahan ditulis langsung oleh klien yang fasih berbahasa Jepang. Saya membandingkan nama, tanggal lahir, dan tanggal pernikahan secara berdampingan antara surat terjemahan dan formulir pendaftaran untuk memastikan semuanya cocok. Di sini, ada dua masalah yang muncul.

Penulisan tanggal. Tanggal pernikahan ditulis dalam tahun Reiwa pada surat keterangan Jepang. Tahun Reiwa ke-6 adalah tahun 2024 Masehi. Agar petugas kantor kelurahan tidak perlu menghitung ulang, kami mencantumkan tahun Masehi bersama dengan tahun Reiwa.

Nama klien. Klien menggunakan nama Korea tanpa karakter Hanja, sedangkan nama tersebut ditulis dalam huruf Katakana pada surat keterangan Jepang. Jika hanya diterjemahkan secara fonetik, nama tersebut akan berbeda dengan nama yang terdaftar di register Korea. Kantor kelurahan harus memastikan bahwa orang yang tertera pada surat keterangan adalah orang yang sama dengan yang terdaftar di register. Oleh karena itu, kami mencantumkan nama asli dalam huruf Hanja dan nama Korea klien pada surat terjemahan, serta melampirkan salinan paspor yang digunakan saat mendaftar pernikahan di kantor kelurahan Jepang. Kesesuaian nama dalam huruf Romawi, tanggal lahir, dan kewarganegaraan pada paspor dapat mengonfirmasi bahwa orang tersebut adalah orang yang sama.

6. Pengisian Formulir Pernikahan: Tanggal Pernikahan dan Penulisan Nama

Saat menyerahkan salinan akta, kami juga mengisi formulir pendaftaran pernikahan bersamaan. Namun, ada bagian yang berbeda untuk diisi.

• Pada bagian tanggal pernikahan berdasarkan cara asing, kami mencantumkan tanggal September 2024, yaitu tanggal penerimaan pendaftaran di Jepang. Bagian ini dibiarkan kosong dalam pendaftaran pernikahan yang baru dilakukan di Korea.
• Bagian saksi dibiarkan kosong. Karena ini adalah pemberitahuan pernikahan yang sudah diselenggarakan, saksi tidak diperlukan. Formulir pendaftaran pertama yang menerima tanda tangan dua teman tidak digunakan.
• Pada bagian tempat domisili suami, kami mencantumkan kewarganegaraan. Hal ini karena warga negara asing tidak memiliki tempat domisili.
• Hanya pihak Korea yang dapat menyerahkan formulir sendiri. Suami harus bekerja pada hari kerja, jadi dia tidak perlu ikut.

Bagian yang paling memakan waktu adalah nama suami. Nama pasangan asing ditulis dalam huruf Hangul di register keluarga. Setelah tiba di Korea, suami selalu menulis namanya dalam huruf Hangul sebagai ‘Yuuta’. Namun, dalam standar romanisasi, vokal panjang dalam bahasa Jepang tidak ditulis secara terpisah. Ketika kami bertanya ke kantor kelurahan, mereka mengatakan bahwa sesuai dengan standar penulisan, seharusnya ditulis sebagai ‘Yuta’.

Penulisan ini akan menjadi standar untuk dokumen selanjutnya. Ketika anak lahir dan pendaftaran kelahiran dilakukan, nama ayah juga akan mengikuti penulisan ini. Oleh karena itu, kami menulis ‘Yuta’ pada formulir pendaftaran dan menyesuaikan nama orang tua suami dengan standar yang sama. Kami dapat menjelaskan kepada bank dan perusahaan bahwa nama dalam huruf Romawi pada paspornya sama.

Suami, yang mendengar cerita ini, tertawa terbahak-bahak karena merasa namanya menjadi satu huruf lebih pendek setelah tiba di Korea. Malam itu, suami berlatih tanda tangan dengan nama barunya, dan klien mengirimkan foto kertas tersebut kepada kami. Tulisan tangannya cukup rapi.

7. Penyerahan di Kelurahan dan Penerbitan Akta Nikah

Penyerahan dokumen dilakukan 3 hari setelah konsultasi. Klien menyerahkan langsung ke kelurahan sesuai domisili. Menurut Pasal 20 Undang-Undang (Hukum) tentang Pencatatan Keadaan Keluarga, pelaporan dapat dilakukan tidak hanya di tempat domisili asal, tetapi juga di tempat tinggal pelapor atau tempat ia berada saat ini. Klien mencari informasi di internet dan mengira harus diserahkan ke Konsulat Korea di Jepang, bahkan sampai mencari tiket pesawat, tetapi jika sudah kembali ke Korea, dokumen dapat diserahkan di kelurahan tempat tinggalnya.

Dokumen yang diserahkan adalah sebagai berikut:

Petugas memeriksa dokumen asli bahasa Jepang dan terjemahannya baris per baris, dan dokumen diterima tanpa ada tambahan.

6 hari kemudian, klien mengambil akta nikah kembali. Nama suami dan kewarganegaraannya tertera di kolom pasangan, dan tanggal pernikahan tercatat sebagai tanggal penerimaan pelaporan di Jepang pada bulan September 2024. Itu adalah 3 hari sebelum tanggal penyerahan dokumen ke bank. Jangka waktu pemrosesan bervariasi tergantung pada kondisi tempat penyerahan, jadi jika ada batas waktu, sebaiknya diserahkan dengan waktu luang.

Surat pemberitahuan denda administratif tiba melalui pos sekitar 2 minggu kemudian. Klien membayar jumlah yang dikurangi dalam batas waktu pengajuan pendapat, dan masalah tersebut selesai.

Pasangan tersebut pindah pada tanggal pembayaran uang muka. Suami mengirimkan foto akta nikah yang baru diterbitkan kepada orang tuanya di Jepang. Konon, ibu mertua mencari tabel huruf Korea (jamo) untuk mencoba membaca nama anak laki-lakinya yang tertulis dalam huruf Korea.

Kami juga memberikan informasi tentang hal-hal yang tersisa. Jika suami kemudian ingin mengubah status tinggal menjadi pemegang izin tinggal pernikahan, persyaratan terpisah harus diperiksa, dan ini adalah prosedur yang terpisah dari pelaporan kali ini. Titik awalnya juga merupakan akta nikah yang telah diselesaikan pada saat ini.

8. Daftar Periksa Dokumen Pernikahan Internasional

Jika Anda menikah terlebih dahulu di luar negeri dan belum dicatat dalam register Korea, periksa hal-hal berikut:

1. Periksa kolom pasangan pada akta nikah. Jika kosong, berarti belum ada catatan di Korea.
2. Jangan mengajukan permohonan pernikahan baru di Korea, cari salinan asli sertifikat pernikahan yang diterima dari luar negeri. Jika tidak ada, dapatkan kembali dari otoritas negara tempat Anda menikah.
3. Pada terjemahan, cantumkan nama penerjemah, tanggal dalam format Gregorian, dan nama yang terhubung dengan entri register.
4. Sebelum penyerahan, tanyakan kepada kelurahan tentang tanggal penerbitan, verifikasi tambahan (apostille, dll.), dan cara membuktikan kewarganegaraan.
5. Meskipun sudah 3 bulan, pelaporan tetap dapat diterima. Denda adalah tidak lebih dari 50.000 won, dan jika ada batas waktu penyerahan ke bank atau perusahaan, hitung tanggalnya mundur dari tanggal tersebut.

Jika Anda mengajukan permohonan pernikahan terlebih dahulu di Korea, dokumen yang diperlukan berbeda. Dibutuhkan bukti bahwa pasangan asing memenuhi persyaratan pernikahan sesuai dengan hukum negara asalnya, serta terjemahan dan bukti kewarganegaraan, dan nama serta lembaga penerbit sertifikat bervariasi dari negara ke negara. Bagi mereka yang mempersiapkan pernikahan internasional di Incheon dan Songdo, sebaiknya periksa nama dokumen dari negara pasangan terlebih dahulu. Persyaratan dan dokumen yang diterima bervariasi menurut negara dan tempat penyerahan, sehingga verifikasi individual diperlukan untuk setiap kasus.

Ini adalah cerita yang disusun untuk membantu pemahaman.