Dokumen Undangan Keluarga bagi Imigran Pernikahan — Jika Orang Tua Tidak Bisa Datang, Bolehkah Mengundang Adik Perempuan?

Ringkasan 3 Baris

Undangan keluarga imigran pernikahan (F-1-5 Kunjungan dan Tinggal Bersama) pada prinsipnya adalah untuk mengundang orang tua, namun jika orang tua telah meninggal dunia atau sulit masuk ke Korea karena faktor usia lanjut atau penyakit, maka saudara kandung yang sudah dewasa dapat diundang sebagai pengganti. Dalam hal ini, Anda harus menunjukkan melalui dokumen “mengapa bukan orang tua yang diundang”.

Bagian yang paling sering diminta untuk dilengkapi adalah keterkaitan hubungan keluarga. Anda harus menghubungkan fakta bahwa pasangan pengundang dan orang yang diundang adalah anak dari orang tua yang sama melalui dokumen kelahiran, dan jika ada perbedaan penulisan nama antara paspor dan dokumen negara asal, lampirkan dokumen konfirmasi identitas yang sama.

Pengundang adalah pasangan warga negara Korea, dan akan lebih mudah untuk menyesuaikan dengan jadwal persalinan jika Anda mendapatkan Surat Pengakuan Penerbitan Visa (Visa Issuance Confirmation) terlebih dahulu di dalam negeri. Anda dapat mengundang hingga akhir bulan September pada tahun di mana anak berusia 9 tahun (usia penuh).

Daftar Isi

Konsultasi yang dimulai dari satu baris surat keterangan medis
Undangan keluarga imigran pernikahan F-1-5, persyaratan undangan saudara kandung
Dokumen pembuktian alasan orang tua tidak dapat datang
Pembuktian hubungan keluarga dan konfirmasi kesamaan penulisan nama
Surat alasan undangan dan dokumen permohonan Surat Pengakuan Penerbitan Visa
Registrasi orang asing setelah masuk ke Korea dan hal-hal yang perlu diperhatikan selama masa tinggal
Daftar periksa sebelum mengundang keluarga imigran pernikahan

1. Konsultasi yang dimulai dari satu baris surat keterangan medis

Saya adalah seorang agen administrasi yang bekerja di Songdo, Incheon. Saya akan memperkenalkan sebuah kisah yang saya temui saat bekerja.

Dokumen pertama yang saya terima hanyalah sebuah foto ponsel. Itu adalah surat keterangan medis dari rumah sakit dalam bahasa Vietnam, dan di bawah diagnosis tertulis kalimat: “Hemodialisis 3 kali seminggu, hindari perjalanan jarak jauh”. Di bawah foto tersebut, terdapat pesan singkat: “Ibu tidak bisa datang. Apakah adik saya bisa datang?”

Orang yang mengirim pesan tersebut adalah seorang imigran pernikahan di akhir usia 20-an yang tinggal di Namdong-gu, Incheon. Dia berasal dari Vietnam bagian tengah, sudah berada di Korea selama 5 tahun, dan tinggal dengan status izin tinggal imigran pernikahan (F-6). Dia memiliki seorang putra berusia tiga tahun dan sedang hamil anak kedua pada usia 24 minggu. Suaminya bekerja dengan sistem shift siang dan malam di pabrik suku cadang mobil. Perkiraan tanggal persalinan adalah pertengahan Januari.

Rencana awalnya sederhana. Mengundang ibu kandungnya melalui skema undangan orang tua imigran pernikahan agar bisa bersama selama masa sebelum dan sesudah persalinan. Namun, pada musim panas, fungsi ginjal ibunya memburuk drastis, dan dengan dimulainya proses dialisis, perjalanan dengan pesawat menjadi sulit dilakukan. Ayahnya telah meninggal dunia 4 tahun yang lalu.

Satu-satunya anggota keluarga yang tersisa adalah adik perempuannya yang berusia 25 tahun yang bekerja sebagai staf apotek di Vietnam. Di komunitas setempat, terdapat informasi yang berbeda-beda, ada yang mengatakan “hanya orang tua yang bisa”, ada yang mengatakan “saudara kandung tidak bisa”, dan seorang kenalan mengatakan, “Cukup datang dengan visa turis dan pergi setelah beberapa bulan”. Cara masuk dengan tujuan kunjungan singkat untuk tinggal dalam jangka panjang tidak diperbolehkan. Rencana untuk masuk dengan kunjungan singkat guna merawat anak dan tinggal dalam waktu lama tidak sesuai dengan tujuan izin tinggal, dan jika melanggar masa tinggal, hal ini dapat menghambat undangan berikutnya.

2. Undangan keluarga imigran pernikahan F-1-5, persyaratan undangan saudara kandung

Izin tinggal F-1-5 adalah kategori Kunjungan dan Tinggal Bersama (F-1) di mana imigran pernikahan dapat mengundang keluarga dari negara asal saat sedang hamil atau membesarkan anak kecil. Hal ini didasarkan pada kualifikasi Kunjungan dan Tinggal Bersama dalam Lampiran 1-2 dari 「Peraturan Pelaksana Undang-Undang Pengendalian Imigrasi」, dan kriteria rincinya mengikuti standar panduan izin tinggal dari Kementerian Kehakiman.

Dalam konsultasi ini, ada empat persyaratan yang pertama-tama kami periksa.

Pengundang: Karena istri dalam keluarga ini belum memperoleh kewarganegaraan atau status penduduk tetap, maka suami warga negara Korea menjadi pengundang. Kami mengubah rencana awal yang ingin membuat surat undangan atas nama istri sendiri.
Kebutuhan Pengasuhan: Harus sedang hamil atau memiliki anak di bawah umur yang membutuhkan perawatan. Keluarga ini memenuhi kedua kriteria tersebut dengan kehamilan 24 minggu dan anak berusia tiga tahun.
Batas Usia Anak: Anda dapat mengundang hingga akhir bulan September pada tahun di mana anak berusia 9 tahun (usia penuh). Untuk keluarga orang tua tunggal dan keluarga dengan 3 anak atau lebih yang masih di bawah umur, batasnya adalah hingga akhir bulan September pada tahun di mana anak berusia 12 tahun (usia penuh).
Orang yang Diundang: Pada prinsipnya adalah orang tua dari imigran pernikahan. Jika ada keadaan di mana orang tua telah meninggal dunia atau sulit masuk ke Korea karena faktor usia lanjut, penyakit, dan lain-lain, maka saudara kandung yang sudah dewasa dapat diundang sebagai pengganti.

Pada akhirnya, poin utama dalam kasus ini hanyalah satu poin keempat. Karena undangan saudara kandung adalah sebuah pengecualian, hanya menuliskan “Ibu sedang sakit” di formulir permohonan saja tidak cukup. Pihak pemeriksa harus dapat sampai pada kesimpulan bahwa “Orang tua tidak dapat datang, dan adik ini yang akan menjalankan peran tersebut” hanya dengan melihat dokumen.

Ada hal yang sering saya katakan kepada mereka yang mencari bantuan terkait masalah visa dan izin tinggal. Karena dokumen imigrasi hampir tidak memberikan kesempatan untuk menambahkan penjelasan tambahan, Anda harus menyusun dokumen-dokumen tersebut agar dapat saling menjelaskan satu sama lain.

3. Dokumen Pembuktian Kondisi Orang Tua yang Tidak Dapat Datang

Ada dua masalah pada foto surat keterangan medis (diagnosa) yang pertama kali saya terima.

Pertama adalah tanggal penerbitannya. Surat keterangan medis tersebut diterbitkan pada awal Juli, sementara setelah itu frekuensi dialisis (cuci darah) meningkat dari 2 kali seminggu menjadi 3 kali seminggu. Surat keterangan medis yang selisih waktunya lebih dari 3 bulan dari saat pengajuan tidak dapat menunjukkan kondisi saat ini. Oleh karena itu, kami memutuskan untuk meminta surat keterangan medis terbaru dan surat konfirmasi jadwal dialisis yang baru dari rumah sakit tempat ibu klien menjalani perawatan.

Masalah lainnya adalah surat keterangan medis tersebut hanya tertulis “disarankan untuk membatasi mobilitas”. Meskipun hal ini dapat dibaca sebagai maksud bahwa penerbangan jarak jauh sulit dilakukan, namun bagi petugas yang hanya melihat hasil terjemahan, hal ini masih menyisakan ruang untuk interpretasi yang berbeda. Oleh karena itu, kami melampirkan jadwal dialisis untuk menunjukkan secara visual melalui tanggal bahwa beliau tidak dapat pergi ke luar negeri selama beberapa bulan karena harus pergi ke rumah sakit pada hari-hari tertentu sebanyak 3 kali seminggu.

Mengenai ayah, kami menyiapkan surat keterangan kematian. Dokumen ini ada aslinya di rumah, namun hanya tersedia dalam bahasa Vietnam tanpa ada terjemahannya.

Berikut adalah data pembuktian kondisi orang tua yang telah dikumpulkan:

Surat keterangan medis terbaru ibu (diterbitkan dalam waktu 1 bulan sebelum tanggal pengajuan)
Surat konfirmasi jadwal perawatan dialisis
Surat keterangan kematian ayah
Terjemahan bahasa Korea untuk setiap dokumen (termasuk konfirmasi penerjemah)
Memastikan terlebih dahulu apakah dokumen resmi asing memerlukan Apostille atau verifikasi konsuler

Karena metode autentikasi dokumen asing berbeda-beda tergantung pada negara penerbit dan jenis dokumennya, kami menyiapkannya sesuai dengan hasil pengecekan ke instansi penerima. Karena surat keterangan medis ibu adalah dokumen yang diterbitkan oleh rumah sakit, kami juga memeriksa apakah diperlukan prosedur notarisasi.

4. Pembuktian Hubungan Keluarga dan Verifikasi Kesamaan Penulisan Nama

Dalam undangan saudara kandung, bagian yang paling sering memerlukan perbaikan (suplemen) adalah keterhubungan hubungan keluarga. Jika itu adalah undangan orang tua, prosesnya selesai jika nama orang tua muncul di dokumen kelahiran salah satu imigran pernikahan, namun untuk undangan saudara kandung, harus menghubungkan fakta bahwa kedua orang tersebut adalah anak dari orang tua yang sama.

Oleh karena itu, kami menyiapkan akta kelahiran untuk keduanya, yaitu kakak perempuan dan adik perempuan. Kolom nama orang tua pada kedua dokumen tersebut harus sama agar dapat terhubung. Namun, di sinilah ditemukan bagian yang terlewat.

Pada akta kelahiran kakak perempuan, nama ibu ditulis lengkap termasuk nama keluarga dan nama tengah, sedangkan pada akta kelahiran adik perempuan, nama tengahnya tidak dicantumkan. Meskipun orang yang sama, penulisannya berbeda di setiap dokumen. Nama Vietnam terdiri dari nama keluarga, nama tengah, dan nama depan yang cukup panjang, dan sangat umum terjadi penghilangan nama tengah atau penghilangan tanda diakritik (tanda baca nada) tergantung pada waktu dan instansi yang membuat dokumen tersebut.

Kami juga memeriksa nama dalam bahasa Inggris pada paspor adik perempuan. Di paspor, nama ditulis tanpa tanda diakritik, sedangkan di akta kelahiran, nama tersebut menggunakan tanda diakritik. Hal ini masih dianggap sebagai nama yang sama, namun nama ibu yang kehilangan nama tengah memerlukan penjelasan terpisah.

Kami merapikannya sebagai berikut:

Melampirkan fotokopi kartu identitas ibu untuk mengonfirmasi nama resminya.
Mengambil tambahan dokumen konfirmasi keluarga yang diterbitkan oleh instansi administrasi negara asal (dokumen yang menunjukkan komposisi keluarga/satu rumah tangga yang sama).
Menempatkan 1 halaman tabel perbandingan nama di bagian paling depan. Ini adalah tabel yang menunjukkan secara berdampingan bagaimana nama ibu, kakak perempuan, dan adik perempuan ditulis di setiap dokumen.

Kami juga menyamakan hasil terjemahannya. Karena orang yang menerjemahkan berbeda-beda untuk setiap dokumen, nama yang sama diterjemahkan ke dalam bahasa Korea dalam tiga bentuk yang berbeda, namun kami menyamakannya menjadi satu bentuk berdasarkan penulisan bahasa Inggris di paspor. Jika penulisan terjemahan berbeda, pihak pemeriksa akan mulai mencurigai apakah mereka adalah orang yang berbeda.

5. Dokumen Permohonan Surat Alasan Undangan dan Sertifikat Pengakuan Penerbitan Visa

Kami memilih jalur permohonan dengan mendapatkan Sertifikat Pengakuan Penerbitan Visa (Visa Issuance Confirmation) terlebih dahulu di dalam negeri (berdasarkan Pasal 9 「Undang-Undang Pengendalian Imigrasi」). Jika adik perempuan mengajukan visa secara langsung di kantor perwakilan setempat di Vietnam, maka dokumen pengundang harus dikirim melalui pos internasional, dan jika ada permintaan perbaikan dokumen, akan memakan waktu lama untuk proses pengiriman bolak-balik. Dengan mendapatkan sertifikat pengakuan di dalam negeri, adik perempuan cukup menerima visa di kantor perwakilan setempat menggunakan nomor tersebut.

Karena perkiraan tanggal persalinan adalah pertengahan Januari, kami menyusun jadwal secara terbalik dengan target masuk ke Korea 6 minggu sebelum tanggal tersebut.

Dokumen yang disiapkan adalah sebagai berikut:

Sisi Pengundang (Suami Warga Negara Korea)

Formulir Permohonan Pengakuan Penerbitan Visa
Surat Undangan, Surat Jaminan Identitas
Sertifikat Hubungan Keluarga, Sertifikat Hubungan Pernikahan, Salinan Kartu Registrasi Penduduk
Surat Keterangan Kerja dan Dokumen Penghasilan
Sertifikat Dasar Anak, Surat Keterangan Kehamilan Istri (diterbitkan oleh klinik obstetri dan ginekologi)

Sisi Yang Diundang (Adik Perempuan)

Salinan Paspor, Foto
Akta Kelahiran dan Dokumen Konfirmasi Keluarga (termasuk terjemahan)
Surat Keterangan Kerja dari tempat kerja saat ini

Pembuktian Kondisi Orang Tua

Surat Keterangan Dokter, Surat Konfirmasi Jadwal Dialisis, Akta Kematian yang telah disusun pada bagian 3 beserta terjemahannya

Di sini, kami melampirkan 1 halaman Surat Alasan Undangan. Draf awal yang ditulis langsung oleh istri saya berjumlah 3 halaman, yang berisi penjelasan panjang lebar mengenai kondisi ibu yang sakit dan kesulitan hidup di Korea. Meskipun perasaan tersebut tersampaikan dengan cukup, fakta-fakta yang diperlukan untuk pemeriksaan tersebar di dalamnya.

Surat alasan tersebut kami tulis ulang menjadi seperti ini:

Komposisi keluarga (suami bekerja dengan sistem shift, anak berusia tiga tahun, kehamilan 24 minggu dan perkiraan tanggal persalinan)
Alasan mengapa orang tua tidak bisa datang (ayah meninggal dunia, ibu menjalani dialisis 3 kali seminggu) dan nomor dokumen lampiran
Peran yang akan dijalankan oleh adik perempuan (merawat anak pertama sebelum dan sesudah persalinan, membantu ibu)
Perkiraan masa tinggal dan rencana pulang ke negara asal (pulang ke negara asal dalam masa cuti kerja di negara asal)

Kalimat emosional seperti “harus datang” atau “tidak ada cara lain” kami hapus. Sebagai gantinya, kami melampirkan jadwal kerja shift suami untuk menunjukkan secara visual melalui tanggal bahwa hanya ada satu orang dewasa di rumah pada minggu-minggu saat suami bekerja malam.

Surat Keterangan Kerja adik perempuan juga memiliki makna penting. Karena status kunjungan keluarga (F-1) tidak mengizinkan bekerja, fakta bahwa ia memiliki pekerjaan untuk kembali ke negara asal mendukung penjelasan bahwa tujuan tinggalnya adalah untuk membantu pengasuhan anak.

Karena kantor kami terdaftar sebagai agen perwakilan imigrasi, kami mewakili klien dalam pengisian dan penyerahan formulir di Kantor Imigrasi dan Orang Asing Incheon.

6. Registrasi Orang Asing Setelah Masuk ke Korea dan Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Selama Masa Tinggal

Setelah diajukan, Sertifikat Pengakuan Penerbitan Visa keluar dalam waktu sekitar 3 minggu tanpa ada permintaan perbaikan dokumen. Kasus ini selesai dalam jangka waktu tersebut karena dokumen-dokumennya sudah lengkap dan saling berkaitan sejak awal; namun, jangka waktu pemeriksaan dapat bervariasi tergantung pada waktu dan wilayah hukum. Adik perempuan menerima visa di kantor perwakilan setempat dan masuk ke Korea 7 minggu sebelum perkiraan tanggal persalinan.

Ada tiga hal yang kami urus setelah ia masuk ke Korea.

Registrasi Orang Asing: Orang yang akan tinggal lebih dari 90 hari harus melakukan registrasi orang asing dalam waktu 90 hari sejak tanggal masuk (Pasal 31 「Undang-Undang Pengendalian Imigrasi」). Adik perempuan menyelesaikan registrasinya 2 minggu setelah masuk.
Larangan Bekerja: Dengan status kunjungan keluarga, ia tidak diperbolehkan bekerja. Ketika mendengar kabar bahwa kenalan kakak perempuannya berkata, “Tolong bantu bekerja di restoran hanya pada akhir pekan,” saya menjelaskan bahwa menerima upah harian akan dianggap sebagai aktivitas di luar status tinggal, yang dapat merugikan saat perpanjangan masa tinggal dan pengundangan kembali di masa mendatang.
Jadwal Perpanjangan: Jika ingin tinggal melebihi masa tinggal yang diizinkan, permohonan izin perpanjangan harus diajukan sebelum masa berlaku habis (Pasal 25 undang-undang yang sama). Jangka waktu yang diizinkan dalam satu kali perpanjangan ditentukan oleh pemeriksaan kantor imigrasi/orang asing. Kami memutuskan untuk mencatat tanggal kedaluwarsa di kalender dan mengumpulkan dokumen terkait pengasuhan anak terlebih dahulu untuk diajukan saat perpanjangan.

Ada juga kejadian kecil. Sebagai tanda terima kasih, adik perempuan meninggalkan filter kopi Vietnam dan satu kantong biji kopi di kantor. Caranya adalah dengan meletakkan filter logam di atas cangkir lalu menuangkan air, namun tidak ada seorang pun di kantor yang pernah menyeduhnya dengan benar. Kopi pertama yang kami seduh airnya langsung turun sekaligus sehingga rasanya hampir seperti air tawar, dan akhirnya rasa aslinya baru muncul setelah kakak perempuan mengajari melalui panggilan video, “Tuangkan sedikit air lalu tunggu.”

Anak kedua lahir satu minggu lebih awal dari perkiraan. Saat itu adalah dini hari ketika suami sedang bekerja shift malam; adik perempuan menjaga anak pertama, sementara kakak perempuan pergi ke rumah sakit menggunakan taksi. Peran yang telah direncanakan benar-benar terpakai pada dini hari tersebut.

7. Daftar Periksa Sebelum Mengundang Keluarga Imigran Pernikahan

Mengundang keluarga imigran pernikahan sebagian besar adalah untuk membawa orang tua, namun tidak sedikit rumah tangga di mana orang tua tidak dapat datang. Dalam situasi seperti itu, saya sering melihat kasus di mana orang mencoba menyelesaikannya dengan kunjungan jangka pendek tanpa mengetahui adanya jalur undangan saudara kandung, yang akhirnya justru menimbulkan masalah izin tinggal.

Jika Anda berada dalam situasi seperti ini, silakan periksa hal-hal berikut terlebih dahulu.

Siapa pengundangnya: Jika imigran pernikahan tidak memiliki kewarganegaraan atau status izin tinggal tetap, maka pasangan Korea adalah pengundangnya (terdapat pengecualian untuk imigran pernikahan dengan orang tua tunggal).
Batas usia anak: Pastikan anak belum melewati akhir bulan September pada tahun di mana anak tersebut genap berusia 9 tahun.
Dokumen alasan mengapa orang tua tidak dapat datang: Siapkan dokumen yang menunjukkan tanggal, seperti surat keterangan medis yang baru diterbitkan, jadwal pengobatan, atau akta kematian.
Hubungan sebagai anak dari orang tua yang sama: Periksa apakah nama orang tua di dokumen kelahiran kedua saudara kandung tersebut sama, atau jika berbeda, apakah ada dokumen konfirmasi identitas yang sama.
Penyelarasan penulisan terjemahan: Sesuaikan semua nama dalam dokumen terjemahan menjadi satu format berdasarkan penulisan bahasa Inggris di paspor.

Karena undangan saudara kandung adalah permohonan untuk membuktikan alasan pengecualian, jika dokumen-dokumen tersebut tidak saling berkaitan, permintaan kelengkapan dokumen akan terus berulang. Bagi Anda yang sedang mengalami kesulitan terkait undangan keluarga imigran pernikahan atau masalah izin tinggal kunjungan-tinggal bersama di Incheon atau Songdo, harap periksa urutannya terlebih dahulu sebelum mengumpulkan dokumen.

Jika Anda penasaran dengan situasi serupa, silakan hubungi kami kapan saja.